行政部事务工作流程图教程.doc

行政事务管理流程  PAGE 12 行政事务工作流程图 一、印章管理 1、流程图填写印章使用申请表 由申请人、部门负责人签字 总经理签字 行政部加盖印章  2、说明  eq \o\ac(○,1)使用公章到行政部填写《印章使用申请表》；  eq \o\ac(○,2)《印章使用申请表》要有经手人、部门负责人签字；  eq \o\ac(○,3)报总经理批准后至集团总裁办盖章；  eq \o\ac(○,4)如遇总经理不在，可电话请示同意后有效；  eq \o\ac(○,5)如果工作需要使用合同专用章（1）的，需持有集团审批的合同审批表，到行政部按上述程序办理；  eq \o\ac(○,6)如果工作需要使用财务章，须到财务部门按上述程序办理； ⑦因工作需要将印章携带外出的，由总经理特批，批准程序如上。 3、使用表格 印章使用申请表 二、档案、公文管理 （一）档案管理 1、归双方办理交接手续 各部门将档案移交行政部 分类、鉴定保管期限 编制案卷目录、装盒 组卷、填写卷内文件目录、编页码、编写案卷标题、填写登记表 在规定时间下发移交档案的通知 双方办理交接手续 统一编制档号、装订 日常零散的文件材料 登记、入库、排架 开发中心按规定整理本部门形成材料，组成案卷 插入内容关联的案卷 单独立卷 双方办理交接手续 检查案卷质量 档案室接收移交档案 2、说明 1）档案分类：合同（包括销售和采购合同）、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件 2）归档  eq \o\ac(○,1)各部门将所需存档的档案整理成册；  eq \o\ac(○,2)本部门存档及移交行政部存档；  eq \o\ac(○,3)相关人员在《档案目录》登记。  eq \o\ac(○,4)技术档案归档：由开发中心自行建档并报行政部备案。 3、使用表格 档案管理相关表格 （二）公文管理 1、行文流程 行政部存档 行政部负责印发 行政部加盖公章 行政部打印 总经理签批 行政部核稿 填写发文审批单 部门起草文稿 接收单位签收文回执 2、说明 1）拟稿：由各部门进行拟稿，文稿必须内容清晰、层次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确； 2）汇稿：文件拟草后，如须汇签的文件，必须先履行汇签手续，汇签人在文稿的汇签处，签署自己的意见； 3）核搞：文件由行政部负责人核搞，内容包括文件质量、内容是否符合规定； 4）签批：报总经理签批后，行政部打印、定稿、核对、盖章和印发。 5）对不同内容的发文建立发文登记表，含发文的时间、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执； 3、使用表格 1）发文登记表 2）文件流转呈批表单 （三）、收文管理 1、流程图 邮件、信函等 上级来文或同级单位来文 文件分类 接收到文件 存档 行政部登记 承办单位在收文处理单上签字 分送各承办部门 登记 行政部收文处理单 2、说明 1）收文的范围：上级来文、函件、邮件、传真、信件等； 2）收文的处理：行政部职员在接到上级来文、信、函、邮件、传真后，要对文件进行分类登记，对有密件开口和国外信函，邮票被撕应拒绝签收，登记的内容包括：来文单位、文件内容、收到时间。 3、使用表格 1）文件流转呈批表单； 2）收文登记表。 （四）文件/档案查询、借阅管理 1、流程图 查询/借阅人提出申请 查找文件 部门负责人签字 总经理批准 申请人签字 行政部 行政部登记 2、说明 1）查询文件/档案先由申请人提出申请，并经部门负责人签字同意； 2）由总经理批准行政部方可借阅。 3、使用表格 1）档案借阅登记表 2）公文查询登记表 三、会议管理 行政部存档 到会人员签字 会议纪要整理 会议召开、会议记录 参会人员回执 行政部下发会议通知 会议主持单位/人 确定会议议题、时间、地点及列席人员 确定会议种类 总经理批准 1、会议管理流程 2、说明 1）由会议主持单位提出要召开会议种类并确定会议议题、时间、地点及列席人员； 2）经总经理批准行政部按会议主持单位要求下发会议通知，接到通知人员要有回执； 3）会议召开要有专人记录，整理会议纪要，会议纪要要有与会人员签字； 4）会议纪要下发，行政部备案； 3、使用表格 1）会议通知单 2）会议纪要 四、图书资料管理 1、图书管理流程 借书人提出申请 行政部催还 借阅超期 图书资料返回 申请人本人签字 图书借出 行政部登记 总经理批准 2、说明 1）公司图书资料由行政部统一保管，需图书资料由所需人提出申请，行政部登记，并由