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电子邮件的使用 视频： Outlook使用 Outlook 2010有如下十大优点： ●在一个位置管理多个电子邮件账户。 ●方便地管理大量电子邮件。Outlook 2010中的“对话视图”在节省宝贵的收件箱空间的同时，改进了跟踪和管理电子邮件对话的功能。 ●将常用任务自定义为单击命令。使用Outlook 2010中的自定义操作，通过创建和定义多个可以通过单击执行的任务可以节省时间，这些任务包括答复会议要求、移动到特定文件夹、为已指派组创建新电子邮件等。 ●轻松计划。方便高效地安排约会、共享日历可用性和管理工作计划。 ●搜索以轻松找到需要的内容。使用Outlook 2010，可以轻松分类大量的数据。增强的搜索工具为您提供了快速查找并管理大量电子邮件、日历项目和联系人文件的方法。 ●创建吸引人的电子邮件。动态图形和图片编辑工具不再只用于Word和PowerPoint。 ●保持与社交和商业网络的联系。Outlook 2010是您的朋友、家人和同事的中心。如果您使用Facebook 、LinkedIn或其他类型的社交或商业网络，可以使用Outlook 2010获取有关人们的其他信息，如共同的朋友及其他社交信息，并与您的社交圈和商业圈保持较好的联系。 ●确保您的电子邮件到达预定访问群体。 ●在收件箱接收语音邮件和传真使用。 ●从Outlook启动实时会话与联系人保持联系。通过将Office Communicator与Outlook 2010结合使用，您可以看到Communicator联系人名单。悬停在姓名上，查看他们是否空闲，然后直接通过即时消息、语音呼叫或视频方便地启动会话。 一、电子邮件的基本工作原理 点击折叠 电子邮件与普通邮件有类似的地方，发信者注明收件人的姓名与地址（即邮件地址），发送方服务器把邮件传到收件方服务器，收件方服务器再把邮件发到收件人的邮箱中，如图7-18所示。 图7-17 电子邮件的工作原理 更进一步的解释涉及以下几个概念。 ●MUA——mail user agent（邮件用户代理）帮助用户读、写和发送邮件； ●MTA——mail transport agent（邮件传输代理）负责把邮件由一个服务器传到另一个服务器或邮件投递代理； ●MDA——mail delivery agent（邮件投递代理）把邮件放到用户的邮箱里。 整个邮件传输过程为：目前使用的SMTP（简单邮件传输协议）协议是存储转发协议，意味着它允许邮件通过一系列的服务器中转发送到最终目的地。服务器在一个队列中存储到达的邮件，等待发送到下一个目的地。下一个目的地可以是本地用户，或者是另一个邮件服务器，如图7-19所示。 图7-19 SMTP工作原理 如果一个服务器暂时不可用，MTA就暂时在队列中保存信件，并在以后尝试发送。 二、添加邮件账户或新闻组账户 点击折叠 Outlook支持Microsoft Exchange、POP3和IMAP账户。Internet服务提供商(ISP)或电子邮件管理员可为您提供在Outlook中设置电子邮件账户所必需的配置信息。电子邮件账户包含在配置文件中。配置文件包含账户、数据文件以及指定电子邮件保存位置的设置。首次运行Outlook时将自动创建一个新配置文件。 （1）选择“文件”→“信息”下的“添加账户”选项，然后选中“电子邮件账户”，点击“下一步”按钮，如图7-20所示。 图7-20 添加新账户 （2）选择“手动配置服务器设置或其他服务类型（M）”选项，并点击“下一步”按钮，如图7-21所示。 图7-21 “自动账户设置”对话框 其中另外两个选项： ●“电子邮件账户”选项，需要输入“您的姓名”、“电子邮件地址”、“密码”、“重复键入密码”等选项，此时Outlook会自动为你选择相应的设置信息，如邮件发送和邮件接收服务器等。但有时候它找不到对应的服务器，那就需要手动配置了。 ●“短信（SMS）”选项，需要注册一个短信服务提供商，然后输入供应商地址、用户名和密码。 （3）选择“Internet电子邮件（T）”选项，并点击“下一步”按钮。其中另外两个选项： ●“Microsoft Exchange 或兼容服务（M）”，需要在“控制面板”里面设置。 ●“短信（SMS）”，同上。 （4）输入用户信息、服务器信息、登录信息，然后可以单击“测试账户设置”按钮进行测试，如下图7-22所示。 图7-22 Internet电子邮件设置 如果测试不成功（前提是用户信息、服务器信息、登录信息正确），单击“其他设置”按钮，弹出“Internet电子邮件设置”对话框，在“Internet电子邮件设置”对话框中选择 “发送服务器”标签页，把“我的发送服务器（SMPT）要求验证”选项打上勾，单击“确定”按钮，返回“添加账户”对话框。在“添加账户”对