文书学第六章文档系统的建立复习思考题答案.docVIP

第六章文档系统的建立 【本章案例分析】 某局使用“年代——机构——保管期限”进行文件分类，但同时又单独设计了“统计报表类”，将本局编制或报送的各类人员、工资等基本数据报表等归档文件归入其中，这种做法是否正确？ 错, 采用复式分类法同一分类层次只能采用一种分类方法;该局采用了“年度—机构—保管期限”分类方法，使分类方案在同一层次既出现了按机构分类，又按问题分类情况，使分类体系随意、混乱，影响检索。 某公司一个案件的处理工作从1998年开始至2003年结束，前后整整持续了5年，为了遵守归档制度，办案人员每年6月以前都向综合档案室移交该案件前一年形成的档案文件，这样做是否正确？为什么？ 上述工作形成的全部归档文件，原则上应在工作结束年即2003年一并整理归档。在分类时，将这些文件全部归入2003年这一年度，将来在档案管理和提供利用时，可在工作结束年的档案中找到该项工作形成的全部档案，方便档案人员的管理和利用者的查找。但对此也不能机械理解，要同时考虑机关文件归档制度和这项工作每年的文件形成量。如果机关文件归档制度要求必须逐年归档，那么将这些文件分散到5个年度内归档也是可以的，但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度，保证查找时的方便。此外，如果这项工作每年的文件形成量较大，如果不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整并加大平时管理的难度，同样可以将这些文件分散到5个年度内归档。 某大学召开