管理文件编写导则.docVIP

管理文件编写导则 1 目的 本文件规定了管理体系文件编写的职责和要求，以便规范体系文件的编写。 2 适用范围 本规定适用于本公司管理手册、程序文件、作业指导文件及记录的编写，其他文件可以参照执行。 3 术语和缩写 本办法采用GB/T 19000—2008中的定义。 4 职责 质量安全部负责本规定的制定和解释，文件编写人员应按本规定编写管理文件。 5 工作程序及要求 5.1 版本管理 管理手册、程序文件、作业指导文件以及记录按照以下规则进行版本的升级：初始版本号为A版，第n次修订表示为0n，记为A0n，当n=10或者有重大修改调整时，版本号由A升为B，依次类推；记录与文件的版本管理相互独立。 各部门需每年定期核查本部门的程序文件及作业指导文件的有效性，如涉及管理内容更改，需将相关文件升级版本，重新发布。 5.2 文件编号规则 5.2.1 管理手册 CHEC.QD/G.M-版本号（A、B、C……按续编排）； 手册的英文缩写 体系管理文件 华电青岛环保技术有限公司 5.2.2 程序文件 CHEC.QD /G.P-XX-版本号（A、B、C……按续编排）； 文件顺序号 程序文件的英文缩写 体系管理文件 华电青岛环保技术有限公司 5.2.3 作业指导文件 CHEC.QD /G.XX-XXX-版本号（A、B、C……按续编排）； 文件顺序号 部门代码 体系管理文件 华电青岛环保技术有限公司 5.2.4 记录表格 5.2.4.1 程序类表格 P-XX（XX）-版本号（A、B、C……按续编排）； 表格顺序号 文件顺序号 程序文件的英文缩写 5.2.4.2 作业文件类表格 XX-XXX（XX）-版本号（A、B、C……按续编排）； 表格顺序号 文件顺序号 部门代码 5.2.5 部门代号 部门 代号 综合管理部 CM 计划财务部 PF 市场营销部 MD 商务采购部 CP 技术质量部 TQ 生产管理部 PM 5.3 文件版式要求 5.3.1 页面设制 ——上边距：2.8cm ——下边距：≥1.6cm ——左边距：2.6cm ——右边距：2.0cm 5.3.2 字号 ——文件标题：用3号； ——文件正文：小4号； ——封面见附录一。 5.3.3 字体 ——文件标题和章条标题：宋体+加粗； ——文件正文：汉字为宋体，数字和字母为Times New Roman。 5.3.4 首行缩进 段落的第一行从左向右缩进2个字符。 5.3.5 行间距 正文行间距：一般选固定值20~22， 5.3.6 标题的层次 文件层次要求如下：文件可有六级标题，下一层标题均为上层标题的子标题。 一级标题： 1，2…… 二级标题： 1.1，1.2…… 三级标题： 1.1.1，1.1.2…… 四级标题： 1.1.1.1，1.1.1.2…… 五级标题： a)，b)…… 六级标题： 1)，2)…… 5.3.7 文件中的图表可以依照图的大小自由安排，以美观为主。 5.3.8 流程图说明 流程图可根据实际情况自行采用各种方式绘制，如用VISIO、绘图工具等来画。 5.3.9 符号使用说明 5.3.9.1 文件引用 行文中引用规程或过程文档、技术文档时，使用《》（如《文件控制程序》）。 5.3.9.2 记录引用 行文中引用记录使用【】，如【管理评审报告】。 5.310 页眉与页脚 公司内所有文件的页眉均如下例所示，左侧顶格为华电工程图标，右侧顶格为华电环保公司全称。页脚左侧顶格为文件名称，文件当前页码和总页码居中放置。页眉页脚中所有文字均为宋体五号字。页眉与页脚从文件正文部分开始出现。具体如下所示： 华电青岛环保技术有限公司 文件名称 第2页/共10页 5.4 程序文件内容 程序文件正文部分一般应包括(不限于)以下内容: 5.4.1 目的 阐明编制该文件的目的和作用。 5.4.2 范围 说明程序所控制的活动的适用范围。 5.4.3