高效的现场会议组织讲述.ppt

高效的现场会议组织 管理中的会议： 现场管理会议要： 一、现场会议管理的十个要素 二、现场会议的掌控 三、现场会议必须注重后续追踪 * * 会议的能力是现代人必备的团队工作能力 管理者提高执行力与个人权威的有效工具。 会议正是团队合作最常用的有效沟通方式。 合理的会议制度是公司管理水平的体现。 计划—必须通过开会，来集思广益，形成最优化的计划； 组织—必须通过开会，来明确机构的职、权、利关系； 指挥—必须通过开会，才能进行具体的任务布置； 协调—必须通过开会，才能弥合分歧，纠正偏差； 控制—也必须通过开会，才能全面、系统地贯彻。 ●　讲究会议成本。 ●　注重会议召开的时机。 ※　重要的、紧急的议题 ※ 需要集思广益的 ※ 无法私下协商的 1、必须确立明确的目标 为什么开会、目的、解决什么问题。 沟通传达信息、达成协议与解决问题、资源共享、监督员工、协调矛盾、开发创意、动员激励士气、巩固权威地位。 对任何一个公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。 问题：为开会而开会，开会本身成了工作与业绩。 2、完善信息的采集与分析 信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单）、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。 3、追求不断的创新 每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。 4、制定周密的计划 无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节。制定标准化会议程序。 5、实施严格的现场管理 大型会议的组织既要科学又要严谨、艺术。 在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。 问题：不紧凑是我们会议的老毛病！ 6、结束与细致的总结 会议结束后总结一下你提供多少价值？什么是你这次会议的收益？与会者还会参加你的会议吗？将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。 问题：缺了最后一步，会议等于零！ 7、记住，顾客永远是第一 你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要，要记住：顾客永远是第一重要的！ 问题：有时领导会成为会议的第一！ 8、合理控制预算 要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。 问题：不该、不配参加会议的人太多！ 9、清晰而明确的沟通 清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢？ 问题：听会的多，发言的少是老毛病！ 10、成熟的危机管理 针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。 凡事予则立，不予则废。 1、会议议程 ◆由重要到不重要 —— 重要议题应列在首位。 ◆由尖锐到不尖锐 —— 与会者先建立信任与和谐 的氛围，再触及尖锐问题，增进问题的可解决性。 ◆由易到难 —— 切不可一开始就触及与会者不熟 悉的议程内容。 现场会议最好一个会议一个问题。 2、深度汇谈方式 我们的会议之所以失效，原因之一是所有与会者的资讯没有完全释放，讨论不充分，或一言堂、或已先有决议，会议只是走过场。何谈贯彻执行！ 所有参与者必须将他们的假设“悬挂”在面前 所有参与者必须视彼此为伙伴。 必须有一位“辅导者”来掌握深度汇谈的精义与架构。 3、会议主持人的工作要点： ◆促进发言：让大家发言，并说出想表达的意见。 ◆促动工作分配：鼓励大家主动认领工作，掌握成功的机会。 ◆促动创意：提出一些其他产品的优点，激发大家的创意，将 别人的优点用于我们的产品上。 ◆促动问题：主席应提出一些问题让与会人员了解问题的状况。 ◆促动感情：主席除了要让与会者体会到你的关怀、感恩、自 责、包容、肯定外，还要让与会者自动自发创造 和谐的气氛。 独占发言——避免长的发言，占用大家交流意见的时间。 情绪粗暴——要能容纳他人的发言，不可情绪化与他人发 生冲突。 优柔寡断——要思路清晰，对决议事项要果断、明确。 介入冲突——应站在中立的立场来化解冲突。 议程独控——应依照流程引导者正常进行，不可一人任意 掌控议程。 4、会议中的问题与对策： 跑题： 事先将规则与