主办〔承办、协办〕学术会议的流程.docVIP

主办（承办、协办）学术会议的流程 分管处领导：肖杏兵副处长 电话：025 办公地点：新行政楼511 科室联系人：三、举办暑期培训班（SUMMER SCHOOL）的申请流程 1. 组织单位根据学科发展和人才培养需要，于每年的1月份10日前提出举办意向申请，填写《南京信息工程大学举办暑期培训班申请表》； 2. 组织单位科研秘书递交《申请表》至交流科，交流科对《申请表》进行形式审查； 3. 科技处领导和学校主管领导对材料进行审批； 4. 交流科反馈审批意见； 5. 组织单位筹办会议,并于正式举办前需向科技处提供详细的办班目的，预计参加人员情况，邀请专家名单（需明确国别），具体的课程表和教学内容目录，举办时间和期限及各项开支预算等报交流科； 6. 经科技处审核报主管领导批准后明确资助额度； 7. 组织单位准备培训班并做好材料搜集和记录工作； 8. 组织单位在培训班结束后的一周内对办班的具体情况进行总结，科研秘书将总结和培训班档案材料报送至交流科备案后，方可按批准额度进行报销。 流程图： 四、各单位呈报学术交流活动工作开展情况流程： 1.每年1月和7月的上旬，各学院科研秘书下载并填写《南京信息工程大学学术交流活动统计表》； 2.学院主管领导审核，签字确认； 3.学院科研秘书交送电子和纸质版本《统计表》至交流科； 4.交流科对各院材料进行统计整理，定期向领导汇报。 流程图： 五、南京信息工程大学来校访问学者申请流程 1.申请人下载并填写《南京信息工程大学访问学者申请表》，并送派遣单位签署意见； 2. 申请人将《申请表》交由合作者签署意见，合作单位科研秘书对《申请表》的真实性进行审查，合作单位领导签署单位意见并签字； 3.申请人或合作者将《申请表》递交至交流科，交流科进行形式审查； 4.处领导对申请材料进行审批； 5.交流科反馈审批意见； 6.申请人与我校签订合作协议书； 7.申请人办理来校事宜，合作者安排相关条件。 六、南京信息工程大学访问学者离校鉴定流程 访问学者下载并填写《南京信息工程大学访问学者考核表》，准备证明材料； 合作者签署意见。合作者所在单位审核证明材料的真实性并签署意见； 访问学者和合作者递交《考核表》和证明材料至交流科； 交流科对《考核表》和证明材料进行形式审查，会同相关部门对其成果材料进行鉴定； 处领导签署审批意见； 交流科反馈审批意见和最终结果。 申请人办理离校手续。 南京信息工程大学访问学者离校鉴定流程 国际性学术会议报主管校领导审批，由校领导决定对国际性学术会议的资助力度 组织单位（各学院、中层单位）填写《南京信息工程大学校内单位举办学术会议申请表》，组织单位的科研秘书将《申请表》报交流科。（一般会议应在预定召开时间的三个月前提出申请，国际性会议须提前五个月左右申请） 交流科对相关材料进行形式审核，处领导对于国内学术会议进行审批 会议结束后，各院搜集相关档案材料，同时对会议情况进行总结 组织单位科研秘书将档案和总结材料报至科技处交流科备案后,方可按批准额度进行报销 交流科向组织单位反馈审批意见，同时对会议进行备案 组织单位根据学科发展和人才培养需要，于每年的1月份提出举办申请，填写《南京信息工程大学举办暑期培训班申请表》 组织单位科研秘书递交《申请表》至交流科，交流科对《申请表》进行形式审查 科技处领导和学校主管领导对材料进行审批 组织单位筹办会议,并于正式举办前需向科技处提供详细的办班目的，预计参加人员情况，邀请专家名单（需明确国别），具体的课程表和教学内容目录，举办时间和期限及各项开支预算等报交流科 经科技处审核报主管领导批准后明确资助额度 交流科反馈审批意见 组织单位在培训班结束后的一周内对办班的具体情况进行总结，科研秘书将总结和培训班档案材料报送至交流科备案后，方可按批准额度进行报销 组织单位准备培训班并做好材料搜集和记录工作 每年1月份和7月份的上旬，各学院科研秘书下载并填写《南京信息工程大学学术交流活动统计表》 学院主管领导审核，签字确认 学院科研秘书交送电子和纸质版本《统计表》至交流科 交流科对各院材料进行统计整理，定期向领导汇报 申请人将《申请表》交由合作者签署意见，合作单位科研秘书对《申请表》的真实性进行审查，合作单位领导签署单位意见并签字 申请人下载并填写《南京信息工程大学访问学者申请表》，并送派遣单位签署意见 申请人或合作者将《申请表》递交