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English Communication For Colleges Learning Guidance 商务交际英语（1）课程导学 Thank you for your attention! 谢 谢 大 家！ Chapter 5 上页 第五章的题目是：Writing Letters to Your Clients and Customers （给客户和顾客的信函）。　　这一章的主要内容是： 1）选择信函中各部分的次序和格式； 2）书写含有中性和积极信息的信函； 3）书写含有负面信息的信函。 商务交际英语（1） English Communication for Colleges Chapter 5 上页 这一章的要点包括：商务信函比备忘录来得正式。它向组织外的人士传达书面信息，它也被用来对组织内的雇员传达正式的书面信息。　　如果信函的中心思想是中性的信息或积极的信息，应当采用直接方式。假如信函的中心思想含有负面的信息，那就应当采用间接的方式。　　信函的标准组成部分包括：日期，收信人地址，称呼语，信函主体，结尾敬语，签名，和查询用的打字人姓名首字母。　　可选择的部分包括：具体收信人姓名，事由，签字部分的公司名称，附件，抄送，附笔，和第二页信头。 商务交际英语（1） English Communication for Colleges Chapter 5 上页 信函的格式 （Business Letter Formats）。　　商务信函的基本格式有：齐头式，改良齐头式，和简化齐头式。选择应基于收信人的喜好。　　齐头式是各行都从左边界开始，段落开始时也不缩进。　　改良齐头式除日期、结尾敬语和签名从页中开始之外，其他都从左边界开始。段落通常用双倍行距表示，因此也不缩进。　　简化齐头式省去称呼语和结尾敬语。常常使用邮件合并功能按格式信书写。 商务交际英语（1) English Communication for Colleges Chapter 5 上页 商务交际英语（1） English Communication for Colleges 信封的写法：信封上的姓名、职务、和地址必须与封内地址相同。如信写给公司而附有具体收信人姓名，把这一项写在公司名称下面一行。地址全用大写字母，省去标点，注明邮编。 计划含有中性或积极信息的信函有四个步骤：1）确定目的；2）确定中心思想；3）确定支持信息；4）根据收信人的情况对内容做出调整。 Chapter 5 上页 含有中性或积极信息信函的核对清单：　　计划阶段：我是不是已经确定了写作的目的？我是不是已经确定了中心思想？我是不是已经确定了支持信息？我是不是已经根据收信人的背景和需要对中心思想和支持信息做了调整？　　写作阶段：我是不是在第一段的头两句中阐明主题？我是不是已经提供为对方满足我的要求所需要的所有支持信息？我是不是把支持信息放在主题之后？结尾是不是友好、礼貌，带有人情味？　　编辑阶段：语言是不是清楚、简明，口气是不是恰当？格式、语法、标点、和拼写是不是正确？第一段和最后一段是不是不超过四行？其他各段是不是不超过八行？ 商务交际英语（1） English Communication for Colleges Chapter 5 上页 含有负面信息信函应使用间接顺序，即先给出细节或理由，使收信人对负面信息有所准备。间接顺序是：中性开头，给出负面消息的原由，表述或隐含负面信息，以积极的口气结尾，如有可能，提供另外一种选择 　　既带有正面信息又带有负面信息的信函的构思阶段与其他信函相同，只是你需要传达两个信息，而不是一个。在组织这类信函时，使用带有负面信函的方式，但使用正面信息作为中性的开始。 商务交际英语（1） English Communication for Colleges Chapter 5 上页 有关含有负面信息信函的核对清单：　　构思阶段：我是不是已经确定了写作的目的？我是不是已经确定了中心思想？我是不是已经确定了支持信息？我是不是已经根据收信人的背景和需要对中心思想和支持信息做了调整？ 写作阶段：开始部分是不是是中性的，是不是介绍了主题？支持信息部分是不是集中于收信人能接受的负面信息的一两个理由？是不是使用了积极语言来传达负面信息？在传达负面信息时，是不是使用了