XX公司公章管理制度ok.doc

PAGE  PAGE - 9 - 附件1 XX公司印章管理制度 一、总则 为保证XX公司各类公章的制刻、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，有效地维护公司利益，依据规范运营、防范风险的原则制定本制度。 二、适用范围 （一）本制度所指印章包括XX公司及下属单位持有的公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章以及其他具有法律效力的印章。 （二）本制度适用于XX公司及其下属单位的公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、对外签署的合同、协议及其他须用印的文本等文件。 三、印章的制刻 （一）凡因工作需要并符合本制度规定须添置新印章或更换印章的，需向公司办公室提出书面申请，经总经理批准后方可添置或更换印章。 （二）印章的规格、式样、制刻由公司办公室按照公安机关、工商部门等相关规定统一负责办理。 （三）未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自制刻本部门、本单位的印章。 四、印章的启用 （一）新印章启用前应由公司办公室下发启用通知，并注明启用日期、印章印模、持有单位和使用范围。 （二）启用新印章要由公司办公室统一做好印模登记，留样保存，以便备查。 （三）公司下属机构撤销或重组时，原印章应交回公司办公室，由办公室负责销毁、处理。 五、印章的使用范围 （一）公司行政章的使用范围主要为： 1、以公司名义签发的文件。 2、由公司出具的证明及有关材料。 3、公司对外提供的财务资料。 4、公司的章程及其他管理制度。 5、员工调动、任免、聘用文件。 6、其他须用印文件。 （二）公司合同专用章的使用范围主要为： 1、对外投资、合资、合作协议。 2、各类经济合同。 （三）公司法定代表人个人名章主要用于需加盖私章的合同、财务报表、人事任免等文件。 （四）公司财务专用章主要用于货币结算等相关业务。 （五）公司各职能部门、经营单位所持行政公章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。 六、管理职责 （一）办公室负责授权范围内的印章使用审批工作。 （二）公司行政章、法定代表人个人名章、合同专用章由公司办公室负责管理和使用。 （三）公司财务专用章、发票专用章由公司财务部负责管理和使用。 （四）机关其他各部室、各经营单位所持有的各类公章由本部室、本单位负责管理和审批使用。 （五）各部门、各单位应设兼职印章管理员，并将名单报办公室，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。 （六）印章管理人员负责印章的保管、登记以及用印审核工作。 七、印章的使用及管理 （一）印章管理员规定 1、印章管理员必须具有高度的负责心，不得私自用印或转交他人。 2、印章管理员因事、病、假等原因不在岗位确需移交他人的，可由本单位（部门）负责人指定他人代管，且须办理移交手续，填写《印章移交登记表》（见附件3）并交代注意事项。 3、印章管理员要坚持原则，遵守保密制度，严格按规定用印。未经批准或审批手续不全的，坚决不予用印；经办人拒绝印章管理员审核用印文件内容或不履行审批手续的，印章管理员应拒绝用印并报请领导处理。 4、印章管理员加盖印章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不得漏盖、多盖。介绍信、便函、授权委托书等要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。 5、印章管理员不得在空白格式化文件、空白纸页上加盖印章。用印材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。 （二）用印规定 1、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法定代表人个人名章等银行预留印章应由两人以上分开保管和监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。 2、用印必须严格遵循使用流程（见附件2），必要时须填写《印章使用登记表》（见附件4）。 3、原则上严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写《公章外出使用审批单》（见附件5）后，由办公室主任签批后方可带出。印章外出期间，持用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。非印章管理员携带外出时，用印人还应填写《印章移交登记表》办理交接手续后方可带出。 4、私人取物、取款、挂失、办理各种证件，需用单位介绍信、证明等资料时，应由办公室配合相关职能部室进行核查，属实后方可办理并进行登记。 5、对外签署的合同或协议，应按《公司章程》及公司合同管理规定办理审批程序。 6、用印的合同、协议等契约性文件上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。 7、对外签署的合同或协议页份数超过1页的，须在合缝处加盖合同专用章。 8、公司各单位(部门)印章、业务专用章的使用及管理，可以由本单位（部门）另行做出具体规定，并报公司办公室备案。 八、印章的保管 （一）印章保管必须安全可靠，须加锁保存，不得随意置于办公桌上。 （二）印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交