如何采取有效的督促行动.docVIP

如何采取有效的督促行动 　　课程目的 　　完成这个课程后，你就学会 　　■掌握时机，善用所学的技巧，采取有效的督促行动。 　　■按照“重要步骤”及“基本原则”策划及主持讨论，研究如何采取有效的督促行动。 　　适当时候 　　员工的工作习惯出现下列问题时，课程所介绍的技巧就相当有用 　　■经过一两次讨论后，员工不理想的工作表现或工作习惯仍然没有改善。 　　■员工严重的违反工作规则或纪律。 　　学习原因 　　学习应用这些技巧，可以让你 　　■协助员工解决工作表现或工作习惯的问题。 　　■减少或避免采取纪律。 　　■把跟进讨论的内容记录下来，以便日后执行纪律处分时参考。 　　有没有人问过你：“喂，阿祖在哪儿呢？” 　　而你又这样回答：“不知道，看来今天他又要迟到了。我上个月跟他谈上班的问题，他答应以后会准时上班的，起初他还能遵守诺言，后来就故态复萌了。” 　　当时你心里是否这样想：“最近两个星期，阿祖已经三次迟到20至30分钟了。为什么会这样呢？还以为上次和他讨论后，问题已经解决了。” 　　当你曾经一次或甚至两次与员工讨论他不理想的工作习惯，而他没有任何改善时，你会如何处置？你不能让它继续下去，因为这样肯定会影响工作小组的士气和生产力。 　　你必须采取行动，让员工知道他必须改善，以及他不改善会带来什么后果。简而言之，你需要事后跟进，“督促”员工改善。这个课程可以协助你掌握一些技巧，有效的与员工进行讨论，督促他继续改善。 　　第二次机会 　　事后跟进事很重要的，原因如下： 　　■让员工明白你知道他没有改善，并且仍然关注着这个问题。 　　■坦诚告诉员工不作改善，会带来什么后果。但请记着，这仍然是解决问题的讨论。 　　■在采取纪律处分之前，再给员工一次解决问题的机会。 　　“我们讨论过两次了，你并没有任何改善，如果你继续这样，我会发出警告信。我不希望这样做，你有什么改善的建议......” 　　指出后果 　　如果员工不纠正他的缺点，你会怎么做呢？哪种惩罚会合适呢？在进行督促讨论之前，首先要找出这个问题的答案，研究具体的情况，考虑各种可以采取的行动后，再决定如何处理，务求你准备采取的行动公正合理。例如你与员工讨论他迟到的问题，他仍然每星期迟到一、两次，你就把他撤职，这处分可能太严厉了；向他发出警告信，在他的档案内留下纪录，会较为恰当。请注意：除非你打算执行警告信所列的惩罚，否则不要发出警告信。 　　由于你要向员工指出他不改善工作表现的后果，因此，这次讨论与改善员工工作表现或工作习惯的讨论有所不同，而且也比较困难。在讨论中，你要向员工指出，如果他仍不改正，你会采取什么行动；这并不是一件容易的事。当你与员工讨论到后果时，他们会觉得心理受到威胁，可能会产生抗拒，甚至开始发怒，还可能认为你正在惩罚或企图开除他们。你需要让员工安心，向他们强调，如果他们有所改善，你是不会采取纪律处分的，因为主动权在员工一方。 　　“我已经指出如果你不改善工作表现，我会采取什么行动。当然，如果你有改善，我就不用考虑这些行动了。” 　　支持员工 　　你固然希望员工真正明白不改善工作表现时你会采取行动，但是，对他表示有信心，也同样重要。在讨论中，你应该让员工知道你支持他，而且你不希望采取所指出的纪律处分，让他清楚知道问题是可以解决的。 　　当员工知道你认为他们能够解决问题时，他们的心理压力会减少。这可以帮助他们更积极投入解决问题，双方也比较容易订下解决问题的计划。员工会认为：“主管认为我能解决这个问题，那我就认真的试一试吧。” 　　解决问题 　　在讨论过程中，应该着重研究任何解决问题。你与员工必须合作，针对事实，避免威吓或责骂员工，否则只会令员工不满和产生抗拒。如果上次讨论的解决方法没有效用，试寻找另一个可行的方法。要让员工解释以前的方法不可行的原因，因为你们上次讨论后，情况可能已经改变。请以开明的态度去讨论，你可能会从中得到一些新的资料。 　　“我想知道为什么我们上次的计划会失败。上次讨论后，是不是还没有什么因素我没有注意到呢？” 　　初次讨论？ 　　有时候，虽然问题只是第一次出现，但你也要运用本课程的技巧。如果问题十分严重，例如员工违反重要的安全守则，你要让员工清楚知道事情的严重性及再犯的后果。你要尽快提出讨论，督促员工改善。在执行纪律处分之前，要给员工“第二次机会”去解决问题。 　　不论这是第一次讨论还是跟进讨论，你的目的都是一样：指出如果员工不改正问题会产生的后果，并订下可行的计划，协助员工解决问题。 　　重要步骤 　　采取下列的重要步骤，与基本原则配合运用，可以有效的进行讨论，督促员工改善： 　　1、简略复述以前讨论的事项 　　2、指出改善不足之处，要求解释 　　3、商讨可行的解决办法 　　4、指出员工不改善的后果 　　5、协定应采取的行动及跟进日期 　　6、表