采购管理流程控制程序文件.doc

封面页码:第1页,共5页 深圳市XXXX有限公司 XXX Storage Multimedia Technology Co., Ltd. 文件编号：XX-XX-XXX 文件名称：采购管理控制程序 版 本：A/0 生效日期：20XX年XX月XX日 发行状态：(盖受控文件章) 批准:___________________ 审核:___________________制定:__ XXX______ 封面页码:第2页,共5页 程序文件修改记录 文件编号： XX-XX-XXX 版本： A/0 文件名称: 采购管理控制程序 生效日期： 20XX-XX-XX 日期 版本(页、行) 修改内容 修改人 审核 批准 1、目的 为确保对影响采购质量的关键环节实施控制，保证采购产品的质量、性能、交期和服务等各方面，符合顾客、法律法规、职业健康安全和环境的要求，并满足公司生产和管理的需要，特制定本程序。 2、范围 适用于公司在研发生产和生产准备过程中的所有产品或服务的采购控制。 3、职责 3.1 负责公司所有产品（办公用品、大型成套设备等除外）所需求物料和服务的采购。 3.2总经理负责领导公司的采购管理，采购经理协助总经理负责领导公司的采购管理。 4、程序 4.1 采购产品分类： a) A类：生产相关原料、辅助材料； b) B类：重要的消耗材料、化学药品试剂；重要的服务如外包维修维护服务、检测和计量服务等； c) C类：运输服务类； d) D类：办公类消耗品及网络硬件和软件、公用设施、培训服务等，除上述之外的采购产品。 生产相关原辅材料以及服务申请 4.1.1常用物料采购申请（需有安全库存的物料） 每月初，采购部门根据生产部提供的月度消耗计划，结合实际库存物料，填写《物料及服务需求计划表》，经运营总监和采购总监审核签字后，下达给采购部，采购部按需求适时采购。 4.1.2计划外订单物料采购申请 临时生产时，由生产部门依据订单需求情况，结合实际库存物料，填写《物料及服务需求计划表》提出申请，经运营总监和采购总监审核签字后，下达给采购部，采购部按需求适时采购，并进行采购管理。 4.1.3服务类采购申请（危化品运输、报关服务、以及其他年包服务等） 每年年初，需求部门填写《物料及服务需求计划表》提出申请，部门领导审核，金额超过2000时转由总经理审核，并由采购部和使用部门根据计划实施采购，并进行采购管理。 4.2生产性低值易耗品的采购申请 由储运部填写《物料需求计划表》提出申请，经运营总监审核，采购总监复核后，下达给采购部纳入采购计划，适时进行采购。 4.3临时采购申请 由需求部门填写《采购申请单》提出申请，部门领导审核，运营总监复核，如金额超过2000元时转由总经理审核 ，待批准采购后，交由采购部门组织采购。 5.1采购计划的控制 5.1.1采购员在接到采购需求后，根据《物料需求计划表》和《物料采购申请单》，在《合格供应商名录》中依据“5适”（适时、适地、适价、适质、适量）原则下达采购订单。如遇特殊情况，临时增加供应商时，采购填写《临时增加供应商申请表》，由使用部门、质量部、技术部确认后办理。 5. 2 采购订单执行控制与交期控制 5.2.1 采购员根据《物料需求计划表》和《物料采购申请单》上所注需求日期，由采购员与供应商落实交期情况，并将落实好的交期答复需求部门。 5.2.2 采购员在商洽采购任务过程中，要明确物料技术参数及质量要求，如无法落实要及时与需求部门沟通，保证计划的物料正常进行。 5.2.3 采购员下达订单后，与供应商确认交期、单价、数量、付款方式、料件规格型号等，并要求供应商在两日内签字回传。需要签订相关协议的（如保修、延期交付等）在第一单交货的同时需把相关协议签回。 5.2.4 采购员采购订单上单价和数量如果有变动时要及时向上级报告，得到批准后方可发出采购订单。 5.3 采购物料进度的控制 5.3.1 根据物料采购计划，要求采购物料应提前1—2天到位。若出现欠料，采购员必须采取紧急措施跟踪以求到位，否则通知相关部门采取相应措施。 5.3.2订单交期中，采购员需至少要保持在订单交期前有两次以上与供应商沟通了解订单情况，以便随机作出相应调整。在订单到期日，如货还未入库，或在前期沟通中，有变化影响到交货日期，采购员需第一时间与部门负责人进行汇报。部门负责人可视情况向上反映。 5.3.3当所采购物料到库后，仓库需对所有货物初步验收，并及时通知质量部部