总务工作概要（BusinessAffairs）.doc

各組工作概況 文 書 組 一般公文書處理程序 學校設有公文書，一律由總務處文書組統一收文、登記、分文、繕發、歸檔及保管。 各處室組長、主任均設置『承辦案件登記簿』逐一登載收(發)文。 處室承辦人員收到送辦公文，應於表上填寫簽收日期，同時將所收公文條登錄於『承辦案件登記簿』。 業務承辦人收到公文後，應即詳細審閱公文，簽擬具體處理意見(辦法)，逐級陳判，並於預定結案日期內處理完妥。如確有特殊情形，無法如期辦妥，應於結案期限前逐級簽報校長核准延期。 來文需辦發文時，承辦人應撰擬文稿 (如有附件，應檢齊附件，除受文單位外，應附稿存卷一份) 逐級陳判及連同來文一併送文書組繕發。 來文如屬查案件，承辦人應於收到公文後，即予簽存，逐級陳判後，送處室收發人員轉送文書組登記並結案。 發文或創稿(程序與發文同)，如需分送有關單位，應於文稿﹁副本收受者﹂欄填明收文單位名稱 (發文如有附件，應註明含附件或不含附件) ，重要寀件發文單位應自留副本以利查考。 處室承辦人員於公文送文書組發文或結寀前，應將本案辦理情形登記於『承辦案件登記簿』以備查考，並妥為保存文書組之公文條，以供以後調閱之用。 收文處理 凡具名本校收受之函件，一律由文書組登記桌登記員收受及送文書組長拆封公文。 文書組長收到函件後即行拆封，如為重要或機密案件應先陳 校長核閱後分文，一般案件則即行分文。 分文前，應先詳細檢視來文之收文單位確係本校及附件齊全後(如有錯誤或不全，即寄還原發文單位)，即依公文性質分文，並在來文右上方書明承辦單位，正上方方加蓋﹁保存年限及檔案號碼﹂戳記，送還登記員登記編號及填寫三聯單分送承辦業務單位收發簽收，﹁如來文為一般機關、學校、團體開會通知或參辦性之公文，則於來函信封右上方註明參辦單位，送還登記員填寫送文簿，參辦單位收發人員簽收。 來文內容涉及二個以上單位時，應以業務較多或首項業務 之主辦單位為主辦單位，如有爭議，則報請校長裁定分辦。 發文(結案)及歸檔 登記員收到業務單位送來繕發之公文，應即檢視文稿之受文單位及附件是否無誤、齊全、有關人員及會辦單位是否蓋章完妥(如有錯誤或不全應予退還補辦)，，俟繕打後送文書組長校對、用印及歸檔。 文書組長收到登記員送來之繕(打)妥之公文，即依下列程序辦理： (1)校對：應確實核對與原稿是否相符，附件是否齊全，發文年月日及文號是否無誤， 然後用印。 (2)用印：附對教育廳、部、台灣省政府與直屬上級蓋職章，其餘機關、學校團體一 律蓋校長簽名章 (公告、證明書、狀懲、考核、敘薪通知書、聘書與及另有規定之文件，加蓋校印 )，附件除特有規定外，一律不蓋校印，僅於附件(第 一張)加蓋﹁附件﹂戳記，如係單位主任代為決行之公文，應於校長銜名左後方加蓋授權處室主管判發章戳，如校長差假，應加蓋代理人章戳或書明代理人職銜姓名。 (３)歸檔：校對用印後，即行歸檔。歸檔 (包括存查結案或創稿公文) 時應依檔案 分類基準表及性質填記檔案目次表，依次填明檔案號碼、收(發)文日期、 文號、 案由及附件數 (如已有立案，可免再填案由，僅於備考欄內填註 收(發)文號碼) ，然後將檔案號碼及保存年限填記於來文或創稿文稿上 之﹁保存年限、檔案號碼﹂戳記上，並將檔案號填入甲丙表檔案戳記內。 登記員收到文書組長之校對、用印及歸檔之公文函件，一方面詳細檢查 後書寫受文單位信封封發。一方面將檔案號碼、發文日期填記於﹁號碼 索引簿﹂後，將丙表退還原發文處室收發人員。所有寄發之公文或函件， 登記員應逐一記載於郵資登記簿內詳細註明寄發日期、發文號碼或單 位、受文單位或個人，郵資費，以利查考。 公文查詢催辦及查報 文書組長或登記員應於每日上午上班後檢查登記桌待辦盒有無到期應辦之公文，通知承辦處室收發人員轉知承辦人注意辦理。 每月十日以前，文書組長應檢查有無延遲辦理之公文尚未歸檔，並統計上月公文辦理歸檔之情形。簽報校長悉核。 總務主任代為決行核章。 管制考核 凡各項重要會議決議案或校長提示交辦之案件，一律列管，由文書組長隨時查詢辦理。 凡年度預算或上級單位補助經費達一定金額，個案建築工程新台幣五百萬元以上；應列入管考。 列管案件，應由文書組長會同業務單位承辦人依規定表式填製『列管項目作業計畫』，陳經校長核定後存查。 列管計畫全部完成結案時，由研考單位(文書組長)會同業務單位承辦人填製﹁列管項目執行績效考核(獎懲)評分表﹂及﹁考評資料﹂各一式五份，由業務單位承辦人、主管、文書組長等會章，並陳經校長核章後，以二份函報教育廳核備，一份附卷，另二份由承辦人及文書組長存查。 印信管理 學校所