建筑工程公司办公室管理制度.doc

建筑工程公司办公室管理制度 建筑工程公司办公室管理制度提要：加强办公室自身建设，弘扬企业精神，组织好后勤保障工作，掌握各项工作进展情况，制定本管理工作制度 自 建筑工程公司办公室管理制度 加强办公室自身建设，弘扬企业精神，组织好后勤保障工作，掌握各项工作进展情况，制定本管理工作制度并随时总结推广好的经验做法，提出改进的意见或建议，根据形势和任务的需要，不断充实和完善。 1.办公室主要职责 负责公司内部的后勤管理及相应服务工作。 负责文件的收、发管理及存档工作。 负责公司会前准备及会议记录的整理、传达。 负责办公用品的购买登记和发放管理。 负责办公设施的维修管理。 负责外来人员接待、登记、管理。 负责大型检查、活动的准备工作。 负责策划并组织公司的大型活动。 负责企业文化的宣传。 负责车辆管理工作。 负责员工福利的发放。 2.文件管理职责 办公室确定专人负责文件收、发管理工作，并规定相应的职责。 收到的文件、传真和其他与公司有关的原始资料后，要分清类别、等级、重要程度等，做好登记。然后及时转交给文件签收人，并将文件紧急情况、时限要求等有关事宜向接收人交代清楚。 收到应上传给总经理的文件、资料、传真、信件等要及时转交到总经理助理处，介绍清楚紧急情况、时限要求等有关事宜，然后由总经理助理做出审验签收。 收到应转交给各部门的文件、资料等，由各部门负责人审验签收，部门负责人外出时，由其他人代收并做好登记。 办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作，并做好保密工作。 收到领导下发的文件通知等要及时准确的转交或通知各部门负责人或其他相关人员，并做好备份、存档、保密工作。 收到各部门签发的文件时，首先要复印存档，然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等及时送达给收件人并做好登记。 收到文件后须由有关负责人签署分发意见，若需呈交给多个部门，要做好数量统计工作，然后再复印、分发文件，原件要妥善保管或交付利害关系人收存，并做好相应地登记工作。 失去存档意义或保存价值的文件和资料等，经过鉴定无误后交办公室主任签字批准后，由两人以上销毁。 3.会议职责 参与公司召开的各种会议，承办公司召开的综合性会议的会务工作，做好公司各种专业会议的会务服务。 传达总经理下达的会议通知及有关部门的会议通知时，要明确会议时间、地点及参加人员。如有事应先请假，同时推荐所属部门人员参会。 负责会议记录，整理会议纪要，以及会议纪要的流转、存档工作。 严肃会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露、外传会议内容，以免影响决议实施。 在会议期间，参加会议人员不得窃窃私语。要做到有言必发，但在会上一旦形成决议，无论个人同意与否都必须认真贯彻执行。 在会议期间，参会人员必须将手机设置成振动或静音状态。 会后将形成的会议纪要呈报总经理批示、然后再附检查催办通知单一并抄送各部门及相关单位。 4.办公用品管理职责 各部门应于每月25日前将下月所需办公用品报给办公室。办公室主任根据办公用品库存情况以及消耗水平，制定出公司下月办公用品采购计划报总经理审批，确定采购数量。经财务部核准后支领资金实施采购。 部分办公用品根据实际情况酌情定量库存。 需要临时采购的物品，各部门必须提前申报计划，经总经理审批后方可采购，临时或急用物品以不耽误使用为原则进行购买。 办公室采购办公用品应到批发市场购买或直接向厂家订购，要货比三家，保证价格合理、质量过关。要建立价格数据库和供应商目录。采购过程中严禁以次充好，营私舞弊，中间提成。一经发现，予以采购全价重罚直至开除。 严格按照采购计划执行，特殊用品办公室无法采购的可先提出申请，经领导批准由使用部门或使用人自行采购。 办公室采购的办公用品登记入册，各部门所需办公用品于每月6日前一次性发放完毕。个人领取办公用品，于每周一上午发放。 严格按照各部门的办公用品计划发放，每次发放一个月的用量，由各部部长监督使用。 所有发放物品必须填写物品领取单，写明分发日期、品名、数量等，办公室记录在帐，领取人签字。 消耗品根据部门实际情况定量发放；自然损坏的要以旧换新，人为损坏的由个人赔偿。 入职、离职人员：入职人员到岗时由该部门领导提出办公用品申请，向办公室领用；离职人员将剩余办公用品一并转给交接人，无交接人时交给办公室，