Excel的统计功能与其运用.ppt

Excel中提供了一个名为MID的函数，其作用就是返回文本串中从指定位置开始特定数目的字符，该数目由用户指定，利用该功能我们就能从身份证号码中分别取出个人的出生年份、月份及日期，然后再加以适当的合并处理即可得出个人的出生年月日信息。 MID函数的格式为MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置（文本中第一个字符的start_num为1，第二个为2……以此类推）；至于Num_chars则是指定希望MID从文本中返回字符的个数。 假定某单位人员管理希望通过身份证号码自动得出员工的出生年月日及性别，现以此为例，将有关步骤向广大用户作一简要介绍： 1. 选中整个B列，然后执行“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”窗口。 2. 选择“数字”选项卡。 3. 在“分类”栏中选择“文本”选项，然后单击“确定”按钮，关闭“单元格格式”窗口，将所有包含有身份证号码的单元格设置为文本格式。 4.将光标移至C3单元格中，然后输入“=MID(B3,7,4)年MID(B3,11,2)月MID(B3,13,2)日)，（如果是15位身份证号“=19MID(B3,7,2)年MID(B3,9,2)月MID(B3,11,2)日内容）。其中MID(B3,7,2)就是从身份证号码的第7位开始取2位数，得出该员工的出生年份，MID(B3,9,2)就是得出该员工的出生月份，而MID(B3,11,2)则是该员工的出生日期，这些信息再加上年、月、日等文字就会组成该员工的准确出生年月日“1970年1月1日”。 5. 接下来我们应将光标移至D3单元格中，然后输入“=IF(MID(B3,17,1)/2=TRUNC(MID(B3,17,1)/2),女,男)”。这就表示取身份证号码的第15位数，若能被2整除，这表明该员工为女性，否则为男性。 6. 最后我们只需利用自动填充功能对其他各个员工的出生年月日、性别进行填充即可。这样就实现了由Excel自动填充员工出生年月日、性别的功能，从而极大地减轻了用户录入数据时的工作量。 设置Excel标签颜色 在Excel中添加常用文件夹 Excel页面背景设置 Excel监视窗口 每次选定同一单元格 为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但是，每次输入一个值后按下Enter键查看结果后，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则题会立刻迎刃而解，既能查看结果，而活动单元格仍为当前单元格。 日期快捷输入 如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。 不连续单元格填充同一数据 启动Excel，选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部选中了，在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时按一下回车，在所有选中的单元格中都出现了同一数据。 自动调整列宽 选中要调整的列，从Excel菜单栏中选择：格式→列→最合适的列宽即可。或者选中要调整的列，将鼠标移动到任意被选中的两列的列标交界处，光标会变为带左右箭头形状（就是我们要手动调整列宽的位置），左键双击 平均分布各行/列 在标尺栏上选中相应的行/列：再拖动其中一个行/列的行宽/列高即可调整所有行或列为同一宽度/高度。另外一种方法就是选中相应的行/列，在行高/列宽对话框中直接输入相应的数值即可。 让序号原地不动 有时我们对数据进行排序时，序号全乱了。如果在序号列与正文列之间插入一个空列，再排序时，序号就不会乱了。位于序号前面的列中的内容均不发生改变；为了不影响显示美观和正常打印，可将这一空列隐藏起来。 平均分布各行/列 自动调整列宽 选中要调整的列，从Excel菜单栏中选择：格式→列→最合适的列宽即可。或者选中要调整的列，将鼠标移动到任意被选中的两列的列标交界处，光标会变为带左右箭头形状（就是我们要手动调整列宽的位置），左键双击 在标尺栏上选中相应的行/列：再拖动其中一个行/列的行宽/列高即可调整所有行或列为同一宽度/高度。另外一种方法就是选中相应的行/列，在行高/列宽对话框中直接输入相应的数值即可。 复制、粘贴中回车键妙用 ①先选要复制的目标单元格，复制后，直接选要粘贴的单元格，回车OK；②先选要复制的目标单元格，复制后，选定要粘贴的区域，回车OK；③先选要复制的目标单元格，复制后，选定要粘贴的不连续单元格，回车OK。 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet