ACCESS实例教程报表操作.ppt

Access实例教程 潘明寒 赵义霞 主编 中国水利水电出版社 ACCESS实例教程 ——报表的操作（第5章） * ACCESS实例教程 * 1，使用报表控件 2，建立报表 3，建立主/子报表 4，添加计算控件 本章要点： 5.1 认识报表对象 报表是按指定格式输出数据的对象，数据源是表、查询或SQL语句。报表主要于数据库数据的打印，没有输入数据的功能。 报表是容器对象，包含数据源和其他对象，在报表中的对象称为报表控件。 报表有3种视图：设计视图、打印预览、版面预览。单击窗口左上角的视图按钮进行视图切换。 5.1.1 报表的视图 5.1.2 报表的结构 一个完整的报表对象包含7个节：报表页眉节、页面页眉节、组页眉节、主体节、组页脚节、页面页脚节、报表页脚节。默认情况下设计视图窗口只显示页面页眉节、主体节、页面页脚节。只有在“视图”菜单的 “排序与分组”中设置，才能显示组页眉节和组页脚节。 5.1.3 报表的类型 报表有4种类型，分别是：纵栏式报表、表格式报表、图表报表、标签报表。 纵栏式报表以垂直方式显示记录，字段标签与字段值一起显示在主体节内。 表格式报表以行、列形式显示记录，一页显示多条记录，字段标签不在主体节区域，而是在页面页眉节中。分组字段在表格式报表中设置。 图表报表用图表方式显示数据，直观地显示数据之间的关系。 标签报表是特殊类型的报表，将数据做成标签形式，一页中显示许多标签。 5.1.4 报表的几个重要按钮 分别是：字段列表，工具箱，排序分组，自动套用格式，代码，属 性，生成器，数据库，新对象。 单击“排序分组”按钮，选取一个字段，可以对字段进行排序和分组操作，实现报表数据的排序、分组输出、分组统计。 5.1.5 报表的节 报表的内容以节划分，节代表不同带区，每个节都有特定用途，并按一定顺序打印。报表有惟一宽度，改变一个节的宽度等于改变整个报表的宽度。 用“视图”菜单中的命令可以为报表添加“报表页眉/页脚”节、“页面页眉/页脚”节、“组页眉/页脚”节。 选中一个节，“可见性”属性设置为“否”，或删除节中控件，将节的“高度”属性设置为0，可以隐藏选中的节。 5.2 在报表中使用控件 5.2.1 用文本框控件显示页码 [page] 计算当前页， [pages]计算总页数。 页码主要有2种显示格式： （1）显示格式为“当前页/总页数”， 如“3/10” 表达式：= [page] / [pages] （2）显示格式为“第n页/共m页”，如“第3页/共10页” 表达式：= 第 [page] 页/总 [pages] 页 5.2.2 用文本框控件在报表中添加新字段 例：在报表中添加“应发工资”字段 页面页眉中添加标签，主体节中添加计算文本框。 表达式：=[工资]+[ 奖金] 例：用复选框控件添加“通过否”字段 在主体节添加复选框控件，名称为fxk，“控件来源”属性写表达式：=iif([人平均]=70,true,false) 在“录取否”对应的计算文本框表达式： =iif(fxk=-1,录取,未录取) 5.3.3 用复选框控件在报表中添加新字段 显示结果： 5.2.4 在报表中显示非记录源字段 用 DLookup 函数在报表中显示非记录源（又称外部表）中的字段值，外部表与当前表之间无须建立关系，在函数中以共有字段作为连接条件即可。 DLookup（外部表字段名，外部表名，条件表达式） 说明： （1）函数中的各部分要用引号括起来。 （2）条件表达式格式：外部表字段名= 当前表字段名 注意其中单、双引号和号的使用。 （3）如果有多个字段符合条件表达式，DLookup 函数只返回第 一个字段值。 例：当前表是“员工”表，外部表是“部门”表，用 DLookup 函数显示外部表中“名称”字段的值。 计算出生年： =Year(Now())-[年龄] 计算部门： =dlookup(名称,部门,部门编号=所属部门) 显示结果： 在报表页脚节或组页脚节可以使用函数对整个报表或组做统计操作，常用的统计函数有：count（统计个数）、sum（求和）、avg（求平均值）。 5.2.5 统计报表数据 例：用count、sum、avg函数统计报表数据 计算总人数：=count([姓名]) 计算平均工资：=avg([工资]) 计算奖金合计：=su