b1201 内部审核程序.docVIP

目的和范围本程序规定了对内部审核计划与审批、准备与实施、结果及处置等过程，旨在通过内部审核，确保体系运行的有效性、符合性和连续性，并验证各项质量活动及有关结果符合学校的质量手册、程序文件和有关质量体系文件的规定。本程序适用于学校进行体系内部审核活动的实施和控制。 定义与缩略语本程序采用《质量手册》和《中华人民共和国船员教育、培训和船员管理质量管理体系审核实施细则》中的定义与缩略语。 内审──质量体系内部审核。 职责 院长负责批准内审安排方案。 管理者代表负责审核内审安排方案，领导内部质量审核工作 质管办在管理者代表的直接领导下，编制内审安排方案，负责组织协调内审的具体事宜。 受控部门 负责协助审核组开展内审工作。 工作程序 编制内审安排方案 质管办主任编制并填写《内部审核安排方案》，内审员按《内审员管理办法》确定。 《内部审核安排方案》报管理者代表审核和院长批准后实施。 内审前准备 在实施审核前，由质管办负责提前下发《内部审核安排方案》到各受审部门和审核组成员。 接到通知后，各受审部门应作好受审准备；质管办负责审核的会场筹备、电脑配备等准备工作。 在审核实施前，审核组召开审前会议，检查审核前各项工作的准备情况，内审秘书编制《内部审核计划》，审核组长审批。 审核实施 文件审核 内审员按照《内部审核计划》对体系文件进行审核，填写《内审文件审核记录》，收集客观证据。 文件审核结束后，审核组长召开内部会议，汇总、分析文件审核的结果，确定文件审核不符合项和建议项，确定文件审核结论。 审核组长组织审核员与受审部门负责人沟通，通报文件审核结果。 首次会议 文件审核结束后，召开首次会议。全体审核组成员、受审部门负责人及部门质量管理员参加会议。 参加会议的人员应在《内审首次/末次会议签到表》上签到。 首次会议的内容为：介绍审核组成员；通报文件审核结论、说明审核的依据、目的和范围；简要说明审核的方法和程序；不符合的记录方法；建立正式联系的渠道；介绍审核计划和澄清审核计划中所有不明确的细节。 现场审核 内审员按照《内部审核计划》，通过采取现场观察、查阅记录和文件、访谈、听取汇报、实际测定等方式独立进行现场审核，并填写《内审现场审核记录》 内审员对于可能发现不符合的线索，如果感到情况严重，应予以充分注意，并进一步予以追溯。 审核中如发现不符合项，应扩大抽样范围，收集必要的证据，以确定不符合项是偶然造成还是普遍存在。受审部门应按内审员的要求出示有关文件、记录并回答询问。 现场审核工作结束后，审核组汇总、分析现场审核情况，确定现场审核的结果。 审核组长组织审核员与受审部门负责人沟通，确定内审审核结果。 编写不符合报告 审核组成员根据内部沟通结果和文件及现场审核情况，分头编写《内部审核不符合项报告》，列出《内部审核建议项清单》。 内审不符合项的分析和判定应公正、客观。 内审不符合项的记录叙述要准确，要注重客观证据，要做到复查时可以追溯。 受审部门与审核组对不符合项不能达成一致意见时，审核组长应报告管理者代表裁定。 编写审核报告 审核组长或其他指定的内审员汇总审核记录，填写《内部审核不符合项分布表》，汇总《内部审核建议项清单》，编制《内部审核报告》。 审核报告应客观公正地反映受审部门的情况，内容主要包括： 审核的目的和范围； 审核安排、审核组成员、审核日期和审核地点； 开展审核的依据； 质量管理体系文件和运行的优点与不足； 对质量管理体系与审核的依据文件的符合性的判断意见以及对质量管理体系的连续性和有效性的评价； 质量管理体系运行结论和意见。 审核报告应在审核组内讨论，由审核组长签字后报管理者代表审批。并在审核完成后报送质管办。 末次会议 审核活动全部结束后，召开末次会议，对全部审核情况进行综合分析。 参加首次会议人员出席末次会议，出席人员应在《内审首次/末次会议签到表》上签到。 末次会议具体内容为： 审核组介绍此次审核情况，对体系做整体评价； 提出纠正措施建议和整改要求； 审核组宣布审核结论，受审部门确认审核结论； 宣布审核工作结束。 纠正和预防措施及验证 对内审不符合项和潜在不符合实施的纠正和预防措施及验证按《纠正和预防措施控制程序》处理。 内审发现的有关问题应提交学校管理评审，同时作为下一年度编制内审计划的依据。 内审结束后的三个月内将内审结果报审核机构。 记录和归档 质管办负责收集、整理、立卷和保存每次内审的记录正本。 本程序涉及的质量记录包括：《内部审核安排方案》《内部审核计划》《内审文件审核记录》《内审现场审核记录》《内部审核建议项清单》 《内部审核不符合项报告》《内部审核不符合项分布表》《内审首次/末次会议签到表》《内部审核报告》。