关于接待工作和会务工作的礼仪及规范教材.doc

 PAGE \* MERGEFORMAT - 11 - 关于接待工作和会务工作的礼仪及规范 当前，公司在建项目和列为重点关注的项目较多，业主和上级领导莅临现场检查也比较频繁。在做好项目安全生产的基础上，注重提高项目的检查接待能力，对展示项目和公司的良好形象，甚至提高品牌影响力和市场竞争力都有重要意义。针对公司当前的实际情况，项目部在接待时要做到分工明确，热情周到，简朴大方为好，同时注意灵活掌握接待原则，适当变通。 一、现场接待的基本原则 主动、热情、大方、周到：客人来前主动联系，确认行程；客人到时主动迎接，帮拿行李。接待时热情周到、简朴大方。 二、现场接待的基本程序 1. 接车安排 提前联系，做好车次/航班记录，安排车辆和迎接人员并将信息通知来宾，车辆要保持干净整洁，常备矿泉水、纸巾等用品。接车时要提前到站，不能迟到，接到客人时要主动帮拿行李。 2. 食宿安排 根据来宾数量，做好酒店预订和人员住宿安排，酒店要干净、安全、安静。如果安排在项目部住宿，则要准备好房间以及基本的生活用品，包括洗漱用品、拖鞋、饮用水等。房间要整洁、卫生。 就餐要根据来宾数量和级别，安排适当的陪同人员，提前预定酒店和安排车辆；如果安排在项目部就餐，则提前告知食堂做好准备。适当提前做好就餐前的座位、酒水和菜单安排。就餐标准要适当，不铺张浪费。 3. 行程安排 根据来宾的目的，结合现场，做好现场检查的行程安排。行程要松紧适中，忙而不乱。根据行程，提前做好相应的布置工作。现场清理，会议布置，材料准备和车辆安排等等。 4．现场安排 现场安排主要包括现场的文明施工，场地整洁，若有必要，则适当悬挂欢迎横幅和彩旗，检查点要备好安全帽和饮用水等，下雨天要准备雨具等。最好安排1名现场协调人员，协调车辆的停放和现场的作业机械以及安全帽、饮用水等。 三、接待的基本礼仪 1．接人 一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。 二是掌握准确时间。准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化，应及时通知有关人员。迎接应提前到达迎接地点，送行则应在客人离开之前到达送行地点。 三是确定迎接方式。对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清；对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍；而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅向前握手，互致问候即可。 四是预留一定时间。客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动。 2．陪车 乘坐轿车时，通常有两种情况：当有专职司机开车时，小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。 如果是主人自己开车，则要请主宾坐到主人的右侧，即前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置。 中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。 乘坐中大型面包车时，则前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，座次越高。为客人关车门时，要先看清客人是否已经坐好，切忌过急关门，损伤客人。 当宾主双方并排行进时，引领者走在外侧，让来宾走在内侧。单行行进时，引导者应走在前，来宾走在其后，起到带路的作用。出入房门时，引领者主动开门、关门。出入无人控制的电梯时，引领者先入后出，操纵电梯。 3．会谈 会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧，记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。 会谈座位的安排。双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。主谈人居中。其他人员按礼宾次序左右排列。记录员可安排在后面，当会谈人员较少时，记录员也可安排在会谈桌上就座。双方人员的排序也由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。 如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。 如果合影，一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主人的右手排第一位来宾，主人的左手排第二位来宾，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般来说，两端均由主方人员把边。 如果是上级领导来视察，安排合影时，则要将所有合影人员排出次序，每排再按开会时主席台上的就座次序排列。通常排单数就座，1号人员即身份最高者居中，2号人员在1号人员左手位置，3号人员在1号人员右手位置，以此类推。 长条桌  HYPERLINK /dzbgs/UploadFiles_1828/201111/2011110415012799.jpg \