第五章 秘书调研与信息工作.pptVIP

第五章  秘书的调研与信息工作 本章内容 教学任务：使学生充分认识调研和信息工作对秘书工作人员的重要意义，掌握调研的方法和程序、正确的信息收集和处理的方法，具备综合运用两项技能的能力。 教学重点：调研的方法和程序，信息收集和处理的方法。 教学难点：信息收集和处理的方法 教学方式：理论讲授、案例分析 课时分配：3课时 第一节 秘书的调查研究工作 调查研究的涵义 秘书调查研究工作的特点 秘书调查研究的作用 调查研究的方法 调查研究的程序和步骤 一、调查研究的涵义 调查研究是指人们运用专业的调研方法，对具有重大意义的事件或需要解决的问题，通过正确的方法收集、整理、分析、研究资料，得出结论，从而认识客观现象的本质及其发展变化规律的一种主动的实践活动。 “调查”“研究” 调查 （动）对客观情况进行考察了解：这件事还没有经过～，不要过早地下结论。 研究 （动）①探求事物的真相、性质、规律等：医学家正在～冠状病毒。②考虑或商讨：这个问题需要开会～一下。 对于此事，我们先要调查清楚真相，然后研究做出决定。 二、秘书调查研究工作的特点 一致性 经常性 广泛性 三、秘书调查研究的作用 是秘书人员帮助领导更好地决策和管理的前提 是秘书人员完成好各项工作的基础 是提高秘书人员的工作能力和综合素质的必要途径  四、调查研究的方法 实地观察法 个别访谈法 座谈调查法 问卷调查法 通信调查法 网络调查法 （一）实地观察法 调查者亲自到现场，通过对调查对象的直接感知来获取第一手资料的一种调查研究方法。 合适的时间，全面了解真实情况，进行客观分析。 （二）个别访谈法 调查者通过与调查对象进行面对面的访问交谈获取较深层次信息的一种调查研究方法。 正式访谈 随机访谈 访谈法注意事项 面对不同受访者采取不同的发问方式 提问的角度要尽量小 注意自己角色的定位 一定要做好记录 （三）座谈调查法 调查者以座谈会的方式，把调查对象召集在一起，通过对其进行询问或引导他们进行讨论，而获取信息的一种调查研究方法。 座谈法注意事项 不要使受约人员类型太同一化 让与会者了解座谈的主题与目的 会前拟好提纲 力争使会议在轻松的气氛中进行 对取得的关键性材料要经过核实 会后对记录要及时整理并总结 （四）问卷调查法 以书面调查的形式，通过调查者围绕调查目的，拟定一个问卷，让被调查者选择或填写答案，然后将问卷收集起来，对调查结果进行统计和分析，以了解被调查者的情况、态度和意见，从而收集到可靠的资料的一种调查方法。 封闭式问卷 便于收集和分析信息资料 进行统计分析比较容易，费用较低 比较容易配合 开放式问卷 答案整理起来比较困难 被拒答的几率较高 （五）通信调查法 调查者利用电话或邮件向被调查对象了解所需查知事项的一种调查方法。 由于双方无法面对面交流，所以调查者提问要尽量简捷，同时留意对方语气中流露出来的情感，注意发问时不要涉及对方的隐私。 （六）网络调查法 调查者利用网络把分散的调查力量组织起来，围绕一定任务开展调查的一种调查研究方法。 可与其他传统的调查方法配合使用，是成本低、效率高的一种调查方式。 五、调查研究的程序和步骤 调查准备阶段 调查实施阶段 研究表述阶段 （一）调查准备阶段 明确目的，确定课题 确定调查对象 制定调查方案 组建调查队伍 （二）调查实施阶段 调查材料的收集 调查材料的记录 调查材料的整理 （三）研究表述阶段 研究调查材料 撰写调查报告 第二节 秘书的信息处理工作 秘书信息工作的涵义和作用 秘书收集信息的内容和方法 秘书对信息的处理 一、秘书信息工作的涵义和作用 （一）秘书信息工作的涵义 1.信息 消息，音信：分手之后，再没有她的～。 信息论中指用符号传送的报道，而报道的内容是接收符号的人预先不知道的。 信息的特征 客观性（信息真实） 时效性（信息及时） 可传递性（信息流传） 2.秘书信息工作 秘书工作人员对信息的收集、整理、传递、利用和存储等一系列工作就是秘书信息工作。它是秘书工作的核心内容。 （二）秘书信息工作的作用 做好秘书信息工作是发挥秘书辅助领导决策功能的保证 信息工作是秘书完成日常工作的重要基础 信息工作能促进秘书提高自身的综合能力 二、秘书收集信息的内容和方法 （一）信息收集的内容 1.信息收集的范围 本组织的信息 国际市场信息 客户信息 经济贸易信息 国际金融信息 法律政策信息 2.信息收集的渠道 媒体渠道 网络渠道 会议渠道 文件渠道 业务渠道 （二）信息收集的主要方法 观察法 听读法 调查法 索购法 交换法 三、秘书对信息的处理 （一）处理信息的原则 明确信息处理的