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文件和资料管理程序 修订 日期 修订 单号 修订内容摘要 页次 版次 修订 审核 批准 2011/03/30 / 系统文件新制定 4 A/0 / / / 更多免费资料下载请进：http://55 好好学习社区 批准： 审核： 编制： 文件和资料管理程序 目的： 对管理系统相关的文件进行控制，确保文件的充分性、适宜性和唯一性，在使用场所获得有效版本的适用文件。 范围： 适用于管理系统有关的所有文件、资料，包括适用的外来资料. 定义： 3.1 文件：信息及其载体。例如：体系文件及外来文件等。 3.2 受控文件：需随时保持最新有效版本，且失效文件需依据规定回收销毁的文件，如组织内部使用的管理手册、程序文件、管理规定、作业指导书、技术要求等。 3.3 非受控文件：提供给客户、供方等相关方，而又不方便更换、修改、作废及撤销的文件。 3.4 文件分类： 3.4.1 质量手册（QM）：用以说明本公司管理理念、方针、目标、组织、权责和描述体系运作原则以及法律、法规等纲领性文件。 3.4.2 程序文件（QP）：明确描述各部门或部门间为达成管理目标，依据管理手册规定原则，所延伸制定的工作程序及方法等文件资料。 3.4.3作业（管理）规定（WI）:将管理手册和程序文件上所规定的重点技术、作业规定等，作详细描述的可操作性指导文件。 3.4.4表单、记录（QR）：用以提供各项管理活动的过程和结果的客观验证的证实文件。如数据、报告、合约、培训记录等。 3.4.5 外来文件：与管理、技术有关的非本公司制订的外部来的文件，如国际（国家、行业、地方）标准、法律、法规等相关资料。 5、内容： 5.1 文件制（修）订： 5.1.1 各部门权责人员根据业务需要指定专人或由业务执行人员制、修订文件，文件制（修）订编写格式、编号及版次等按《文件标准化管理规定》执行，文件的修订需填写《文件申请表》 5.2 文件审查、核准： 5.2.1 文件制（修）订后，由制（修）订部门主管进行技术、操作性的确认。跨部门操作时需组织相关部门会审或讨论，所附表单随文件一起被会审或讨论,并将结论记录于《文件申请表》。 5.2.2 文件确认或会审后，送交审查、核准，权限如下表，管理者代表对分发范围及数量进行确定。 文件类别 编制 审查 核准 管理手册（QM） 推委会 管理者代表 总经理 程序文件（QP） 各部门 管理者代表 总经理 作业标准、管理规定(WI) 各部门 分管负责人 管理者代表 其它类三阶文件 各部门 部门主管 分管负责人 表单、记录（QR） 各部门 随文件一起被审查、核准 5.2.3 公司质量体系及其相关文件可不按以上规定执行（如：行政管理文件、财务文件等）。 5.3 文件登记： 5.3.1文件管理人员将经核准的文件登记在《文件总览表》并按文件分发范围将文件分发、记录（除5.5.3外）。 5.3.2 外来文件 各部门在接收到外来文件和资料时需交到文件管理人员，文件管理人员需先进行识别和区分（必要时找相关权责人员确认），并登记在《外来文件登记表》，并经管理代表审查,确认分发范围。若需分发，文件盖上“受控”（附件）印章进行分发，对不使用但有参考价值的文件盖上“非受控”（附件）印章予以收藏、借阅。所有外来文件在接收后，文件管理人员需加盖“受控”章（附件）进行标识。 外来文件若有文件编号，则沿用外来文件本身编号，没有编号则按以下编号原则编号： WL □□□-□□□□ 年号，如2006 顺序流水号，从001开始 外来文件代号 5.3.3 产品图纸、BOM表、作业指导书等由文员使用《文件总览表》或《外来文件登记表》进行登记、记录。 5.4 文件的发放和更换 5.4.1 文件的发放 所有文件均分“受控”和“非受控”两种状态，以加盖“受控”（附件）印章进行区别。所有受控文件在发放前都必须有版次和相应人员审查、核准，并加盖“受控”章再进行分发， “非受控”盖有“非受控”章。 文件管理人员在发放文件时，应注明分发号，领用人需在《文件发放/回收表》内签名并注明签收日期。所有文件均以分发号（即各部门编号）来区分