Word2003排版过程中常见问题.doc

Word2003排版过程中常见的问题 1. 使用尾注快速编辑参考文献 脚注是在页面下端添加的注释，如添加在一篇论文首页下端的作者情况简介； 尾注是在文档尾部（或节的尾部）添加的注释，如添加在一篇论文末尾的参考文献目录。 Word添加的脚注和尾注由两个互相链接的部分组成。即：注释标记和对应的注释文本。Word可自动为标记编号或由用户创建自定义标记。删除注释标记时，与之对应的注释文本同时被删除。添加、删除或移动自动编号的注释标记时，Word将对注释标记重新编号。 （1）以尾注的方式插入第一个参考文献 将光标定位于Word文档中将要插入参考文献的位置，按插入/引用/脚注和尾注。对话框中选择尾注，编号方式选自动编号，所在位置建议选节的结尾或者文档结尾，编号格式为1，2，3”。按插入按钮。确定后在该处就插入了一个上标1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标1”，这就是输入第一个参考文献的地方。对着参考文献前面的1”双击，光标就回到文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章。在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个2”（Word会自动排序），继续输入所要插入的参考文献。 （2）给插入的参考文献加中括号 用Word自动插入的参考文献是没有中括号的，可以通过替换功能间接实现：选择编辑/查找，如果用了尾注就查找尾注标记^e，然后全部替换为[^]即可；如果用了脚注就查找脚注标记^f，再全部替换为[^]便可以了（注意查找时让“不限定格式”按钮为灰色），这时不管是文章中还是尾注中的参考文献编号都加上了中括号。当然也可以替换为{}【】()等任何格式。如果记不住^e、^f这样的符号，可以在替换(P)对话框中点开高级选项，在特殊字符(E)中进行选择。 （3）给尾注中的参考文献编号去除上标标志 这样插入的正文和尾注中参考文献都是上标的形式，正文的上标一般是需要的，但是尾注中的参考文献数字不需要下。选中编号，按快捷键ctrl+shift+=”即可。也可以选中，右击，字体，效果中上标项的勾去掉，注意不能将序号删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位置，序号不发生改变。 （4）去除“尾注分隔符” 参考文献有几页时，每页的参考文献前面都有一条横线，且无法直接删除它叫尾注分隔符。可以通过下面步骤删除：进入普通视图。按视图/脚注，此时编辑界面分为两个部分下面的编辑框是尾注编辑框选择尾注编辑框中的尾注下拉框，选择尾注分隔符，出现一条横线，选择该横线，删除它。再选择尾注延续分隔符，也会出现一条横线(这是尾注分页时会出现的很长的横线)，选择该横线，删除它。关闭后，再按视图/页面切换回来。 （5）交叉引用 当你在文档中第N(N大于等于2)次引用前面文档曾经引用过的文献时，这时宜采用交叉引用。方法：按插入/引用/交叉引用，出现一菜单，在引用类型中选择尾注，引用内容为尾注编号，这时在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注，选择你需要的，按插入按钮即完成交叉引用了。 注：若你后来又在前面的文档中插入新的尾注，这时后继的尾注会自动更新编号，但交叉引用不会自动更新。按Ctrl+A”选择所有内容后，按F9键就可以完成手动更新。 2. 脚注问题 （1）修改分隔符 默认情况下，Word用一条细实线把脚注和尾注与文档的正文分隔开来。要修改这条分隔线并不困难，关键在于要知道在哪里修改。选择菜单视图→“普通，确保文档以普通视图显示，然后选择视图→“脚注打开脚注窗格。如果文档只包含脚注或只包含尾注，Word自动打开适当的窗格；如果文档既有脚注又有尾注，Word将询问要打开哪个窗格，选择适当的窗格然后点击“确定”。 打开脚注窗格上方的下拉列表，可以看到脚注分隔符、脚注延续分隔符、脚注延续标记等选项。选择要修改的项目，窗格中会显示出当前的符号，现在你可以随心所欲地修改它了。 （2）多重引用与自动编号 有些时候，可能要对同一个脚注或尾注设置多重引用，当第一个引用的编号改变时，所有多重引用的编号也随之改变。设置这种编号要分几步进行。 首先按常规的方式插入一个脚注，并选中正文里面的脚注引用。然后插入一个书签：选择菜单插入→“书签，输入书签的名称，点击添加。接下来创建所有指向同一脚注的引用：先把光标移到正文中要插入引用的位置，选择菜单插入→“域，在域名列表中选择NoteRef，在“书签名称”列表中选择适当的书签，选中插入引用标记选项，点击确定。 现在，假设第一个对脚注的引用因为Word的自动编号功能而改变，要想其他引用编号也相应地改变，只需选中这些域（或选中整个文档），然后按F9。 （3）批量引用 除了多重引用之外，脚注引用的另一种常见变化是2-5”之类的批量引用，这类引用不能自动编号，但我们可以想办法让后继的脚注和尾注的编号再次回归常规的编号序列。 办法之一是，第一个对批量脚注的引