江苏归档文件整理细则解读.pptVIP

三、排列 1.归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。 2.归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 ? 在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列。 ? 同一事由的归档文件应集中排列在一起。 ? 同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列。 ? 不同事由的归档文件应按照办结时间顺序排列。 ? 会议文件等成套性文件可集中排列。 四、编号 1.编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号。 2.归档章是档号在纸质归档文件材料中的具体体现。 3.档号的结构为：全宗号—档案门类代码年度—保管 期限—机构（问题）代码—件号。上、下位代码之 间用“—”连接。如 “0324-WS2016-Y00-000-0001”。 4.归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置，如批示或收文章等占用上述位置，可盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。 5.首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等首页无法盖章，可在材料内第一页上端的空白位置加盖归档章。 归档章的格式 （全宗号） （门类年度） （件号） *（机构或问题） （保管期限） （页数） 归档章示例： 331 WS2016 8 党群类 永久 5 注： ?盒号是否标注在文件中？不用。案盒仅仅是档案装具，不是整理单位，与盒内文件没有必然联系。 在电子文件管理中，盒号会增加检索层次和管理 难度。 五、编目 归档文件应依据分类方案和档号顺序，编制归档文件目录。 目录体现为纸质目录和电子目录两种形式。推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。 在归档文件目录中，一份文件只体现为一条条目。 1.序号。 即归档文件顺序号，每册归档文件目录的序号应从“1”开始逐条编制。 2.档号 3.发文的字号。是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、发文顺序号组成，如档办〔2010〕8号。文号中的年度用六角 括号“〔 〕”括入。 4.责任者。责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 ?填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用 “本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的简称。 ?联合发文时一般应将所有责任者照实著录，责任者过多 时可适当省略，但一是立档单位是责任者的必须著录； 二是文号所代表的机关必须著录。 ?个人作为责任者的文件材料，应著录个人责任者。 5.题名。?文件标题。一般情况下文件只有一个题名（正题名），填写目录中题名项时应照实抄录。自拟标题的，外加[ ]。 “ ” “ ” 江苏省归档文件整理规则实施细则解读 本细则贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作。归档文件应当齐全完整，保管期限划分准确。档案进馆单位应当按照国家档案局第 8 号令、10 号令要求，执行经当地档案行政管理部门批准的文件材料归档范围和档案保管期限表收集归档文件材料。 归档文件整理应当符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。所使用的档案管理系统应当符合国家档案局有关档案管理系统软件功能要求及江苏省有关地方标准规范要求。 三部分内容： 1、《细则》主要修订内容 2、整理的一般要求 3、纸质归档文件的其他整理要求 第一部分 《细则》主要修订内容 1、扩大适用范围。纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料，纳入电子文件整理。 2、规定整理流程。组件、修整、装订、编页、装盒、排架；格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储。 3、取消馆编件号。同时对归档章、备考表、档案盒等项目进行调整。 4、增加档号内容。确定档号结构，明确编制方法。 与国家档案局已发布《数字档案室建设指南》保 持一致。 5、调整归档文件目录栏目和编制内容。 6、明确装订方式。根据保管期限不同，确定装订 方式，装订方式、材料应满足保管期限要求。 第二部分 整理的一般要求 整理流程 整理的一般流程包括组件、分类、排列、编号和编目。 一、组件 组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排 序，即一是件由哪几部分构成的，二是这些构成 部分的排序原则，也就是件内文件如何排序。 （一）件的构成 1.本细则以件为归档文件的整理单位。件是归档文件整理的最小单位。“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2.一般以每份文件为一件。 3.注意：文件正本、发文稿纸、定稿为一件，法规等重要文件的正文与历次修改稿数量多的，可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，将记载修改过程的定稿与正文、发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；