小企业旅游组织要点事项.docxVIP

公司旅游组织要点事项 基本设想的确定：旅游日期、路线方案及合作方确定的基本模式。 旅游公司的搜寻：寻找6-8家，要求规模中上、实力雄厚、相关经验丰富。 项目说明答疑会：向旅游公司进行基本情况介绍、相关要求说明、答疑。 第一次旅游路线及方案：由各旅游公司根据项目说明，分别推介各自的旅游方案（含费用） 方案内部评议：公司内部评议确定最佳方案。 出游日期：线路确定后，确定出游日期。 最佳方案再比价：将最佳方案通报各旅游公司，要求其报价并提供各自增值服务方案。 整体方案审批：内部综合后，上报审核；最终选择2-3家旅游公司。 旅游前期准备工作启动：拟定年度旅游的工作计划及部门内部的分配模块。 大致人员的报名情况：初步报名名单仅供参考。 对初步行程和出行人员按情况进行调整：初步名单出来后，对人员密集的路线或人员较少（人数不够成不了团）的路线进行调整。 路线分布及与旅行社确定部分信息：根据初步名单，了解相关路线的大概人数并且让旅行社确定酒店和车票、机票等相关信息。 报名人数统计截止：按照时间截点，确定基本人数的统计，确认人数及路线后，告知员工不可无故取消旅游。（提醒员工家属报名需考虑好请假事宜） 合同：开始跟旅行社拟定合同，法务部协助审批后走0A流程，签署合同。（旅行社合同签署后才能进行酒店及车票的预定及申请） 分车分房：给出时间截点，由各部门助理进行分房、分车的汇总。包括车长的初步选定。按照截点时间提报给相关负责人。进行整体的统计汇总。 带队人员基本确定：根据各路线出游人数，进行带队人员的基本确定。（根据带队经验分配路线） 核对报名信息：具体人数进行最终确认并敲定车长人选。统计核对所有出行人员信息，确保准确。 旅游公司：按照时间截点，再次与旅行社确认最终的路线、详细行程、车票、酒店等一系列事宜，同时对旅游公司提供的全陪人员组织进行见面及选定。（各领队与各路线全陪进行碰面，敲定具体出游行程） 出游通知：具体敲定最终出游行程后提前给大家发OA通知。（通知内容包括 出游行程、车次、酒店及当地的温馨提示等相关信息） 最终核对信息：各领队最终确认并核对参团人员信息车长的信息等。领队和旅行社全陪进行出行前的详细沟通。（包括集合地点、收发车票、酒店房卡的发放等信息） 车长协调会：准备好相应的资料与各车长开车长协调会，具体协商集合地点、收发车票时间、酒店房卡的发放模式、旅游药品的领取等事宜） 最后一次部门内部协调会：出游前与部门内部开出游前碰头会，沟通注意事宜，倡导快乐出游平安归来，同时会下发给各领队，领队职责表。 以上为年度旅游的整体计划，实时操作可视实际情况而定；鉴于今年出游的组织，以后可注意以下几项： 出游报名人数的最终确认前，定要让各助理提醒员工在给家属报名时，先确定家属请假事宜，由于旅行社定票会提前大半个月就给铁路部提交团体票申请了，因此确认报名后取消出游，是铁定会产生退票费的，由于现在动车、高铁实行实名制了，退票无法替代，所以只能本人拿着身份证去窗口自行退票。从前年组织就一直提醒员工退票费事宜，今年较有好转，但因此产生的费用依然较多。 由于旅行社在提交报价时，精品路线的报价，机票会占大部分费用，报价基本是按5折机票来核算的，由于我们出游选定时间基本为6月-8月内（正赶上暑期）期间不论火车票和机票变动都较大，今年就发生了不可控的问题。建议出游时间可进行调整，这样也会让员工们玩的尽兴，不至于去哪里都是人挤人的场面。。 精品路线涉及到员工需承担部分费用，因此机票折扣航空公司涨一折，每人就需多出700-1000元；就会存在公司为不增加员工个人所承担费用，可能改为其他方式避免增加费用。建议，如再次遇到不可控的情况，可先与领导碰下并同时告知此批出游的同学避免好心办坏事、各种不理解。 由于路线较多，批次较多，今年旅游每条路线基本就一人带队，建议还如往年一样，人数较多的路线建议2-3人带队，这样领队之间可互相商量，并且有足够的精力和能力处理解决突发事宜。同时可注重与出游部门领导的及时沟通。 目前认为最重要的，由于公司人数每年都在递增，目前的旅游模式已不适合组织实施，今年年初已跟各部门负责人沟通过，关于旅游模式的变更，大家都建议按照各部门总人数，做出部门预算，公司可整体给出8-10条路线，工作室也可自行选择路线（每条路线需在预算范围内），这样既能保证员工出游率为公司减少损失，同时能增加员工满意度还可增强部门内部员工的团队意识。 行政可全力协助各部门与旅行社进???全面沟通解决（包括具体行程、车次、酒店等一系列相关事宜）。人数较多的大部门出游行政会派领队为大家服务。