09-档案管理办法.docxVIP

档案管理制度1目的为确保公司发展过程各类资料详实记载，为生产技术、经营管理、企业发展提供真实可靠的档案依据，特制定本管理制度。2适用范围：本公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料、实物、电子、声像，均应按规定进行管理。3基本原则3.1资料完整、完好、分类、立卷、归档、保管、统计。3.2工作严谨、守密。4管理部门4.1文书结案后，原稿由综合办公室归档，经办部门根据实际需要留存影印本。4.2档案管理员负责公司档案室的整体管理，同时对兼职档案员培训及监督、检查、指导以及档案验收工作。4.3兼职档案员负责本部门档案的收集、整理、保管、登记、统计、分类、立卷、归档、借阅、保密及向综合档案室移交工作。5档案立卷归档5.1经营档案5.1.1归档范围：本单位在其经营等各项活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种文件资料、企业章程、企业领导班子会议记录、工作总结、工作计划、企业大事记、机构沿革、企业内部机构变更、综合性行政事务、法律事务、审计工作、企业文化、规章制度、程序管理、绩效考核、企业经营战略、计划管理、资产管理、商务合同、外事工作等。5.1.2归档时间：即时发生即时归档 5.2生产技术类5.2.1 归档范围：在生产技术中形成具有保存价值的作业指导书、技术标准、产品配方、质量管理、科研项目、管理制度等。5.2.2归档时间：即时发生即时归档。5.3设备档案:5.3.1归档范围： 5.3.1.1本单位购置、安装设备等。 5.3.1.2购置文件时的申请报告、批复、合同、协议。 5.3.1.3随机文件：使用说明书、维修手册、装箱单、合格证、保修…… 5.3.1.4使用维修文件：安装调试记录、检验记录、保养、维修记录。 5.3.2归档时间：即时发生即时归档。5.3.3归档要求：为了保证归档质量和文件材料的安全完整，主管资产的专职和兼职档案员应参加设备、仪器的开箱验收工作，清点随设备、仪器的文件材料。5.4财务档案:5.4.1归档范围：按照《会计档案保管期限表》的范围，结合本单位财务工作中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证以及会计核算专业材料、会计档案移交、保管、销毁清册情况进行归档。5.4.2归档时间：当年会计档案，在财务部门保管二年后的2月份前移交公司档案室。5.4.3归档份数：会计档案移交一份，会计档案移交清册一式两份，由会计部门和公司档案部门各存一份。5.4.4归档要求：每年形成的会计档案完整齐全，应由财务部门按照会计档案立卷要求，负责整理立卷，装订成册，粘贴卷盒脊背，编制会计档案保管、移交清册（移交清册应列明会计档案名称、档号、册数、起止年度、保管期限等内容）.5.4.5归档时间：保管一年。期满后，由财务部门将会计档案和移交清册，移交公司档案室并办理移交手续。5.5人事档案:5.5.1归档范围：人力资源管理制度、员工登记表、鉴定、考核、专业技术职务评聘、奖励与处分、工资、保险、福利待遇、培训与岗位技能评定等文件材料。 5.5.2归档时间：由单位人力资源部立卷，即时移交公司档案室。5.5.3归档份数：一套完整原件。5.5.4归档要求：由人力资源部按照《人事档案管理制度》进行整理立卷后，移交公司综合档案室并办理移交手续。5.6销售档案:5.6.1归档范围：规章制度、销售合同、规章制度、客户档案等。5.6.2归档时间：部门内部即时发生即时归档。5.6.3归档要求：由本部门兼职档案员按照公司要求文件收集齐全、完整、分类、立卷、归档。次年3月份移交档案室并办理移交手续。5.7采购档案：5.7.1归档范围：结合本部门实际，反映本部门的重要材料、招标文件、采购合同、采购计划、询价名细、规章制度、管理程序、工作计划等。5.7.2归档时间：即时发生即时归档。5.7.3归档要求：按照公司要求，文件收集齐全、完整、分类、立卷、归档。次年3月份部分移交档案室并办理移交手续。5.8基建档案:5.8.1归档范围：基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、合同、征迁、设计、施工、监理、竣工和验收、评优、创优、使用、维修、改建、扩建、事故分析和处理等形成的文件进行归档。5.8.2归档时间：5.8.3即时归档案。5.8.4跨年度的大项目，可分阶段归档。5.9归档要求：5.9.1凡是归档的基建文件材料都必须完整、准确、系统，按工程项目分别组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按297mm×210mm的规格折叠成统一的幅面。5.9.2归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方和档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存一份备查。 5.10声像档案:5.10.1归档范围：反映本单位日常工作、重大活动或事件以及本单位娱乐性活动。凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、磁盘等材料，