023-qems管理沟通控制程序.docVIP

中山市富泰涂料有限公司 Zhongshan Futai Paint Co.Ltd 沟通管理控制程序 受控正本印 受控副本印 文件编号：FT-QEP-23 版本：A／01 分发号： 生效日期：2006年08月01日 编制: 批准: 日期: 日期: 页次 修改前版本号 修改后版本号 修订内容 修订日期 审批人 1 目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本办法。 2 适用范围 适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。 3 职责 3.1 物控部、业务部、环保组等部门负责对应相关方信息的收集。 3.2 各部门负责工作范围内信息的传递与交流。 3.3ISO办负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理。 3.4 信息部负责建立信息库，保存和管理相关的信息。 3.5 环保组负责紧急（环境）信息的处理。 4工作程序 4.1信息分类，一切与质量环境管理体系管理实现过程及有效性有关的内容都是内/外沟通交流的对象。 4.1.1外部信息 a. 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息； b. 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等； c. 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供应商、废物收购方、运输司机、附近居民、化工区、上级环保行政部门等 d. 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术、环境、质量管理等方面的信息。 4.1.2内部信息 a. 正常信息，如方针目标指标、检验监测记录、内部审核与环境管理评审报告以及体系正常运行时的其他的记录等； b. （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等； c. 紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境信息与记录； d. 其他内部信息（如员工的建议等） 4.2信息的收集与处理 信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式以传递。 4.2.1外部信息的收集与处理 （1）环保组和ISO办公室分别负责化工区监测站、市环保局、质量技术监督局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。 （2）政策法规、标准类的资料信息由环保组等各相关部门负责收集、更新、整理，交ISO办公室保存，详见《法律与其他要求控制程序》及《文件和资料控制程序》。 （3）行政部、物控部、环保组、分别负责与工程合同方、物料供应商、废物收购方、运输司机等进行信息沟通，业务部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉的处理详见《不合格控制程序》和《纠正和预防措施控制程序》，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，对应部门应记录于《信息联络沟通登记本》中，在相应的部门碰头会、不同部门交流会、宣传栏，公司行政例会等相应的管理例会和日常工作中进行交流沟通。 （4）环境满意度调查及环境因素确定沟通 环保组定期或不定期检查环保设施，走访居民，进行内外部满意度调查，将调查联络信息记录在“信息联络沟通登记本”上，或用“社会满意度调查表”对相关方进行联系调查。有投诉或指示时填写“客户及社会相关方投诉处理表”及时处理相关方的抱怨或指示。 环保经理与上级环保行政部门（环保局化工区等）常联系，了解环境法规及其他要求的变化，进行有关环境因素决定的沟通，及时修订环境管理方案，创造一个员工、居民、社区满意的良好环境。 （5）各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量、环境技术，质量、环境管理信息等，应记录于《信息联络沟通登记本》中，在一周内以反馈到ISO办公室，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 4.2.2内部信息的收集与处理 （1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；ISO办公室按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 （2）（潜在）不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。 （3）紧急（环境）信息由发现部门迅速传递给环保组组织处理，可采用电话、传真及口讯等方式，参见《应急准备与响应控制程序》。 （4）其他内部信息，提供者可以意见条、建议等不诸形式的方式方法反馈给ISO办公室进行处理。 4.3获得信息的方式和渠道包括：面谈、电话联系、信涵、传真、调查问卷、上网、媒体广告、板报、意见箱及报告等。 4.4信息库的建立和应用 4.4.1信息部负责