基层单位档案收集工作之我见.docVIP

基层单位档案收集工作之我见 　　摘 要：基层档案室基本不形成或很少形成档案，其所保存的档案主要是依靠长期收集，逐步积累起来的。收集是档案室档案的来源，是档案工作的起点，没有收集就没有档案，因此，做好收集工作有着十分重要的意义。本文就如何做好收集工作谈些自己的见解，以供参考 关键词：档案管理；收集工作；见解 基层单位档案的收集工作，就是按照国家的有关规定，通过例行的接收制度，把分散在单位各内部机构及个人手中的档案，有计划的分别集中到综合档案室，实行集中统一管理；基本内容是档案接收：即将单位需要归档的档案，以及在单位保存已满一定年限的、具有长远保存价值的档案，分别集中收藏在单位综合档案室。档案接收是档案室收集和积累档案的重要手段，是档案工作的起点，它为档案工作提供了物质条件，没有接收收集就没有档案，更谈不上档案的整理、鉴定、保管、编研、利用等系列工作的开展；因此，基层单位应重视并认真做好档案的收集工作 如何做好档案的收集工作呢？作为一名基层档案管理人员，我认为应做好以下几方面的工作： 1 加强领导，健全机构，明确责任，完善体系，将档案的收集归档工作纳入日常管理及年度考核 为做好档案的收集归档工作，基层单位应成立档案工作领导小组，由分管办公室工作的处级领导担任组长，办公室主任为副组长，安排胜任档案工作的专业技术人员为专职档案员，并充实内部各机构兼职档案人员，建立统一领导、分级负责、责任到人、层次分明的档案管理体系。档案室负责统筹、协调、 组织、管理本单位的全部档案管理工作，内部各机构兼职档案人员负责本部门档案的收集归档工作，为做好档案的收集归档工作提供组织保障 另外，单位应将档案的收集归档工作纳入日常管理及年度考核，将需开展的工作列入年度计划，提出具体的目标和要求，与单位的中心工作同部署、同推进、同考核，在年度工作报告中对档案工作进展情况进行总结，促进目标、要求落实到位 2 加强制度建设，完善制度体系，确保档案的收集归档工作有据可查，有章可循 档案的收集工作是档案室与外界联系比较密切的一项工作，涉及面广，它面向单位各内部机构及业务人员，既有政策性，又有灵活性。要做好收集归档工作，档案室必须建立严格的归档制度，规定统一的档案制成材料（耐久性纸张、耐久性字迹材料）及各类档案的收集、鉴定、分类、排列、编目、装订标准，制定明确的归档范围、归档时间和要求，使单位各内部机构、各位领导和所有工作人员都按照规定的标准和要求去做，使每年产生的文件材料，按制度要求经常不断地整理归档，并定期向档案部门移交。在接收归档的档案时，档案室应注意检查档案是否符合接收要求，应归档的文件是否齐全完整，是否保持归档文件之间的历史联系，有无区分不同保存价值，分类是否合理，编目是否科学，是否便于保管和利用等，为做好档案收集归档工作提供制度及质量保障 3 强化档案业务的监督指导工作，推行档案常态化检查，严把档案移交验收关，做好档案工作的前端、过程和终端控制 为使档案收集工作达到完整、齐全、规范的要求，档案专业人员应从年度工作的开始就对单位各内部机构文件材料的形成及收集工作进行全过程的跟踪，把监督指导工作做在前面。同时按照国家《档案法》和相关标准和要求，进行不定期的检查，发现问题及时进行纠正；科学安排和指导档案的移交工作，坚持“不规范不接收”的原则，返回直到整理规范后再接收 对较难控制的基建工程档案，由于参建单位多，施工周期长，而且普遍存在参建单位领导档案意识薄弱、档案人员缺乏专业技术知识、施工队伍变动频繁等原因，造成档案材料收集不齐全、归档不完整、不规范，移交不及时等等问题，单位应积极运用各项行政和经济手段介入，在项目施工招标时就应将档案工作列入招标文件，把项目文件材料的收集、归档作为合同的一项内容，明确档案归档质量和移交时限，如不能按时保质保量移交，则不给予决算等，实行前端控制；同时档案人员在工程项目一开始就要严格把关，及时了解工程进展情况，主动配合各施工单位，深入施工现场调研，对工程档案实施全过程的跟踪，执行档案常态化检查，加强监督指导力度，及时发现问题，指导解决；最后工程竣工验收时，严格执行档案有关的法律法规，如发现有归档文件材料不符合要求，则不予以验收，直到符合要求为止 4 要加强宣传教育，增强单位工作人员的归档意识，提升档案人员的专业素质及业务水平 要使档案收集齐全完整，光靠行政命令、制度及条文的规定，力度不够，还必须结合单位实际，针对收集、归档中的种种问题，有的放矢地进行宣传，增强工作人员的档案意识，使他们自觉执行相关制度。影响单位工作人员及时归档的原因有多种：有的顾虑文件归档后不如自己保管的好；有的为了个人使用方便，怕归档后，使用时手续麻烦或用时找不着，误时误事；有的工作时间不长，不了解文件处理完