第二章行政公文概述.pptVIP

每件公文一般只用三五个主题词，最多不超过五个。主题词在抄送机关的上面横线之上。先是顶格写主题词，然后冒号，冒号之后从左至右写主题词的内容，词与词之间空一格，不用标点符号，字号要比正文大一些，以示醒目。 （2）抄送机关 抄送机关是指虽不直接答复、承办公文内容，但也需要了解此内容的有关单位。如报招生计划，向省教委报，但也应让共管的审计署人教司知道，这样的文，省教委是“主送机关”，审计署人教司是“抄送机关” 抄送机关位于主题词的下面，文件的最下方 。 （3） 印发说明 是用来标注公文印发部门的名称，印发日期等。 位于公文末页的最后一行。 机密等级 机密等级是指公文秘密程度的等级。秘密的公文可以分为：决密、机密、秘密三级。（文件首页右上角） 紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理公文的时限要求，需要很快发出的公文应该特别标明特急或者急。 （文件首页右上角） 份号 份号是依据同一个文稿印制若干份的时候，每一份的顺序号。 （文件首页左上角） 注释 注释是用来说明公文中，在其他区域不便说明的各种事项。 如“此件发至县团级”、“此件可登报” 等等 （文中主题词地正上方，用括号括起来） 《国家行政机关公文处理办法》第五章第二十五条规定，草拟公文应当做到如下事项： １、符合国家的法律、法规和方针、政策以及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。 ２、情况属实、观点明确，表达准确，结果严谨，条理清楚，直述理由，字词规范，标点准确，篇幅力求简洁。 ３、人名、地名、数字引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。 ４、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１”，第四层“（１）” ５、必须使用国家法定的计量单位。 ６、用词用字准确、规范。文内使用非规范化的简称，应用全称注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 ７、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词和词组，惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应用阿拉伯数字。 语言庄重严肃 表达质朴平实 文字简洁精炼 表意准确鲜明 讲究规范程式 公文必须使用庄重、规范、严谨的书面语言。 所谓庄重，是指行文要庄严、郑重。各级政府的公文，是代表一级国家行政机关的公务活动，具有法定的权威性。公文语言的这种严肃、郑重的特质，我们称之为它的庄重性。庄重是公文语言的独特风格。因此在撰写公文时，要使用庄重规范的书面语言，尽量避免口语和俗语的使用。 公文语言质朴平实，即本色平易、朴实无华，以准确、客观、达意为目的。语言上忌讳使用主观抒情性浓郁和感情色彩强烈的词汇，避免文学色彩，具有朴实大方之美。 从词语使用和表达方式的角度看，它要求用确切的词语直接叙述事实、分析事理，不用或少用修饰性、描述性词语，也避免使用抒情、描写等表达方式。一般只用叙述、说明和议论，即使是叙述，也是直陈性的叙述，有别于文学叙述的铺陈性。只要求把内容陈述清楚。 从修辞手法的角度看，公文作为一种事务语体，要求用词的直接意义，而不用引申义和转达义，更不需要有言外之意，弦外之音。它限制积极修辞的使用，一般不用比喻、夸张、双关、象征等修辞手法。它要求的是事实的高度准确性和事务专门词语的确定性。 从句式角度看，公文语言一般讲究句式平稳，要求以合乎语法规范的陈述句或祈使句为主，尽量使用惯用句式和特定格式，避免使用倒装句、反问句、疑问句及感叹句。 所谓简洁精炼，就是公文语言要简明，毫不拖泥带水，所谓文约而事丰。公文，特别是那些周知性的公文，必须力求语言简单明了，表达简洁，言尽意至，重点突出。一是要注意选用具有高度概括力的词语；二是要对文稿删繁就简，认真修改，对内容进行提炼、压缩，尽量去掉可有可无的字、句、段。如能“一字入公文，九牛拔不出”，就说明了公文语言达到了简洁精炼的要求。 所谓准确，就是公文语言表达的事情要掌握分寸，恰到好处。准确首先是要定性定量，落在实处，有就有，无则无，是则是，非则非，尽量避免使用“大约”、“也许”、“据说”这样不加肯定的非定性定量语言。其次是要准确择词，把握分寸，并准确使用概念。 所谓鲜明，即表达的词语内涵、外延明确，意思清楚，不会产生歧义，特别是有关政策界限，决不允许有丝毫的含糊，要求概念、判断准确，有关是非，解决问题的公文，使用的语言更要讲究语言的准确鲜明。 公文有一套规范化的、程式化的公文用语，如： 1、标题语——关于 2、起始语——根据、据、按照、遵照、为了、由于、鉴于、