邮件的拆封和处理邮件的拆封.doc

邮件的拆封与处理邮件的拆封： 有些邮件需要文秘人员拆封后交给上司或有关部门处理，到底哪些邮件可以由文秘人员拆封，哪些不允许，应事先与上司达成协议或规定。一般来说，机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封，除非上司特别授权。写明上司亲启的信件应直接交给上司处理，如果文秘人员无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给上司的时候向他（她）道歉。　 邮件的拆封要注意几点：（1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆信封，公务信件是不允许用手撕的，如果需要拆封的信件很多，最好用手动或自动拆信机，以提高拆封的效率。（2）正确的拆封位置在信封的右边侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。应该用回形针把它与信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档的要求。（3）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，这样才能保证寄信人及时收到回信。（4）信封里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分（英文信在正文下标有“Enc.”——enclosure的缩写）。如发现名称或数量不附，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系，争取事情的妥善解决。信件里的证件、现金等要专项登记和保管。（5）有些邮包是根据公司的订购信寄来的，文秘人员应找出当时的订购信的副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致，记住没有订购的东西不能签收，不能够接受的东西也不能签收，以防止有欺诈性或破坏性邮包。如果物品有质量等问题时，要及时与对方联系。在移交物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。（6）有些单位，如法律部门要求在邮件上加盖收到时的日期章，也可以用手工方式填写，表明收到时的年、月、日、时或分。（7）文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。那些属于“优先考虑”、“紧急”的信件尽快呈送给上司，如紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递等，而一般的公务性信函可以经文秘人员处理后呈送。（8）文秘人员经授权阅看信件时，应把其中的重点部分用红笔划出，并提醒上司注意有关问题（如在信纸边上注明“参阅某卷宗”、“可与前信印证”等），也可以将信中的要点摘录下来以供参考。文秘人员还有责任提供上司回信时的参考资料。（9）收到的广告等邮件，不必交给上司，一般可以作为废纸处理，但有关行业、产品的资料应保存好，或交给有关部门。（10）有些邮件可能误投到文秘人员手里。如果文秘人员不知道转递地址，应该把错误的地址划去，在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。如果误拆了非本公司的信，应在信封上注明“误拆”，并写上自己姓名的缩写，然后把信重新封好并退回去。邮件的处理：（1）需要呈交给上司的信件，应该赶在上司进办公室之前准备好，或在上司上班不久就要准备好。如果以前保存在档案中的信件与现在这封信有很大的关系，把这封信和档案放在一起。　　根据重要程度整理上司的信件，最重要的放在最上面。特快专递和电子邮件经常都是急件，有时广告商也用专人传递手段，但文秘人员应分清那些才是真正的特别紧急的信件。可以问问上司是否应该使用不同颜色的文件夹存放不同种类的信件。　　如果事先得到上司的授权，应对信件进行评注，即把长信中重要的地方标明、显示出来，或者把有用的事情记录下来。如某封信邀请上司在宴会上发表演讲，文秘人员要在信的空白处标出时间、地点等信息，并指出是否与其他约会有冲突。文秘人员可以使用黄色笔标出重要的词，这样复印时就不会留有痕迹。有些办公室不允许在信上写字或作记号，在这种情况下，文秘人员要贴一张自动粘贴、可以移动的小条。　　（2）文秘人员把办公室无法处理的信，以及应该转交其他人的信件分开放好。对于这些信件，文秘人员可以用商店出售的标准型自动粘贴、可移动的提示条来处理，在上面写上希望某人采取什么样的行动，例如： ? 为你提供信息 ? 要你采取行动 ? 征求你的同意 ? 征求你的意见 ? 请转交 ? 请交回 ? 请和我一起审核 ? 请存档 　　文秘人员要审阅信件，把提示条贴在信件上，把信交给应该转交的人，如有必要，附上有关材料或者以前的信件。也可以制作“邮件转送单”，如果信件要给好几个人看，可以设计一个传阅顺序提示条。如果使用的提示条上已经有名字（按职务高低排列），在这些名字前按每个人必须收到的顺序加数字1、2、3（按阅处信件的工作顺序排列）。每个人都必须在看完信件后签上自己的名字，然后再转交给下一个人，不要拿掉信上面的提示条。 ?