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行政部门如何做好事务管理刘晓学习导航通过学习本课程，你将能够：●学会做好行政事务管理工作；●明确行政事务管理的范围和原则；●掌握行政事务管理的方法；●提升行政事务管理的技巧。行政部门如何做好事务管理一、行政事务管理的范围行政管理工作，尤其是在事务处理方面，事无巨细，范围很广。除了行政事务处理、办公事务处理、人力资源管理三大模块外，行政管理工作还有一些具体的事务：第一，电话、复印机、传真机管理；第二，文书资料管理；第三，办公用品管理；第四，车辆管理；第五，食堂管理；第六，员工宿舍管理；第七，办公室布局管理等。二、行政事务管理的原则行政事务管理有三个基本原则：第一，目标统一，责权一致；第二，分工协作，指挥统一；第三，利益原则，精干高效。三、行政事务管理的方法行政事务管理的方法主要包括：1.制度先行面对细碎庞杂的事务性工作，可以用制度统一规范。首先要有制度，制度先行，而不是出了问题再定制度。2.流程管理在进行事务管理时，除了用制度管理外，还可以用流程化、标准化进行管理。3.会议管理行政部门要定期举办例会，通过会议进行管理，可能会做得更高效。四、行政事务管理的技巧1.电话、复印机、传真机管理对于电话、复印机、传真机等最基本的办公设备的管理，要注意以下方面：第一，指定专人负责；第二，建立台账；第三，遵守操作规程，定期维修和维护；第四，仅限业务使用，严禁挪作它用；第五，重视安全保密，防止泄密和信息丢失；第六，具有成本意识。2.文书资料管理文书资料管理包含四部分：公文写作与保存、档案管理、信件管理、印章管理。档案管理档案的种类。档案包括文书档案、技术档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。档案的定义。档案是企业在经营和发展过程中，过去已经形成的具有保存价值的文字、图表、音像等各种形式的资料。档案的特点。档案的特点主要有：第一，客观真实性，它是已经发生过的事实，因此客观真实；第二，原始性，档案为第一手资料，没有经过篡改；第三，知识存储性。要点提示档案的特点主要包括：①客观真实性；②原始性；③知识存储性。档案管理的原则。档案管理的原则主要包括：第一，正确。正确指档案分类和存放正确，档案的分类不一样，查找效率也不一样。第二，简明。简明除指档案存放分类正确，还指使用正确，即使分管档案者不在，其他人也可以按照分类高效使用。第三，具有成本意识。档案分为短期档案、长期档案和永久性档案。短期档案一定时间后可以销毁，长期档案需要更多地时间保存，永久性档案则需要永久保存。无论是用档案柜还是用库房，档案保存都需要很多成本，因此要注意分类保存。一般来说，短期档案保存期限小于或等于15年，过了这个期限就可以销毁；长期档案保存期限为16年到50年，第51个年头这些资料就可以销毁；永久性档案，则永远不可以销毁。表1A、B类档案比较表A类档案B类档案论证报告调研报告试验验证报告标准征求意见稿（最后一稿）标准送审稿等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文主要参考资料标样上级下达任务的文件标准报批稿标准编制说明及附件意见汇总处理表会议纪要或函审结论报批公文如表1所示，B类就是永久性档案，A类就是长期性档案。档案管理的经验和方法。在企业管理过程中，档案管理的具体经验和办法都由行政统一进行：译稿、签发、保存、销毁。面对各种形式的档案，行政管理人员可以采用一些具体的办法、措施及经验：第一，档案要保存“三稿”，即原稿、打印稿、复印稿；第二，档案一般要按A4纸的尺寸进行保存，如果要保存的档案不够A4纸大小，就要粘贴在A4纸面上进行保存；第三，进行分类管理，无论是纸制档案还是电子档案，档案分类要清晰，便于节约成本和定期维护；第四，档案管理要具有六防意识，即防潮、防尘、防虫鼠、防霉变、防晒、防盗；第五，档案管理要具备三个制度，即借阅管理制度、定期维护制度、销毁制度。受天气影响，很多档案可能出现模糊不清的现象，因此应每两年进行一次档案维护。档案要根据销毁年限进行销毁，销毁过程应由这几个流程和步骤组成：首先由行政出具一个销毁册，然后由主管领导和主管上级签字认可，最后在指定地点由监销人监视，统一销毁。信件管理信件包含两个系统，邮政系统和电子系统。邮政系统包括各种报纸、杂志、包裹和物品；电子系统包括传真、邮件。信件管理，尤其是邮政系统的管理方式比较简单，其管理流程为：接收，打开包装，进行登记，分类呈送。印鉴和印章管理印章的分类。常用印章分为法人章、财务专用章、公司公章三类。财务专用章主要用于财务内部和外部的财务结算，在财务部进行保存和管理。法人章由行政管理部门进行统一保存和管理。公司公章的使用要遵循以下规则：第一，公司对外提供和发布的文件和资料，加盖公司公章；第二，公司与其他部门联合行文，对外发布的与公司相关文件和资料，加盖公司公章；第三，公司对外出具的证明