SAP01文件管理程序.docVIP

1.0目的： 对社会责任管理体系文件的制订、发行、变更、作废进行管制，确保文件的正确性。 2.0 范围： 凡公司社会责任管理体系所涵盖的文件均属之。 3.0 职责： 3.1 文管中心：负责社会责任管理体系文件的管制。 3.2 相关单位：文件和资料管理的配合执行。 4.0 管理项目： 4.1文件和资料控制流程： 　　　　　　　 4.2 文件类别及印章管制 文件类别 （印章名称） 文件定义 印章 颜色 受控文件 公司依社会责任标准建立的社会责任管理体系文件 蓝色 外来文件 公司接收的并在社会责任管理体系运作中应用的外部机构文件 蓝色 参考文件 仅供内部培训或外部参考使用的文件 蓝色 作废文件 社会责任管理体系文件变更修订后的旧版文件 红色 4.3 文件编码原则 文件阶别 文件类别 文件编号规则及举例 一阶 社会责任手册-SAM 文件类别代码＋流水号 例：社会责任手册编号：SAM-01 二阶 程序文件-SAP 文件类别代码＋流水号 例：文件管制程序编号：SAP-01 三阶 作业指导书-WI 文件类别代码＋流水号 例：编号：WI-01 四阶 记录表单-SAR 文件类别代码＋流水号 例：编号：SAR-01 4.4 版本版次管理 4.4.1文件版本和版次分别以英文字母和阿拉伯数字表示，文件初次正式发行， 版本版次为A。 4.4.2 文件内容修订时，第1次修改变为B；第2次修改变为C；并依次类推。 4.4.3 记录表单无须版本版次的要求。 4.6.2 文件的修订、批准及分发，由原权责部门进行。 4.6.3 文件修订或作废，文管中心应回收旧版文件并做记录。 4.6.4 回收之旧版文件由文管中心统一销毁。若因资料积累而保存旧版文件，按参考文件列管，并与其它文件隔离放置，以防止误用。 4.7 文件保管 4.7.1社会责任管理体系文件，作为各单位作业之依据，均为受控文件，应予以妥善保存，以避免 遗失或损坏。 4.7.2所有原版文件（正本）须妥善保存于文管中心，任何人均不得随意取阅或复印。需要出示 正本文件，须经由管理代表批准。 4.7.3 发放至各单位之副本文件，由各单位主管负责保管。 4.8 外来文件管理 4.8.1 外来文件（含顾客资料）维持其原编号和版本版次。 4.8.2 管理代表应定期审核外来文件之适合性，文管中心依上述要求进行管理。 4.9 文件管理之有关记录，由文管中心负责保存。 4.10记录的控制 序号 记录名称 保存单位 保存期限 索引方法 销毁权限 1 文件一览表 文管中心 至更新后一年 依时间 文管中心 2 文件分发记录表 文管中心 至更新后一年 依时间 3 文件申请单 文管中心 至更新后一年 依时间 4 外来文件一览表 文管中心 至更新后一年 依时间 文件名称：: SAP-01 版本号：：: 审核：： 第 1 页，共 3 页 第 1 页，共 3 页 制定文件 审　核 YES 会 签 NO NG NG 核 准 核 准 是否会签 OK OK 文件版本编号 文件分发