组织会议活动流程.doc

组织会议活动的流程 一、事先与主办单位沟通确定会议活动方案后拟好会议通知，报市府办。 协调会议活动举行的时间、地点、参加对象、活动议程。 其他事项 1.是否需石狮日报社、电视台派记者采访报道； 2.若需泉州市相关媒体采访报道，由宣传部负责邀请； 3.若需要安排午（晚）餐、住宿及派车接送参会人员用餐，要联系接待处。 二、根据协调情况做好各项准备工作： 会议活动前准备工作 （一）拟好领导讲话稿，并印制出来以备发放给相关人员。 （二）会场布置。 1.联系预定场厅的负责人员协助做好会场管理（灯光、投影仪、音效、麦克风等设备调试） 2.根据会议活动实际情况指导、协助主办单位进行布置（横幅、引导牌、背景海报、展板、桌牌、桌椅、茶水、签到处、会场卫生） （三）人员邀请 1.由专人负责邀请参会人员，并了解是否需要住宿以及其他必要需求； 2.统计确定参会人数。 （四）印制会议内容梗概和装订会议资料。 （四）指定专人记录会议过程，包括拍照、摄像、录音等，并由专人做会议纪要。 会议活动中 协助主办单位引导参会人员签到及入场就坐。 协助主办单位引导记者媒体进行录像、拍摄。 协助主办单位维持会议秩序。 组织人员隔20分钟为参会领导提供茶水服务。 会议活动后 （一）引导参会人员散场，并协助主办单位收拾会场东西，做好清洁工作。 （二）协助主办单位和场厅负责人仔细检查会场是否有参会人员遗忘的东西或文件，将设备整理好并归位、关闭电源、锁好会议室大门。 （三）若有安排午（晚）餐及住宿，需告知参会人员到指定地方用餐及住宿，派专车接送。