第二章Excel2007中的新增功能.docVIP

第2章 Excel 2007中的新增功能 如果使用过Excel以前的版本，那么本章正是为您准备的。本章概述Excel 2007中新增和改变的功能。 2.1 新用户界面 首先，值得注意的是Excel 2007有了新的外观。放弃了曾经长期使用的菜单和工具栏用户界面，代之以新的“选项卡和功能区”界面。虽然新界面类似于菜单和工具栏，但会发现Excel 2007从根本上是不同的。 经常使用Excel的用户可能已注意到，在每个新版本中，菜单系统会变得愈加复杂。除此之外，工具栏的数量占据主导。毕竟每个新增功能都必须有一条访问路径。过去，访问意味着将更多的项目添加到菜单并建立新的工具栏。Microsoft设计人员开始尝试解决该问题，新的功能区界面就是此问题的解决方案。 时间将告诉用户如何接受新的功能区界面。编写本书时，各方的反应可说是“百家争鸣”。对于任何一件新事物而言，都会有人喜欢它，有人讨厌它。 交叉参考：第1章包括新功能区界面的更多相关信息，包含对各个组件的描述。 许多用过Excel的用户在意识到所有他们非常熟悉的命令次序不再工作时都会非常困惑。另一方面，刚开始使用的用户却能够快速适应，只因没有对相关的菜单和工具栏先入为主。 下面是构成新外观的其他元素。 ★6个新现代观感字体：默认工作簿字体当前是11号“宋体”，这比旧的10号字体更便于阅读，尤其是字号较小时。 ★快速访问工具栏：个人工具栏，可以添加经常使用的命令。该工具栏是Excel 2007界面中仅有的用户可以自定义的部分。 ★浮动工具栏：右击菜单添加的一个新内容。该工具栏包括常用的设置格式图标，为了快速访问它，会在鼠标指针附近显示它。 2.2较大的工作表 在过去的几年中，对Excel最通常的抱怨多半就是其工作表的大小。需更多行和列的用户只是运气不太好。Microsoft终于做出回应，Excel 2007已达到一个非常重要的高度。现在一个工作表有1 048 576行和16 384列，可以计算出170亿个以上的单元格——相当于为地球上的所有男士、女士和小孩每人分配3个单元格。所不同的是，Excel 2007工作表的单元格相当于Excel 2003工作表所拥有单元格的1 000倍。 注意：有多个行和列并不意味着实际可以使用所有单元格。如果尝试在一个工作表中填充所有的单元格，可能会很快耗尽内存。具有多个行和列的优点是赋予了更大的灵活性。 除较大的工作表网格以外，Excel 2007也增加了一些让用户灰心的其他限制。表2.1总结出了这些更改。 2.3新文件格式 在过去的几年中，Excel的XLS文件格式已成为行业标准。Excel 2007仍旧支持该格式，但它现在使用新的基于XML（可扩展标记语言）的默认“打开”文件格式。 交叉参考：有关新Excel文件格式的更多信息，请参见第9章。 为了实现兼容性。Excel 2007仍支持旧的文件格式，因此您可以同未升级到Excel 2007的用户继续共享工作内容。 2.4工作表表格 当然，Excel已经能够很好地处理表格。“一张表”是正好（通常）包含列标题的矩形区域。Excel 2007的设计员意识到这样的表格已广泛应用于Excel,他们把这个概念提升到了一个新的层次。处理表格比以往来得更容易。 一旦指定特定区域成为表格（利用“插入”－“表”－“表”命令），Excel提供一些处理表格的非常有效的工具。例如： ★通过单击设置有吸引力的格式。 ★轻松地在表格的汇总行中插入求和公式。 ★如果列中的每个单元格包含相同的公式，可以编辑其中一个公式，其他的则自动进行更改。 ★轻松地在表格的标题行和汇总行切换显示。 ★轻松地删除重复项。 ★已扩展“自动筛选”和“排序”选项。 ★如果根据表格创建一张图表，则图表总是反映表中的数据——即使添加新行也会反应出来。 ★如果向下滚动一张表，以致标题行不再可见，则列标题当前显示的是工作表列字母。 图2.1显示了工作表中的一个表格。 图2.1 处理数据表从未变得如此简单 2.5样式和主题 在过去的几年中。笔者见过大量的Excel工作簿。其中大部分用最好的词描述也只能算是“难看的”。您能找到特例，但是大多数人通常并不擅长于图形设计。带有绚丽颜色和不易分辨的蓝色加绿色的工作表非常普遍。 Excel总是支持指定的样式，它可应用于单元格和区域。通过提供预定义样式的最佳分类，Excel 2007将这个功能放在最前面，只需选择“开始”－“样式”－“单元格样式”进行访问即可。 随着文档主题的引入，Excel 2007可以很容易地创建有良好观感的