文件和資料管理辦法TPE-2-003.docVIP

升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司 文件編號 TPE-2-003 頁次 1/25 版次 3.0 生效日:即文件管理單位發行章日期 分發編號 『文件和資料管制辦法』 資料中心 制 核 準 審 查 制 訂 發 行 章 中 文 全 名 簽 名 / 「 月 西 日 元 年 」 制 訂 者 管 理 單 位 單 位 主 管 資 料 中 心 版次修改大綱 升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司 文件編號 TPE-2-003 頁次 2/25 文件名稱:文件和資料管制辦法 版次 3.0 目的:為統一管理公司各項文件及資料,特制定本辦法. 範圍: 2.1 公司內各項文件(如手冊、管理辦法與實施細則等). 2.2 外來的文件,如客戶提供的ISO標準等. 名詞定義: 3.1 內部文件:指公司內部制定的文件及資料如: 3.1.1 手冊:適切描述公司管理系統,并用做執行與維持系統之永久性參考依據. 3.1.2 管理辦法:為執行公司管理政策及維持管理系統,所定之各項作業程序. 3.1.3 實施細則:為某一程序或辦法的詳細實施內容,即管理辦法或手冊的子辦法. 3.1.4 作業規範:為某一個程序或辦法所作的制度規範 3.2 外部文件:指包含客戶提供的文件及ISO標準和安規方面的資料. 3.3 正式文件:分發至公司內部、供應商、外包商等之文件,分發單位必須對其做版本增補、舊版收回等修改、廢止與新增之分發工作.(分發至外包商及供應商之文件資料,資料中心不對其做舊版回收之工作,由供應商及外包商自行銷毀),此文件為受控文件,還包括內部文件和外部文件. 作業流程: 4.1 管理規章:流程說明 流程 PIC 流程說明 權責單位 權責單位需作業構思予以文字化,并制成 文稿 權責單位 權責單位必須向資料中心申請文件編號, 資料中心 由資料中心記錄之 權責單位 權責單位依據文稿與各單位之相關性決定負 審查單位 責審查的單位:只在單位流通的文件由該單位 經(副)理級含以上主管審查,跨相關單位文件則 需做成文件會簽記錄表(如附件二)再送相關單 位的上一級主管審查并在文件會簽記錄表上 簽 名.文件會簽記錄表完成后,由權責單位從相 關單位的上一級主管中,選一位為審查代表,于 文件封面審查簽名.對于會簽時,各單位所簽注 意見,由權責單位負責與簽訂意見單位協調. 版次修 改大綱 升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司 文件編號 TPE-2-003 頁次 3/25 文件名稱:文件和資料管制辦法 版次 3.0 流 程 PIC 流程說明 (續上一頁) *若簽注同意,且有意見: 權責單位負責與相關單位協調討論簽注之意見, 并將協調結論于文件會簽記錄表上之”簽注意 見協調討論”欄上,請參與協調的人簽名后送相 關單位的一級主管審查. *若簽注不同意,且有意見 權責單位負責與相關單位協調討論簽注之意見 A.若相關單位同意撤消所簽注之不同意意見,則 相關單位需在文件會簽記錄表之”簽注意見協 調結論”上簽注同意,并簡要說明理由,同時協調 參與人需簽名注明日期; B.若權責單位同意修改: 則權責單位需從制定文稿處開始重跑流程,重 新會簽審查. C.若權責單位與相關單位無法協調取得共識,則需 交由負責核準之主管裁決: a.權責單位必須修改文稿:權責單位則需重新制 定文稿,重跑流程; b.權責單位不需修改文稿:權責單位則需將裁決 結果及原因備注于文件會簽記錄表之”簽注 意見協調結論”欄上,請參與協調人士簽名后 送相關單位上一級主管審查. 權責單位 經審查通過后,所有文件最后需經總經理核準 核準單位 資料中心 權責單位應將核準后之文稿,連同文件會簽記錄 表及文件分發建議表送交資料中心處理;并將文 稿電子檔Mail給資料中心統一集中管理,并將 該文件登錄于文件分發總覽表(如附