秘书实务.第八次课.pptVIP

第四章 会务工作 第一节 会议概述 一、为什么要开会？ 二、会议的要素 三、会议的分类 *公司常见会议的种类与作用 第一节 会议概述 （1）经理例会（中层干部会议） 经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的，通常每月一次或每周一次，与会人员和会议地点都相对固定。经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究和解决新问题，作出相应的对策。 第一节 会议概述 （2）部门员工例会 部门员工例会是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的作用。 （3）公司年会 用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。 第一节 会议概述 （4）客户咨询会 这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答。 （5）业务洽谈会 业务洽谈会是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。通常经销商会议也属这类，一边是联络感情，解决问题，一边是洽谈业务。 第一节 会议概述 （6）产品展销定货会 产品展销定货会是用固定或巡回的方式公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、图书、图片，以及各种重要实物、标本、模型等，供群众参观、欣赏的一种临时性组织。这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段，一般由销售部门负责人操办。 （7）新产品新闻发布会 企业研制出新产品并准备将其推入市场时，常常采用新闻发布会的形式进行宣传。 第一节 会议概述 （8）股东会 股东会是公司企业必不可少的一个组织机构，也是公司企业必须召开的一种会议类型。 （9）董事会 董事会依照法律规定必须由公司设置，由股东推选的董事组成，是法定的常设经营决策和业务执行机关。 第二节 会前准备工作 一、根据会议的目的确定会议的议题和名称 我们是有了“问题”或“事情”才开会，所以，开会总有着明确的目的和清晰的主题，即有了议题才开会。 会议名称一般包括的内容（举例说明）： 会议主办机构的名称+会议时间或范围+会议议题（内容）+会议类型 例如：“××集团经贸洽谈会” “××学校××××年教师节全体员工表彰大会” 第二节 会前准备工作 二、根据会议的准备确定会议的时间和地点 （一） 会议时间的确定应考虑有足够的时间准备会议，也要考虑与会者，特别是单位主要领导的时间安排。 （二）会议地点选择的要求： 1、交通便利。会场位置必须让领导和与会者方便前往。 2、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2平方米至3平方米左右的活动空间比较适宜。 第二节 会前准备工作 3、场地要有良好的设备配置。一般需要的桌椅、照明、音响、空调等应齐全，如有特殊需要，电脑、投影、窗帘、白板、麦克风、插座等也要齐全。 4、场地应不受外界干扰。室外的各种噪音，访客参观等，会场内部应有良好的隔音设备。 5、选择会议地点应考虑有无停车场所。 6、场地租借的成本必须合理。 第二节 会前准备工作 （三）会议室的类型划分 1、按距会议主办机构的地点远近来划分 ①内部会议室 大多数企业都有自己的内部会议室，它可以减少租用外部场地和设施的费用，内部会议地点多适合内部会议和活动。它的不足之处是与会者较易分散注意力，会议中间人员进进出出，找人、接听电话等。 第二节 会前准备工作 ②外部会议室 外部会议室是指企业内部会议室之外的会议场所，这类会议地点按类型划分有（1）商务型酒店（2）度假型酒店；按地点划分有（1）位于市中心（2）位于市郊。 一般来说，对于来自国内的与会者，选择市内的酒店比较合适，他们下飞机和火车后较容易找到酒店，会议期间出外活动时交通也较方便。对于本市或本单位的与会者来说，选择市郊的酒店比较受欢迎，因为他们可以驱车前往，在那里与会者可以集中精神开会，环境的宜人，与会者还可以得到身心的放松。 第二节 会前准备工作 2、按会议室的功能来划分 ①较大型会场 以大小方形为代表的会场，适合于大型的代表会议、纪念性会议、布置工作会议等。图片链接 ②中小型会议室 以椭圆型为代表的会议室，适合于中