大型处方药推广会议详细工作指引.doc

推广会议详细工作指引 会议主席和讲者 选择大会主席及讲者 一、主席、讲者人选原则： 主席人选的举办地原则：一般区域会议应从当地请主席。以下情况可选择异地主席 对当地有特殊影响力的异地专家，可考虑做主席或联合主席； 当地专家无法或难以选择出公认的学科带头人，或专家矛盾难以协调； 中华医学会等全国专科学术年会之卫星会； 公司组织的全国目标医生会议； 公司组织的国外会议或国外参会； 主席、讲者匹配原则： 主席在学术地位、资历、影响力等方面要略高于讲者； 主席与讲者性格特点、人际关系良好，无不良合作记录； 主席与讲者的学术观点、派别、研究方向无明显冲突； 确认两者的配合可以平衡当地各专家，切忌褒贬； 主席、讲者在位原则： 优先邀请现任专家做主席或讲者； 仍有现实影响力的专家如：院士，可作为掌控局面的备选； 主席、讲者与产品关联度原则： 选择与产品治疗领域相关度高的专家做主席和讲者； 主席、讲者与会议性质、重要性、学术性原则： 主席、讲者人选 与会者来源 与会者层次 会议重要性 会议学术性 学科全国顶尖专家 来自全国或大城市 含全国专家 产品最重要的会议之一 较强的学术性或新观点 学科全国顶尖专家或学科直辖市级专家或学科省级顶尖专家 来自省会城市 含省级专家 产品最重要的会议之一 较强的学术性或新观点 学科全国顶尖专家或学科直辖市级专家或学科省级顶尖专家或学科本市级顶尖专家 来自二级城市 含本市专家 产品重要的会议之一 较强的学术性或新观点 6、讲者本地、外地原则： 在邀请两名以上讲者时，尽量安排一个本地讲者、一个外地讲者，以增强会议的交流气氛。并遵循以上金字塔结构。 二、主席、讲者人选信息渠道： 公司产品专家资料库； 本人或通过当地市场、销售的同事向拟参会的医生了解； 参考同专业其他产品会议，及专业会议和杂志； 主席、讲者身份 取得主席、讲者的最新有效名片，以名片信息为准比较可靠，必要时可与本人确认。 主席、讲者沟通 与主席、讲者正式沟通前，应首先复习一下公司产品专家资料库中的相关专家资料。对不熟悉的专家尤其如此，最好同时和熟悉该专家的同事或他人详细了解清楚。了解专家是否是少数民族或外宾，其相关风俗或饮食的特殊要求及翻译配备；对于外籍专家的沟通很大程度上要与翻译沟通好；掌握专家的下列信息对你更好地理清拜访思路和制定拜访前计划十分有帮助： 专家的学术倾向、派别、专业特长、发表学术论文、研究方向及进展水平、最近研究方向和进展、学会和社会职务、学会会议活动中的角色、地位、兴趣爱好、人际关系、重要纪念日期、作息常规、与公司的合作记录和对各药厂的态度、支持程度等信息技能等。 一、90沟通日： 要点：即正式邀请专家作为大会主席或讲者之日与主席或讲者的第一次沟通。主席或讲者候选人一般都是业内著名专家，日程非常繁忙。应在会议基本确定后的第一时间尽早联系主席和讲者`，以便进一步协调公司、主席、讲者三方的时间（有时还有合作方如学会），准确确定会议日期。一般从充分和礼貌考虑，应在会前90天以上，但具体还要根据会议的情况和性质决定。如；有些两年或每年一次的中华医学会专科年会的厂家卫星会，由于大专家几乎都会参加年会，并且会担任各个时段的主席或讲者，有的厂家会在本届会议结束后，马上与一些专家口头预定下一届卫星会的主席或讲者，然后随时间临近再一步一步的跟进。这种情况下邀请专家作为大会主席或讲者提前的时间就一定要多于90天。而有些公司自己组织的大会，举办时间可能不在该专科医生国内外的会议高峰期，专家们的时间可能比较从容，这种情况下，可能会前60天也能请到满意的专家。总之，90天是一般情况，要以能请到满意的专家为准。但切忌会前一个月以内，临时请专家，专家会感觉是去当“替补”，很不礼貌。 沟通指引： 确定接受邀请，做为主席或讲者； 向主席通报拟请讲者和向讲者通报拟请主席，征得认同； 尽量确定会议确切日期。由于涉及主席、讲者（可能不止一人）和公司及合作方等多个方面，有必要请对方允许在一定的时间之内，有细微的调整，并承诺自己将尽快与各方协调后，将进展在第一时间向专家汇报； 通报会议议程，沟通会议主题，讲者讲题，征得认同； 征求主席、讲者对会议安排的意见和建议，记录； 与讲者讨论讲稿大纲的具体包括的内容，记录； 告诉讲者，“我会尽快将和您今天讨论的大纲制作成幻灯片，再与您沟通” 一定要由公司自己的人（通常是产品经理）制作幻灯片，不要让讲者自己做，因为那样做你承担的风险会很大，并且会失控！ 告诉主席，“我会将会议安排的进展和与讲者的沟通情况随时汇报给您” 跟进拜访或通讯跟进：在随后的两周内保持每人两次以上的跟进拜访或通讯跟进（电话、短信、email），沟通会议安排及讲者或主席沟通情况。异地主席或讲者不能每次出差拜访，可以通过通讯跟进，最好事先得到专家的认同和谅解，