09号顾问书(信息管理册)课案.doc

（一）公共预警信息发布程序 为加大对自然灾害、流行性疾病等公共预警信息的监控力度，提高防 范及应付紧急事件的能力，避免因疏忽自然灾害、流行性疾病等已经预警 的信息，而造成客户和公司财产以及人员健康的损失，特制定此公共预警 信息发布程序。 一、管理职责 1、 由金阳·金阳·骑龙山庄管理处控制中心工作人员负责及时向各部门发布相关已公布的预警信息。 2、 公司客户服务部负责监控预警信息传播情况，协调监督各部门应急措施的实施情况，协助救援工作。 3、 各部门经理负责制定本部门应急措施，现场指挥抗灾救援工作。 4、 各管理处负责及时对客户发布相关信息。 二、发布程序 1、 金阳·金阳·骑龙山庄管理处控制中心工作人员每天早晨7:00收听新闻广播和天气预报。当媒体报道将有暴风雨及寒流等天气以及河汛时，中心工作人员应马上向气象台等部门进行电话咨询，并将气象台等部门发布的预警信号向各部门通报，并每隔2小时通报一次最新情况,直至预警信号解除。 2、 公司每位员工从公共传媒获得自然灾害、流行性疾病等预警信息后,必须通知金阳·骑龙山庄管理处控制中心值班人员，中心值班人员经核实后，方可通报。 3、 金阳·骑龙山庄管理处控制中心值班人员将收到的公共预警信息在《值班记录本》上进行登记后即刻向各部门通报一次，并要求在10分钟内通报完毕。通报过程中须记录各部门接受信息人的姓名、接受时间。 4、各部门的信息受理人应在《值班记录本》上登记信息来源、时间和内容，并将接收到的预警信号在5分钟内通知本部门经理。各部门经理应及时将信息传递给本部门所有人员。 5、 当各部门接到预警信号后，经部门经理同意并指定专人将信息以管理处最合适的形式向业主、用户传播，对传播的信息必须进行登记，并通过出入口岗加快传递信息的速度和广度。 6、 居住在低洼地区的员工要随时做好防暴风雨的自救准备，预备好沙袋防洪。 7、 雷雨天气时计算机终端要关闭。 8、当险情进一步扩大时，公司客户服务部负责巡视各部门应急措施落实情况，并亲临现场组织协助抢险工作。各部门经理指挥所属人员落实应急措施：组织抢险队伍、准备抢险物资、安排相关专业技术人员检查给排水、供配电等机电设备，切断霓虹灯及有危险的室外电源，停止室外工程作业，加固户外设施或拆除临时设施。同时安排人员检查所辖区域内房屋的门、窗、阳台、天台，对家里无人而门窗未关好的房间，应用电话联系该住户。沟、井、渠、管道、地漏由保洁主办安排人员检查疏通，并做好防护措施。 9、 如是流行性疾病，部门应指定人员联系防疫部门，获得防疫方法，并以通知的形式向顾客和员工传达，落实防疫措施。 （二）部门文档管理程序 为提高公司内部管理水平，规范公司和各部门的文档管理，特制定此文档管理程序。 一、管理职责 1、 综合管理部负责公司的收发文件管理。 2、 各部门负责本部门的收发文件管理。 二、文件的分类 1、公司级文件：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结，与政府部门、上级公司、小区业主、相关业务单位及其它单位往来文件等。 2、职能部门文件：以职能部门名义发出的规章制度、通知通报、会议纪要、计划总结、请示报告等。 3、业务部门文件：以业务部门名义下发的组织架构、岗位职责、规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、请示报告、计划总结、以及对业主和发展商下属部门发文等。 三、文件的编制 1、 各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。 2、 文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为四号宋体字。 3、 以公司名义下发的文件编码规则为:金阳物字 [年度]序号. 4、 职能部门文件编码规则为：综合管理部——金物（综字）[年度]序号，客户服务部——金物（客字）[年度]序号。 5、 业务部门及临时成立的工作小组的文件编码规则为：金物（部门简称）[年度]序号。 6、 部门日常零星的通知类且不用存档的文件，可不用编号。 7、 各部门文件的格式 文件名称 文件编号 文件内容 公司名称 部门名称 签署： 年 月 日 如文件超过一页，须明确标明文件的页码和页数。 四、文件的更改 文件如需更改，按文件审批程序重新报批。并在新文件上注明“以 此为准”或“自文件生效之日起，与本文件内容相抵触的文件