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　　浅谈八钢档案信息化管理浅析的论文 论文关键词:档案信息资源　标准体系　网络化 　　论文摘要:随着企业改革的深化和发展规模的扩大?档案信息量剧增?传统的手工管理和单纯的实体管理模式?己不能适应和满足现代化发展的需要。建立档案信息网?将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理?使档案信息资源的开发真正的做到方便、准确、快捷?全面提供各种档案信息?提高服务质量和工作效率?满足需求?实现企业档案管理现代化的最终目标。 　　1前言 　　多年来?八钢所属单位所用档案管理标准一致?档案的存放分二级保管。档案部门承担着两大职能:一是?从宏观上对全八钢各种门类的档案依照国家、自治区档案管理标准完善和制定公司档案管理标准?并对八钢所属各单位的档案工作进行业务指导;二是?收集、整理并提供公司成立以来党政、行政的全部文件。收集、整理并提供利用公司财务部管辖的各部门形成的会计档案?保存并提供八钢股份公司成立以前的所有会计档案。保存并提供利用企业兼并、破产、机构改制等形成的会计、文书档案。收集、整理并提供利用公司部分声像档案和照片档案。 　　目前?八钢档案图书中心的主要档案有:党群工作类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术类档案、会计类档案、人事管理类档案、照片档案、声像档案、实物档案?档案的总库存量为101427卷?公司所属各二级单位收集、整理形成的各门类的档案资料109399卷。2002年底?所有八钢人事档案集中在档案图书中心保管?oa系统实施以后?全公司的文件全部集中在档案图书中心?科技档案、部分财务档案仍由各二级单位自行管理。.随着八钢信息化建设的发展?八钢档案信息化管理正逐步实施。 　　2档案信息化建设工作面临的一些问题 　　随着八钢现代化管理水平的提升?八钢档案信息化建设也得到了长足的发展?档案现代化进程随之加快。实施档案信息化管理?遇到了许多现实问题。如领导的重视、经费的来源和投入力度、队伍建设的专业化和年轻化等。尤其是对档案信息是否要进行网络化管理的认识上存在分歧。不少人认为要将原有馆藏档案的案卷目录和卷内目录输入计算机?工作量巨大?人手不够;利用计算机组卷?查阅档案资料不一定比人工操作方便。 　　2.1关于档案管理软件开发 　　档案信息管理在实施过程中?档案专业人员参与信息化建设?多数是以配角身份出现?实施信息化的主体是计算机编程人员?由于他们对档案专业知识了解不多?无法对档案的科学分类、排列、索引和编研等基础工作进行充分调研?编出的档案管理软件往往价值不高?影响到档案信息资源的充分发挥。 　　2.2关于数字化档案数据库 　　就档案目录数据而言?能用计算机管理起来的占总数的70%左右?档案信息数字化实施起来还有许多问题要解决。面对的历史档案数量多?如文革以前的档案?纸质差、有些字迹褪色?给扫描工作带来许多困难。新的档案数量剧增?如一些撤消机构的工资册、报表、凭证的会计档案?全八钢在职职工、辞职、死亡、不详的人事档案?还有集团公司的行政、党委的发文全部集中在档案图书中心保管等。只有全文(实体)全部数字化?档案信息管理才能起步。 　　2.3档案信息化建设专业人员的素质问题 　　档案队伍面临着知识老化?信息开发形式传统的现状?直接影响着档案信息开发的力度和深度。例如档案信息开发工作?内容上只能停留在简单的介绍和汇编上;形式上?也只局限于编制索引?缺乏综合性、专题性的档案调研报告。在企业档案工作者中?与其他专业相比较还存在着运用信息化能力差的情况?档案人员计算机操作及互联网技术运用能力差?英语水平偏低?企业档案队伍中还缺少热爱档案工作又懂计算管理的复合型人才。 　　3做好八钢档案信息化管理几点建议 　　信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势面临信息技术带来的千载难逢的发展机会?八钢档案管理工作也要抓住这个时机把档案中蕴含的丰富内容开发出来?让利用者以快捷的方式得以利用?充分发挥档案资源的作用?为企业各项工作服务。 　　3.1争取领导的支持 　　取得领导的重视与支持?为档案信息化建设创造一个良好环境尤为重要。首先?档案部门应以市场为导向?主动进行档案信息资源的开发?挖掘各种适销对路的档案信息?企业为了明确产品定位?就必须知道不同产品品牌的市场份额;为了定价?就必须知道市场状况;为了制定促销策略?就必须了解产品销售的周期性及市场竞争状况;为了有效控制库存就必须随时了解库存销售状况;为了挖掘新产品?就必须全面了解生产厂家。如果档案部门能够在以上方面为企业提供实际、详细、可靠的档案资料?可以以数字、文字、图表给予提供?那么为企业提供的服务就是高级的信息服务;其次?要向多种服务转化。除做好上门服务外?还要主动与科研、教学、行政管理部门建立咨询服务?改进服务方法?更新服务手段提高服务水平?提升服务功能