办公室常用公文写作精选.ppt

办公室常用公文写作 胡忠涛 培训目的 使受训人员了解公文的基本特点和一般格 式，掌握常用快速的写作方法及其变化提高 日常公文的写作能力。 公文的概念 公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行 政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面 材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、 公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、 会议纪要。 公文的组成 公文标题（关于xxxxx的xx） 发文号(有文号才写） 收文对象： 正 文 公文所要阐述的主题 发文部门（或人） 日期 如何写公文 书写公文一般分为如下四个步骤 一、明确公文主旨 二、围绕主旨收集材料 三、安排材料框架 四、书写公文 明确公文主旨 1、根据主旨，决定采用什么文种 2、根据主旨，明确文件发送范围和阅读对象 3、根据主旨，明确发文的具体要求，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、征求意见等 围绕主旨收集材料 材料是充实你公文的主要内容，围绕强化 主旨的目的来收集所需材料。 例如，分公司每月的考核通报，主旨是把 本月每个分公司的考核做一个公示，材料是 什么？材料就是系统里收集出来的各分公司 的考核扣分项。 安排材料框架 常用公文都有一个固定的框架组成。 比如我们每月的考核通报，分公司内部的 检查通报等，都是按照固定的架构把收集的 材料进行填充。 实际上，安排材料框架的过程也是一个 书写公文的过程。框架就是写作的一个提纲。 写公文应注意的几个点 1、公文文种要选对。公文是正式、庄严的文件，代表的是发文人（发文部门），文种笑话不能闹。 2、分清是上行文、平行文还是下行文。上行文就是向上级机关或领导传达，平行文即发文人与收文人没有上下架关系，下行文即向下级部门或人员传达，一定要注意用词的语气。 3、语言精炼，主旨交代清楚。公文是实用文学，讲究简练大意，不要去追求文采而显得内容臃肿。 常用的几种文体 这里为大家介绍几种常用、而又因为容易区分错误而用错的文体及其书写方法。分别是： 请示与报告 通知与通报 函 请示与报告 请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批 准时所使用的公文。 报告是陈述性文件，旨在陈述事实。 共同点：都是上行文，收文对象为上级部门或领导。 区 别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。 请示的事宜，必须要有上级的批准。所以请示往往对应着上级的答复。 报告的事宜，比如工作报告，财务报告，则是对某段时间了，某项工作的情况、 进度等，对上级进行一个说明 请示的写法 一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。 二、正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。 三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。??? 注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示 报告的写法 一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。 二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。 三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。 通知与通报 通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理 的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。 通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位 的文件。 如何区分？ 通知是需要相关部门或人员知道某件事，并按通知执行。比如会议 通知、人事任免通知，五一放假安排通知。 通报，往往是批评性质的。 通知的写法 一、标题：制发机关＋事由＋通知。 二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。 三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。 ㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。 ㈢再次明确主题的段落描写。 通报的写法 一、标题：制发机关＋事由＋通报。 二、正文：㈠通报前言：即通报的事由及与之相关的总体情况的一个概述