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新ERP商品管理操作指引 ——总部财务商品管理 采购订单 单据的状态 打开：可修改状态（包括扫货，修改数量，更改供应商或对方门店） 确认发送：不可修改状态，已上传总部 审核流：包括待审核、审核未通过、审核已通过三个状态 已释放：单据被总部审核通过的过程称为“释放”，只有“已释放”状态下的单据，门店才能过帐，变更库存 作废：单据未被总部审核通过，门店把单据作废 先收箱（物流单） 后收件（采购单） 采购收货数量差异的几种情况处理 一、正常收货或少收的情况 二、实际收到的数量大于单据数量 1、属于该供应商的货品，条码在单据中存在，数量大于单据的数量，但未超过了系统允许接收的范围，该部分将直接进入采购单收货 2、属于该供应商的货品，条码在单据中存在，数量超过了系统允许接收的范围，超出的部分将产生超收单 3、属于该供应商的货品，单据内没有的条码，但在实际收货中扫描存在，将直接产生超收单 4、属于该供应商的货品，但根本没有该商品条码的资料，先通知总部下发商品资料，然后按照第3情况进行处理 5、不属于该供应商的货品，不能在该单据中收货，并请示总部进行处理。 超收的单据没有带物流单，当门店把A采购单生成的超收单确认发送以后，如果A采购单再发生超收，系统会再创建一张新的超收单。但一般情况下，为了方便管理和统计，要求必须把A采购单的商品完全收货以后再发送生成的超收单 无单采购 作为采购订单的补充，在没有收到总部下发单据，但收到供应商送货的情况下，经总部同意可以使用。 无单采购不带物流单 采购退货流程 采购退货单据状态变化 调拨单据 调拨收发货与店内调拨 先扫件数，后装箱 单据释放，再发运 调拨单据流程图 流程与采购收货类似，先收箱（物流单），再收件数（调拨单），超收生成的调整单必须在全部收货以后才能确认 调拨收货的差异处理 门店少收 做为店店调拨的收货方，当收货的数量少于单据数量，过帐以后，差异数量将会存入总部的虚拟仓，待物流部认定责任后重新做调整单让责任门店增加库存 门店多收 当收货方收到的数量多于单据中的该条码的数量，或单据中根本不存在的条码，则会直接生成调整单（调整单没有超收率），当全部的货品收完以后，门店将关联的调整单发送总部进行审核，待审核通过，单据被释放以后，门店才能将这批多收的货品入库。 整店撤店的调拨 新系统简化了整体撤店调拨的流程，通过设定条件，系统可以根据整个门店，某特定的供应商等条件，自动计算出门店的库存，大大减少了手工扫描的操作。主要用于撤店和搬迁时调拨库存商品 在新系统，调拨的收发货用的是同一张卡片，唯一就是扫描录入的接口不一样，操作时要注意区分 店内调拨 新系统引入了门店分仓的概念，系统默认门店分为2个仓库，A仓库和B仓库；A代表卖场、B代表仓库。门店的收发货和销售，库存都是从A仓库里面扣减和增加。店内调拨单的释放不需要通过总部，门店有权限自己操作。分仓概念的引入更有利于门店的管理和操作，对俱乐部还可以按需要分配多个仓库。 团 购 销 售 单 团购单 团购单的作用： 作为收银的补充：让特定商品或特定客户享受折扣优惠 允许零库存订货：当客户不急于要求交货的时候，门店可以先做单送交总部审核，再要求供应商送货。 团购退货单 注意 由于系统并不会检查退货的商品是否曾经卖出过，所以门店必须要根据客户的源单据进行退货 总结 总结 总结 总结 门店单据一经确认发送就不能修改 只有“已释放”状态下的单据，门店才能过帐，变更库存 门店收货总原则：先收箱（物流单）后收件（采购单、调拨单） 收货无物流单的情况： 1、门店采购超收单的收货 2、门店采购无单转有单的收货 门店需要总部释放的情况： 1、采购收货超收（系统存在超收率） 2、采购退货 3、调拨多收生成调整单（无超收率） 4、团购及团购退货 总结 门店需要请示总部的情况： 1、系统无货品资料 2、货品不属于采购单上的供应商 门店调拨发货是先扫件后装箱，单据释放，再做物流单发运 门店的收发货和销售，库存都是从A仓（卖场）里面扣减和增加，故门店必须要有店内调拨后才能收发货和销售 盘 点 与 反 盘 点 盘点单：描述本次盘点所包含的所有商品条码和库存的单据 盘点纸：从属于盘点单，记录本次盘点部分或全部商品通过扫描的实际库存数量 一个盘点单可以带多个盘点纸 注意 当一个商