秘书通识课程-如何成为上级的好帮手.ppt

秘 書 概 論 ──如何成為主管的好幫手 中央人力資源處 王軍旗 2001.12.8 學完該課程，你應該達到 認清秘書的角色定位 掌握秘書須具備的知識、技能及素質 了解秘書的工作職責及成功途徑 未來秘書職業發展的趨勢 最最重要: 學會如何成為上級的好幫手，邁向成功！ 第一篇: 秘書簡述 秘書是一個什麼樣的職業 源自 secret A person employed to handle correspondence, keep files, and do clerical work for another person or an organization. ── America Heritage Dictionary 受雇為上級處理資訊、日常事務和雜務的人 ── 漢語大詞典 秘書的官方定義 《辭海》：秘書即領導的助手。《英漢詞典》：秘書緣于拉丁文secretarius，意即“可靠的職員”。《現代漢語詞典》：秘書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。　　1998年5月，國家勞動部（現勞動和社會保障部）在其新頒佈的《秘書職業技能標準》一書上將“秘書”概念定義爲：專門從事辦公室程式工作，協助領導處理財務及日常事務，並爲領導決策及實施服務的人員。　　目前我國秘書從業人員約達2300萬人。 秘書的由來 古代的秘書: 書吏 書記 師爺 國外的秘書 秘書的其他稱謂: 行政助理、協調經理、專業經理、執行秘書或執行助理等 我國的秘書職業資格鑑定 勞動和社會保障部兩年前就開始在全國開展了秘書職業資格鑒定工作，要求秘書持證上崗。 秘書職業分秘書(涉外)、秘書(普通)兩個種類，每個職業分初級、中級、高級。其中，秘書(涉外)專業外語考核，設英語、日語、俄語3個語種，報考人員可根據自己的專業語種，任選一種語言應試。 秘書的分類分級 初級秘書——應包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等。　　 中等秘書（一般性秘書） ——包括部門經理秘書、經理助理等處於中層管理者左右的秘書、中小公司的經理秘書。　　 高級秘書（經理助理）——則包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書等。 國外秘書資格認證 美國秘書協會的CPS(Certified Professional Secretary)考試 (美國秘書職業的平均年收入在2.5萬美元至3.5萬美元。矽谷有些秘書的年薪平均在6萬至10萬美元。) 行政管理協會（AMS）的CAM考試 英國“特許秘書和行政人員工會”（ICSA）的專業資格證書 NVQ職業能力認證簡介 日本的CBS的資格考試 秘書的角色 秘書應該扮演的四個不同的角色 4M Manager(管理者)管理好經理的事務； Mother(母親)像母親一樣關心自己的老闆；Model(模特兒)良好的形象舉止； Maid(侍女)像服侍客戶一樣服侍經理。 秘書的角色定位 秘書是相對於經理而產生的職位，如果沒有經理，就沒有秘書，經理的目標就是你的目標 而經理又是怎樣產生的呢?你的主管在做什麼工作?經理的角色如何定位? 秘書角色的定位──協助管理層做工作，亦即幫助經理成功 輔佐的功能.襄助主管處理一切裏裏外外的業務成了秘書的職責. 管理的功能. 匯整分析資訊，提供主管決策支持 秘書的工作職責 ---從輔佐功能的角度看: 打字 接受口授，並傳達給相關人員 傳真收發 接聽電話 處理信件/書籍雜志 文件歸檔 接待外部客人或公司員工/干部來訪 辦公室清潔 秘書的工作職責 ---從管理功能的角度看: 計劃 工作計劃制訂 組織 工作會議/面試/ 協調 面談/溝通(內部/外部) 擔當交流的 紐帶(上轉下達 上情下達 下情上達) 控制 整合內外部資訊，掌握事態進展 工作報告/業務審核與核準 激勵 交流/評估/ 建立文檔系統, 為以上環節提供支持 秘書業務可分為四類: 資訊管理業務; 事務業務; 公關業務; 綜合業務. 資訊管理 事務業務 秘書應具備的技能與品質 快速的打字和排版速度 速記/錄音 一個好聽眾 交流技巧(電話/面對面/書面/記錄整理 辦公室技能(歸檔/跟蹤調查) 秘書應具備的技能、心理素質與知識 專業能力 理解和領會能力 條理和駕馭能力 口語表達能力 應變能力 交際能力 文字表達能力 現代化辦公技能 現代化辦公技能包括 電腦打字排版 電話/傳真 复印技術 速記技術 互聯網應用(資訊搜尋、email 收發) 視