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PAGE  PAGE 39 青荣城际铁路工程项目文件编制归档培训 （2014年7月） 主要讲四个方面 第一个方面：铁路工程建设项目文件归档的基本原则、依据标准和职责范围 第二个方面：竣工文件编制归档的质量要求、组卷方法和归档内容 第三个方面： 竣工文件整理方法及案卷质量要求 第四个方面：工程文件的备份、移交部门 第一个方面：铁路工程建设项目文件归档的基本原则、依据标准和职责范围 一、铁路工程项目文件归档的基本原则 工程项目档案是由工程项目文件转化而来的，我们常说工程项目文件是工程档案的前身，工程项目档案是工程文件的归宿。铁路工程建设项目文件是反映工程建设全过程的有效载体，是质量责任追溯的重要依据，也是工程建设项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础资料。统一和规范工程项目文件资料管理工作，对提高工程建设项目标准化管理水平具有重要意义。工程项目国家验收之前先进行档案专项验收，另外，施工单位工程项目评优、报奖、招投标都离不开工程项目档案，所以我们要重视工程项目文件的编制归档工作。我们在工程项目文件的编制归档时要掌握的基本原则是什么？就是要根据工程档案的特性要求，遵循工程文件之间自然联系和便于工程档案管理和查考利用的原则（按专业、按单位工程），要保持工程项目档案的成套性、真实性、完整性和准确性。 二、铁路工程项目文件编制归档的依据和质量标准 （1）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）； （2）《铁路建设项目资料管理规程》（铁道部2010—TB10443）； （3）铁道部办公厅（办档〔2002〕8号）文件《关于印发〈铁路建设项目竣工文件编制移交办法〉的通知》。 （4）《青荣城际公司工程档案管理办法》 三、工程文件编制归档的职责、范围 《铁路建设项目资料管理规程》明确规定了建设、监理、设计、施工单位的各自的职责和归档范围。 1、建设项目管理文件：由建设单位按照要求负责收集，并按照形成阶段、项目、专业整理后向有关部门归档。 2、勘察设计文件：由建设单位和勘察设计单位按照要求编制后向有关单位归档。 3、监理文件：由监理单位按照要求编制后向有关单位归档。 4、工程竣工文件的编制归档： 工程竣工文件应由建设单位组织有关责任单位（施工单位）编制。竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件，施工单位应负责对其形成、收集的资料进行整理和保管，并对其编制的竣工文件的真实性、准确性和完整性负责。施工总承包单位负责汇总、审核分包单位编制的资料，对资料管理负总责，分包单位应对其分包工程范围内的资料负责。施工单位纳入竣工文件的资料应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、铁道部办公厅（办档〔2002〕8号）文件、2010—TB10443《铁路建设项目资料管理规程》和《青荣城际公司工程档案管理办法》的规定。 第二个方面：竣工文件编制归档的质量要求、组卷方法和归档内容 一、工程项目竣工文件质量要求： （1） 归档的文件必须是原件，盖章须是红色原章，不是彩印，签名要手写，不是打印、印章，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章、签字认可手续完备。 （2） 需永久．长期保存的文件不能用易褪色的书写材料书写、绘制(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)。 （3）打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 （4）录音、录像文件应保证载体的有效性。 （5）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘，保证质量。 （以往在项目档案验收过程中，文件质量出现问题比较多，希望在文件形成时注意类似问题，避免返工。） 二、施工单位竣工文件组卷的基本方法 （一）综合卷：竣工验收报告，验收证书，竣工验收记录表，决算附表，施工技术总结，建交表，施工中来往文电、协议、合同文本；工程质量检验报告，照片（底片）、录音、录像、咨询文件等内容组成保管单位（一般按标段或专业组综合卷）。（建设、施工、监理要加强对声像档案的收集，将来档案专项验收是比较重要的一项内容） 1、项目综合卷 1）．整个建设项目的开工报告 2）．整个建设项目的竣工验收证书 3）．整个建设项目的施工技术总结 4）．施工中形成的有关文件、电报、协议、合同、会议纪要以及照片（底片）、录音、录像带等 5）．专业工程验收申请表（铁验表－1） 6）．专业工程验收记录表（铁验表－2） 7）．静态综合系统验收申请表（铁验表－3） 8）．静态综合系统验收记录表（铁验表－4） 9）．动态验收记录表（铁验表－5） 10）．初步验收申请表（铁验表－6） 11）. 正式验收申请表（铁验表－7） 12）. 概算及决算支出对照表（决算