企业集团数字档案馆建设策略研究.PDFVIP

罗_ j 翻酐 l 童 | 曩 | 文／杨 艳 企业集团数字档案馆 建设策略研究 随着信息技术的广泛应用，现代企业 在生产、经营、科研、管理等工作中必将会 产生大量的电子文件 (数据)，企业集团成 员之间，除了通过资产、契约、人事、技术 等纽带将企业集团内部各成员联系起来 外，通常还通过 息纽带，即通过集团的信 息网络将各成员联系起来，达到实现管理 控制和信息资源共享的目的，而档案信息 是企业生产、管理、经营的重要信息资源， 所以档案信息资源也是企业集团相互连接 的重要纽带。因此，企业集团群体数字档 案馆建设是现代企业集团发展到一定阶段 的必然需求。 企业集团档案工作的特点 所谓 ‘砼业集团”，是指由若干具有独 立法人地位的企业在统一管理基础上，根 据相互关系的紧密程度由不同层级的个体 企业组成的经济联合体。由于企业集团是 由多个独立法人成员单位组成的多层次、 多组织的结构，致使企业集团管理内容复 杂，在内部管理体制上采取企业集团中各 成员既保持相对独立的地位，又实行统一 领导和分层管理，即实行集权与分权相结 合的管理体制。企业集团总部 (核心层)实 行集权管理，其档案工作在组织机构和管 理体制上也实行集中统一管理的原则，即 集团总部档案工作实行统一领导，统筹规 划，组织协调，负责对集团内各类档案统 一 管理；集团总部各职能部门在集团的统 一 领导、监督、指导下，负责将形成的各类 文件材料定期向集团档案管理机构移交归 档；在管理机构设置上，集团总部设专门 的档案管理机构，代表集团行使对集团总 ! 部和对企业集团下属企业档案工作的管理 职能。集团总部对于下属企业 (紧密层)实 行统一领导分级管理，具有行政管理职能 和监管职责，档案管理也实行统一领导分 级管理的方式，即制定统一的制度进行指 导和监督；紧密层企业设置自己独立的档 案管理机构，负责管理本企业的档案，同 j 时其产生的档案除了由本企业档案机构保 存外，还要向集团总部档案机构移交；紧 密层企业与企业集团总部存在着信息资源 共享和数据移交的需求。集团总部，对于 关联不紧密的企业 (半紧密层)一般不直 接管理。紧密层企业对下属企业 (集团的 半紧密层)的档案工作具有指导监督职责； 下属半紧密层企业设置独自的档案管理机 构，管理本单位的档案；紧密层企业与下属 企业之间有资源共享的需求。 建设思路 企业集团的数字档案馆建设总体思 j 路就是从企业集团整体出发，建立多层 级、跨地域的由成员单位单个个体数字档 案馆组成的数字档案馆群体，以达到实现 数字档案馆群体中个体之间档案信息资源 共享的目的。为达此目的，企业集团群体数 } 字档案馆就要遵循“顶层设让 统一标准、 f 试点引领、分步推进”的建设思路，通过建 j 设达到从企业集团整体出发，在分层基础 上建成纵向一体化的群体数字档案馆。 1．顶层设计 所谓 “顶层设计”，就是一种自上而 下的，充分体现系统性、发展性、持续性、 { 62 巾国档蔫 201 3．4 长效l生的设计方法和管理思路。数字档案 馆建设，顶层设计思路是群体数字档案馆 有效建设与持续发展的重要保证。顶层设 计，主要从 个方面落实： (1)统一规划。作为企业集团，要想总 体推进整个集团的数字档案馆建设进程， 实现集团档案管理工作水平的提升、档案 资源的共享，必须站在整个企业集团的 “顶”层高度，从集团档案信息资源管理 的全局角度对数字档案馆的管理体制、功 能模型、数据结构、组织变革、标准规范和 运行模式等进行统筹规划，确立其顶层框 架，部署整个集团数字档案馆实施步骤， 监管指导整个集团各个分支机构、下属单 位的数字档案馆建设。 (2)设置专门机构。企业集团群体数 字档案馆建设是个长期建设的过程，必须 在集团总部设立一个专门机构，长期统筹 规划、指导监督本企业集团数字档案馆建 设，有计划、有层次地逐步推进。 (3)搭建统一框架模型。信息系统的总 体框架决定了其所属模块的结构和细节， 同时也决定了系统建设的内容，而这一切都 是决定数字档案馆质量的关键因素。由于 企业集团的成员企业众多，各有耗 ，大多 数成员企业尚不能十分准确把握企业数字 档案馆的建设内容。为了规范各企业数字档 案馆建设，避免集团内部数字档案馆之间 出现无法进行数据交换和信息共享的 “信 息孤岛”现象，实现企业集团内部各数字档 案馆之间档案信息的共享与系统集成，集团 应从顶层着手，根据OAIS框架搭建一个统 一 的企业集团数字档案馆总体架构模型， 以此指导下属单位数字档案馆建设。 2．统一标准规范 为了实现集团内档案信息资源的交互 与共享，必须建立一套完善的规范标准， 该规范标准体系不仅要遵循国际、国家档 案信息化建设的相关标准规范，还必须结 合企业集团的实际业务和需求。 3．