档案管理办法精选.doc

档案管理办法 第一章 总 则　 第一条 为加强公司的档案管理工作，确保各类档案的齐全、完整、准确、安全，充分发挥各类档案在工作中的作用，从而更好地为公司的工程建设和各项工作服务，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等档案管理工作的法律法规，并结合公司档案管理工作的具体情况，特制定本管理办法。 第二条 适用范围 适用于****有限公司，**公司、**公司参照本办法制定适合本公司的档案管理办法。 第二章 档案管理员职责 第三条 公司人力行政部是档案工作的归口管理部门，设机要室档案管理员。各部门应设立专（兼）职档案管理人员，负责本部门档案资料的管理工作，并保持人员相对稳定。 第四条 机要室档案管理员职责 1、负责管理整个公司档案，对档案收集、整理、立卷、编码、归档及统计工作。 2、负责制定、修订公司档案管理制度，并对各单位进行业务指导与监督。 3、负责组织各部门专（兼）职档案管理员进行交流和培训。 4、负责公司级相关档案材料的扫描、电子档案的管理。 5、负责公司档案的借阅管理。 6、及时、准确地提供各类档案的有效利用，为公司的各项工作服务。 第五条 专（兼）职档案管理员职责 1、负责收集、规整本部门内的档案资料，保证档案材料的完整、准确规范，并做好与机要室档案管理员的衔接与配合。 2、依照本办法的相关要求，对本部门所属范围内的文件进行归卷整理，移交机要室。 第六条 财务部（兼）职管理员负责管理会计档案，包括会计凭证、报表、帐册等财务资料。 第七条 人力行政部的人事专员负责人事档案的整理、归档、管理。 第三章 档案分类、归档范围、责任部门 第八条 档案分类：公司常用档案分为文书档案、项目档案、合同档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案（含法人事务档案）、案件卷宗档案、客户档案、固定资产档案、供方档案、研发档案等大类，大类下再区分属类。 第九条 各项档案分类、归档范围、责任部门见附件《公司档案分类、归档范围表、文件来源部门表》。 第十条 编号标准依据《公司档案分类、归档范围表、文件来源部门表》的规定执行, 由公司统一归档的文件由机要室进行编号，各单位不得随意自行编号和更改编号。各单位归档的过程文件由各部门专（兼）职档案员按照机要室文件进行编号，每月提供一次电子版目录（电子版目录采取不定期抽查，检查完成后出具检查通报记录），各单位自行存档的过程资料每年6月底、12月底移交机要室。 第四章 档案保管年限和密级 第十一条 档案保管年限：档案的保管期限可分为短期、长期、永久三类。短期保管的档案，15年期满；长期保管的档案，30年期满；永久保管的档案，50年期满。 第十二条 档案的密级分为：普通、秘密、机密、绝密四种，普通件不需特别注明，其他密级需用红笔在文件明显处加以注明。 第十三条 各项文件档案密级对照表见附件《公司档案分类、检索号、归档范围表、文件来源部门表》。 由于资料的密级程度受特定因素影响，有可能发生变化，对于需要调整密级程度的档案，所属部门负责人可向机要室提出变更申请，机要室也可根据实际情况自行提出变更申请，经公司领导批准后予以变更。 第五章 档案归档、整理和保管 第十四条 归档要求 1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便保管和利用。 2、归档的文件材料原则上要求是原件。 类型 份数（套数） 原件（是/否） 存档部门 备注 合同 至少3 是 机要室、财务部 机要室2份(正、副本)、财务部1份（副本），（财务部需要的合同由签订部门负责提交）原件存机要室，其余部门如有需要留复印件。 精装本图纸 2 是 机要室 加盖联审章、设计院章 平装图纸 1 是 物业公司 加盖联审章、设计院章，竣工后项管部负责提供 3、各单位应向机要室移交清洁、全面、完整的档案，份数或页数不齐全的，机要室一概不收。 4、归档文件要求齐全、完整、准确、系统，字迹图样清晰，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等书写，禁止使用传真纸进行存档。 5、档案归档时间按照《档案归档要求密级对照表》执行。 6、单位撤销、变动，以及项目分期结束时，应由专（兼）职档案管理员收集齐全，妥善保管，严格按类别、目录顺序对号入座排列整齐方可向机要室办理交接手续。 第十五条 归档条件 1、档案归档时需办理归档手续，各单位专（兼）职档案管理员须在取得档案资料后对档案形成的有效性进行核查（包括印鉴是否清晰、日期是否填写、附件是否齐全并加盖骑缝章、涂改处是否有签署各方的盖章确认等）。审查合格后，填写《文件移交清单》。 2、图纸类归档在验证审批流程所需印章齐全后才能归档、移交。 3、荣誉实物、纪念品、模型类归档时，应及时对实物进行拍照保存电子版上传归档，同时保留一份复印件，注明编号并作说明。 4、法人事务类文件（如：工