生产型医药企业运配标准作业程序〔SOP〕.doc

生产型医药企业运配业务标准作业程序(SOP)指引(客户服务方案指引) 实施起始时间 2011年08月15日 文件编号 编 制 李强 修改次数 审 核 陈子星/魏梦华 总 页 数 7 审 批 卢立新 版 本 号 2011 文件管理部门 经营管理部 文件使用部门 全公司 应知人员 运配主管/运配经理/运配总监/销售经理/营销总监 应会人员 公司所有员工 1.签订运配合同前应明确以下几个事项 1.1.药品属特殊商品,药价较贵,容易丢失及破损,因此洽谈业务时,一定要与客户明确允许的破损率(一般不低于千分之2)及保险费事宜(一般不低于千分之2)。 1.2.药品时效要求高，因此与客户合作时尽量选择一些我们公司的优势线路，不要盲目地接下客户的每条线路，避免不必要的亏损。前期应做好盈利分析与发货规律分析（每月每票重量数集中区域、每月每次重量数集中区域、每地方每月重量数集中区域、每地方每月每次票数集中区域、各地方每月重量、各地方每月票数等），熟悉撑握我们的运输成本，建立完善的合理的药品运配操作方式。提前做好运作准备，待以上的相关准备工作充分后，再确定真正开始运作的时间。 1.3.药品送货比较零散，即便是整车送到一个地级市，收货客户一般也有5至10个客户或更多，因此签订合同时一定要考虑分拨的难度与成本： 整车：收货客户每票1T以下送货上门需另收送货费，市主城区类一般建议收100以下；主城区外下属区县，根据路程，收取50元以上的相关费用。 零担：原则上收货客户上门自提，如需门对门，需另收送货费，市主城区类一般建议收100元以下；主城区外下属区县，根据路程，收取50元以上的相关费用。 2.运配标准作业流程： 2.1 计划下达： 生产型医药企业运输计划指令以信息或者打电话形式提前一天下达运输计划指令，现场操作员必须就订单中：药名、规格、数量（件数）、批号、体积、重量、提货地址、提货时间等进行核实和反向确认，无误后将订单录入安得ALIS系统，并将计划信息传递给项目（平台负责人）与车辆调度人员 关键控制点：现场操作员在与客户信息确认后必须在30分钟之内将计划传递 本环节第一责任人：现场操作人；第二责任人：项目负责任人（平台负责人） 2.2 车辆调度： 根据该业务特点，调度人员接收指令后，根据订单特性进行排单，同时安排合适车辆在规定的时间内到工厂；零担货物与整车货物应注意区分调度车辆 关键控制点：注意控制到车时间，到车前与现场操作人和工厂库管沟通好，提前将提货单据交给相应库管，不得在下班后到车或周日休息时到车。 本环节第一责任人：车辆调度人员；第二责任人：项目负责任人（平台负责人）。 2.3到厂提货： 司机到厂后，现场操作人员将提货车辆按照工厂要求指引到位，根据提前做好的发运计划，将提货单据交由相应库管，并协调好装卸队进行装货，并要求司机进行点货，检查货物的完好。 2.3.1整车发货在装货时，必须进行用相应的色标或记号（标签上面有相应收货客户名及颜色区分，记号能代表不同的地区与收货客户名）区分不同客户的药品，便于到货时分拨更加方便、快捷。同时装货时，应时刻提醒装卸工装货堆码整齐，不要用力碰撞，避免包装变形、破损，发现后及时进行调换。尽量要求客户装货时能按同一收货客户的药品放在一堆，如客户是按同一药品放在一堆的装货方式，正确应用相应的色标或记号区分同一药品不同收货客户的货物。附整车客户记号编码对应表。 关键控制点：注意与库管、装卸工的协调好关系，避免野蛮装卸，交代司机对货物进行点验。三人在数量上确认签字（客户的库管、现场操作员、司机） 本环节第一责任人：现场操作员；第二责任人：项目负责任人（平台负责人）。 2.3.2零担客户发往各省与整车发货装车相似，只是在记号区分时在最前面多一组省（直辖市）编码代号。 2.3.3与客户库管一起将每个收货客户的相对应质检报告，按收货客户分别与客户送货单装订，用信封装订好,交与司机随货同行。 本环节第一责任人：现场操作员；第二责任人：项目负责任人（平台负责人）。 2.4预约打印装车相关信息： 2.4.1装好药品后，现场操作人员将装车相关信息记录下来，形成电子版本后打印出来，随车带到送达分拨配送地。整车装车相关信息格式附件： 本环节第一责任人：现场操作员；第二责任人：项目负责任人（平台负责人）。 2.4.2运配管理员（现场操作员）应在发车前应通过电话、BQQ、邮件等形式通知接驳地平台指定人员，通知内容应包括车辆预计到达时间、货量情况、送货要求等相关细节。 本环节第一责任人：现场操作员（运配管理员）；第二责任人：项目负责任人（平台负责人）。 2.5 中转分拨配送： 分拨货物从客户仓库发出后，发运地将发运明细通过电子版本发送给接驳地到该医药项目指定人，指定人提前根据此车货