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秘书国考工作务实题解答方式 背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。 一、 便 条 钟苗： 江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。 谢谢 行政经理 苏明 2003年11月21日 参考答案： 1、说明接待计划的三项内容： （1）接待规格； （2）日程安排； （3）经费列支。 2、人员安排中计划中应写明； （1）主要陪同人员； （2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量； （4）宴请时间、地点、标准、人数； （5）会见、会谈地点、人数、参与人员。 3、日程安排计划： （1）日期、时间、地点； （2）活动内容； （3）陪同人员。 4、接待经费计划（列支）； （1）工作经费； （2）餐饮费； （3）住宿费； （4）交通费； （5）参观费； （6）其他不可预见费用。 二、 备 忘 录 发自：行政经理 苏明 发给：秘书 钟苗 日期：2003.11.21 内容： 公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。 谢谢 参考答案： 我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是； 1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。 2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。 3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。 4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。 5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。 6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。 三、 便 条 钟苗： 一些员工对信息存储过程不 太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。 行政经理 苏明 2003年11月21日 参考答案： 1、登记： （1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。 （2）登记分为两种类型； ①总括登记，对存储信息按批分类登记； ②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。 （3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。 2、编码： （1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。 （2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数 （3）编码的两种方法： ①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码； ②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。 全国商务秘书资格考试——商务秘书理论与实务模拟卷（答案）（一） 一、选择题（30题，每题1分，共30分。每题有一个或多个答案正确，请将所选答案的相应字母填入括号。错选、少选、多选，均不得分） 1、安排宴请活动时，可根据宴请的目的和宾客的社会地位、职务身份来确定宴请的（ ）。 A、形式 B、时间 C、地点 D、规格 2、公司一般不选择在（ ）安排宴请活动 A、酷署或寒冬季节 B、重大节日 C、假日 D、对方的禁忌日 3、关于宴请席位的安排，下列说法正确的是（ ）。 A、席位的安排能体现出对客人的尊重 B、以主人的座位为中心，近高远低 C、以主宾的座位为中心，近高远低。 D、译员坐在主宾的左侧 4、秘书在为上司指定商务旅行计划前，应了解公司（ ）的有关规定。 A、差旅费用 B、交通等级标准 C、食宿等级标准 D、申请经费的程序 5、接待准备有环境准备、物质准备、（ ） A、室内准备 B、安全准备 C、心理准备 D、室外准备 6、秘书人员接待来客必须遵守的原则是：礼貌、负责、方便、（ ）。 A、快捷 B、有效 C、含蓄 D、热烈 7、将反映同一问题信息资料组成在一起的方法是（ ）分裂。 A、按形式 B、按作者 C、按内容 D、按时间 8、秘书在进行