Access第7章.ppt

第７章 Access 2003 报表 7.1 报表概述 7.2 报表的创建 7.3 利用设计视图创建或修改报表 7.4 子报表 7.5 报表的预览和打印 7.1 报表概述 7.1.1 报表的数据源及存储 7.1.2 报表的结构 7.1.3 报表的功能 7.1.4 报表的分类 7.1.1 报表的数据源及存储 报表的数据源：一个或者多个数据表；一个或者多个查询；SQL语句。 报表的存储，和查询类似，只存储报表的设计结构而不存储数据。在对报表进行修改时，修改的也只是报表的设计结构，不会影响到数据源，当数据源的数据发生变化时，报表的数据也会随之变化。 7.1.2 报表的结构 在 Access 2003 中为报表的操作提供了 3 种视图： “设计”视图用于创建和编辑报表的结构； “打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形态； “版面预览”视图用于查看报表的版面设置。 通过 “报表设计”工具栏中【视图】工具按钮进行切换。 报表的结构（“设计”视图中）： 报表页眉：在报表开始处，用于显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。 页面页眉：用来显示报表中的字段名称或者对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉。 主体：报表显示数据的主要区域，用于打印表或查询中的数据。 7.1.3 报表的功能 输出到打印机：虽然报表和查询都可以输出到打印机，但是报表同其他方式相比有以下优点： 格式灵活多样，容易阅读和理解； 可以使用剪贴画、图片或扫描对象； 可以增加页眉和页脚； 具有图表和图形功能。 7.2 报表的创建 7.2.1 利用“自动报表”创建报表 7.2.2 利用报表向导创建报表 7.2.3 利用标签向导创建报表 7.2.4 利用图表向导创建报表 7.2.1 利用“自动报表”创建报表 进入数据库的“报表”对象窗口，单击工具栏中的【新建】按钮，打开“新建报表”对话框； 选择“自动创建报表：表格式”选项，然后从“请选择该对象数据的来源表或查询”右侧的下拉列表中选择创建报表的数据源； 单击【确定】按钮，显示报表。 7.2.2 利用报表向导创建报表 打开“新建报表”对话框，选中“报表向导”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”右侧的下拉列表框中选择所创建报表的数据来源表或查询； 单击【下一步】按钮，打开“请确定是否添加分组级别”对话框； 选择用于分组的字段，单击【下一步】按钮，打开“请确定明细信息使用的排序次序和汇总信息”对话框； 7.2.3 利用标签向导创建报表 打开“新建报表”对话框，选中“标签向导”选项，然后选择来源表或者查询，单击【确定】按钮，打开“请指定标签尺寸”对话框，可以选择标准型标签尺寸，也可以创建自定义标签； 单击【下一步】按钮，打开“请选择文本的字体和颜色”对话框，可以指定标签中文本的字体、字号和文本颜色； 7.2.4 利用图表向导创建报表 在“新建报表”对话框中，选择“图表向导”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框中选择创建报表的数据来源，单击【确定】按钮，打开“请选择图表数据所在的字段”对话框，将用于图表的字段从左边的“可用字段”列表框中移动到右边的“用于图表的字段”栏中； 单击【下一步】按钮，打开“请选择图表类型”对话框，选择所要创建的报表的图表类型； 7.3 利用设计视图创建或修改报表 7.3.1 认识设计视图 7.3.2 利用设计视图创建报表 7.3.3 利用报表设计视图修改报表 7.3.4 在报表上绘制图形 7.3.1 认识设计视图 1．打开报表设计视图 在“新建报表”对话框中，选择“设计视图”选项，并在“请选择该对象数据的来源表或查询”列表框中选择创建报表的数据源，单击【确定】按钮，打开报表设计视图。 7.3.2 利用设计视图创建报表 打开“新建报表”对话框，从中选择“设计视图”选项及创建报表的数据源，单击【确定】按钮，打开报表设计视图窗口； 将所需的数据源中的字段和控件工具箱中的有关对象拖放到设计视图的对应区域中，完成报表的创建。 7.3.3 利用报表设计视图修改报表 1．在设计视图中向报表添加、修改和删除文字 添加文字：添加标签控件或文本框控件，然后向控件中添加文字； 修改文字：选择要修改文字的控件，然后在该控件中进行修改； 删除文字：选择要删除文字的控件，直接按 Delete 键删除。如果只删除部分文字，可以在控件文本框中删除。 7.3.4 在报表上绘制图形 1．绘制线条 打开需要绘制线条的报表的设计视图，单击控件工具箱中的直线工具； 单击报表上需要绘制线条的地方以绘制默认的线条，或者用单击并拖动的方式来绘制自定义的线条。如果要微调线条的长度或角度，可以使用Shift+方向键组合键；如果需要微调线条的位置，可以使用Ctrl+方向键组合键