对数据分析审核的思考.docVIP

审核数据分析的思考 江苏评审中心张家港办事处 王根兴 数据分析是基于事实决策的基础性工作。数据收集得愈充分，分析得愈到位，决策就愈适时、准确；反之，则可能因决策错误而导致失误。 ISO9001：2000标准8.4条款规定：“组织应确定、收集和分析适当的数据，以证实质量管理体系的适宜性和有效性，并评价在何处可以持续改进质量管理体系的有效性。这应包括来自监视和测量的结果以及其他有关来源的数据。 数据分析应提供以下有关的信息： a）顾客满意； b）与产品要求的符合性； c）过程和产品的特性及趋势，包括采取预防措施的机会； d）供方。” 正确有效地审核组织运作“数据分析”这一条款，应作以下六点思考： 一、数据分析的目的 开展任何一样工作，首先要考虑为什么做。审核“数据分析”这一条款，首先要了解组织收集和分析有关数据的目的是什么。从8.4条款内容看，其目的主要有两个。 1证实 判断组织建立并实施的质量管理体系是否适宜，是否有效，需要以事实或正确的信息为基础，需要对收集的数据和信息进行合乎逻辑的分析，然后才能得出正确的结论。证实组织质量管理体系的适宜性和有效性，应是收集和分析有关数据的目的之一。 2评价 证实质量管理体系是否适宜，是否有效，仅仅是对组织的质量管理体系的过去的状态作了一个评价而已。任何一个组织回顾过去都是为了改进未来。持续改进组织的业绩是组织的一个永恒目标。评价何处可以进一步改进质量管理体系的有效性，开发和改进组织业绩的潜能，应是组织收集和分析有关数据的又一目的。 二、数据分析的程序 在了解了收集和分析有关数据的目的后，根据标准关于“组织应确定、收集和分析适当的数据”的规定，调查组织对“确定、收集和分析”三个相互关联、既定顺序的子过程的实施情况。 1确定 组织确定收集和分析哪些数据呢？对这一问题，可能有一些审核人员也会感到很困惑，虽然标准已经明示“这应包括来自监视和测量的结果以及其他有关来源的数据”。其实，数据分析的目的，与管理评审的目的基本是一致的；管理评审要求输入的七个方面的信息，正是组织需要确定收集和分析的相关数据。 2收集 组织应明确负责收集各种数据的部门或个人，明确收集的渠道、方法和频次等。审核中，应该调查收集的职责、渠道、方法和频次。 3分析 组织应明确各种信息的分析者，选择适当的分析方法，包括统计技术。对分析的方法，不应强调非应用统计技术不可，应以其结果能满足标准规定的三项要求为原则：一是能证实质量管理体系的适宜性和有效性；二是能评价在何处可以持续改进质量管理体系的有效性；三是能提供规定应提供的有关的信息。 三、“适当的数据”的内涵 标准规定“组织应确定、收集和分析适当的数据”。何为“适当”？如何把握？审核时，应从三个方面去考虑。 1能证实质量管理体系的适宜性和有效性 质量管理体系的适宜性和有效性的监视和测量，是通过质量管理体系的内部审核和管理评审进行的，也就是说，内部审核和管理评审涉及到的信息，应是收集和分析的数据。 2能评价在何处可以持续改进质量管理体系的有效性 收集的数据，不仅要能证实组织的质量管理体系是适宜的和有效的，而且还要能显示出其不适宜的一面或无效的一面（即负面的），能让组织由此实施持续改进。 3能提供标准规定的信息 这些信息包括：顾客满意方面的信息，如顾客期望的趋势和不满意的主要方面；产品要求的符合性，如不足的主要方面；产品特性的变差，过程能力要素的变差，它们发展的趋势和潜在的问题；供方产品和过程的相关信息。 四、监视和测量的结果 组织确定、收集和分析的数据，“应包括来自监视和测量的结果以及其他有关来源的数据”。这里所说的“监视和测量的结果”，是指标准8.1要求“组织应策划并实施”的监视、测量的结果。当然，主要指以下四个方面的监视和测量的结果。 1顾客满意 顾客满意是对质量管理体系业绩的一种测量数据，它在整个质量管理体系中是一个核心数据，是需要关注的焦点性数据、是第一重要的数据。标准对此提出了必须“获取和利用”的要求。 2内部审核 内部审核的目的有五项：一是确定质量管理体系是否符合产品实现策划的安排；二是确定质量管理体系是否符合标准的要求；三是确定质量管理体系是否符合组织所确定的质量管理体系的要求；四是确定质量管理体系是否有效实施；五是确定质量管理体系是否保持完整。可见，这项数据是对组织建立并实施的质量管理体系是否适宜、有效的证实性数据。 3过程的监视和测量 “过程实现所策划的结果的能力”的因素，是“人、机、料、法、环”；其中任何一项因素都会对实现所策划的结果造成影响。组织要保持质量管理体系所需过程的能力，必须分析各过程的能力因素的适宜性及其趋势，对潜在的不适宜采取必要的预防措施；同时，对未达到所策划的结果的过程，必须从各能力因素方面去收集证据，分析原因。 4产品的监视和测量 对产品监