文书档案管理的.ppt

第三章 文书档案管理 第一节 文书档案的收集工作 第二节 文书档案的整理工作 第三节 文书档案的鉴定和统计工作 举例：如何整理家里的衣服 一、文书档案收集工作的内容、重要性 二、文书档案收集工作的要求 三、文书档案收集的方法 一、文书档案收集工作的内容、重要性 （一） 内容 广义讲，包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。 具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。 1、归档范围 （1）确定归档范围需考虑三个因素 a本机关的职能活动 b公文办理完毕 c具有查考利用价值 （2）内容 a上级针对本机关的指导性公文 b本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c下级机关呈送的报请类公文 d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文 （3）注意问题：a 联合办理的公文； B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时 C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录 2、归档时间 一般在第二年6月底之前 3、归档要求 a 种类、份数以及每份文件的页数 b 案卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考； C 案卷要系统排列，交接时履行手续； D 字迹材料要符合耐久性要求； E 公文必须是正式的生效的公文 (二）收集工作的重要性 1、收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 2、收集质量决定文书档案管理的质量 3、充分发挥档案作用的保证 二、文书档案收集工作的要求 （一）归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求 1、齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整 2、质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。 （二）归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能 （三）档案部门要加强收集工作的调查和指导 三、文书档案收集工作的方法 （一）严格按归档制度规定进行接收。 （二）建立相关制度加强零散文件的收集 1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。 2、建立外出开会人员带回材料归档制度。 3、保证工作变动人员手中材料归档制度 (三）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整 1、通过公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。 2、对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。 3、本单位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。 4、对于各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。 第二节 文书档案的整理工作 一、文书档案整理工作的内容和原则 二、文书档案整理工作的方法和步骤 思考 你单位适合哪种分类方法， 为什么？  一、文书档案整理工作的内容和原则（一）整理工作的内容 通常分为系统化和基本编目两个部分。系统化指档案的分类、案卷的排列和档号的编制；基本编目指编制案卷目录 (二）整理工作的原则 1、充分利用原有的整理基础。 2、保持文件之间的历史联系。 3、便于保管和利用。 二、文书档案整理工作的方法和步骤 文书档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法。 （一）组卷整理法。 1、鉴定 此时的鉴定工作包括两方面的内容。 一是是否留存，也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件。 鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件确定保存期限。这两部分内容的确定都要依据《归档范围和保管期限表》。文书档案的保管期限有三种：永久、长期、短期，学校有永久、50年、30年、15年、5年5种期限，社区有永久、30年、15年、5年4种期限 2、分类 （1）分类的要求 首先，要结合本单位实际，采用适当的分类方法，一经确定，不能随意变动 其次，文书档案的分类应采用统一的原则，一个单位内部不能采取两种以上的分类方法。 最后，文书的分类应遵循一定的逻辑原则，类目之间不得交叉 (2）分类方法 文书档案常用的分类方法有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。 A、年度分类法 B、组织机构分类法 C、问题分类法 （3）文书档案的复式结构分类法 A、年度——组织机构分类法 即将全宗内的档案按不同年度分开，在每一年度内再按立档单位内部的组织机构分类。这种方法只适用于机关单