综合办公室管理制度讲述.docVIP

张北彦山商贸有限公司综合办公室管理制度 一、综合办公室工作职责 1.1负责公司日常工作和联系。 1.2负责项目部日常行政管理工作，具体包括以下内容： 1．2．1做好宣传报道和信息工作，收集、整理工程建设的有关影像资料和相关信息，整理、编发项目部各类工作动态、信息并及时上报和转发。 1．2．2做好公文（函、电）管理。公文(函、电)的收发、登记、呈批、传阅、催办、审核工作。对公文(函、电)进行分类、立卷、归档。 1．2．3做好各种证件的办理、发放和管理工作。 1．2．4做好会务组织工作。组织或指导其他部门进行会议筹备、会议记录以及相关文件整理等工作。 1．2．5做好项目部办公用品的购置、发放和日常维护管理工作。 1．2．6做好项目部生活后勤保障和车辆的管理、调度工作。 1．2．7负责安排大型检查的接待工作，会议记录整理，汇报材料的拟稿工作。 1．2．8负责外聘用工的在册登记管理等工作。 1．2．9催办和检查重要事项的落实、执行情况。 1.4负责公司信息系统建设和日常维护、管理工作。 1.5制定相应的管理制度。 1.6完成交办的其他工作。 二、办公用品管理办法 办公用品为消耗材料，本着节约、环保的原则，爱护办公用品，节约每一分钱，为正常办公和节约、降低管理费用特制定本办法。 2．1办公用品购置前需填写购置申请表，申请表需注明名称、数量、估计单价等，经办人签字后报项目总工签字批准；然后安排人员购买。 2．2办公用品购回后首先登记建账，然后再签字发放。 2．3登记建账时还需登记实际购置时每件物品的实际单价、合价，每月进行一次统计，将统计的结果于1日报项目经理，以便比较、控制和管理。 2．4打印、复印纸尽量双面利用，打印纸尽量不做草纸、使用信纸做草纸。 2．5办公尽量使用电子文件，少用纸张。 三、会议档案管理制度 公司会议是指为工作需要而适时召开的会议。 3.1 专题会议 由分管领导或部门根据需要，自行安排召开。 会议签到、服务、记录、纪要由相关召开会议部门负责。 会议应坚持短时、高效原则，相关责任部门在上会前，要明确商讨、解决的问题，不召开无准备的会议。需要成文下发的会议纪要，由相关责任部门及时整理成电子文档，待分管领导审批后，发给办公室按照规定印发。减少会议召开数量，尽量利用电话通知即时解决问题。 3.2 会议资料的保管、存档 会议资料应包含会议通知、会议签到表、会议记录，如会议上有形成的决议、纪要也应包含在内。 会议结束后，负责记录的部门应在3个工作日内将会议资料整理完成，并移交办公室。 办公室在会议资料移交后应及时建立会议台账，并及时存档。 四、文书档案管理制度 4.1 文书处理 严格执行《国家行政机关公文处理办法》，公文处理必须规范化、制度化。 项目部来文、来函，由办公室统一拆封、登记，并根据来文单位统一编号。 登记后的文件，由办公室人员提出拟办意见，送呈有关领导批阅或有关部门办理；领导的批示意见要登记备查。 送部门传阅或承办的文件，通知有关部门及时取走，文件交接要认真仔细，签收备查，确保文件去向清楚；急件必须尽快办理交接，避免误事。 阅毕或办结的文件要及时送回办公室，需继续传阅的由办公室送有关领导或部门。办结的文件或传阅完毕的文件由办公室整理、归档。 联合承办的公文由主办部门与协办部门主动做好协商，做好文件的传递和交接；办结后，由主办部门将文件送回办公室归档。 有时限要求的文件，办公室应在文件上注明，并在期限前予以催办。 4.2 立卷归档 4.2.1公司在工作活动中形成的各类文件材料（销售、会议、接待、宣传、声像等）均应及时收集、立卷归档。 4.2.2立卷工作要做到每月一清，不得借故拖延和积压。 4.2.3坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一个重要会议或每搞一个中心工作，要及时做好文件材料的收集整理、立卷归档工作。 4.2.4立卷归档的基本要求： 卷内文件的排列，必须保持文件之间的联系。 归档的文件正件、原件要齐全。 卷内文件的排列应坚持先近后远、先重要后次要、先批复后请示的原则。 案卷标题要简明确切，符合“三要素”（作者、内容、文种）要求，并注明保管期限。 4.3 档案保密 4.3.1档案工作人员必须有严格的保密观念。 4.3.2文件、档案、资料要专人专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，做好安全保卫工作。 4.3.3档案库房门窗要坚固，保管设备要符合保密要求。 4.3.4严格执行档案查（借）阅制度，档案内容一律不得外传。 4.4 档案借阅 4.4.1档案室要积极主动地开展档案资料的提供利用工作，同时严格借阅手续保证室藏档案资料的绝对安全。 4.4.2查（借）阅档案，必须填写《档案查（借）阅登记簿》，查（借）阅档案要在档案室或办公室进行，一般不外借。需要外借或查阅重要档案，必须经主管领导批准，严