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希赛软件工程专家网,软件过程改进/CMM/CMMI 评估平台,项目管理/软件测试资源站点 版权声明:本文版权归希赛网软件工程频 道所有,未经许可,任何媒体均不得改变 其形式进行转载或摘录,违者必究! 监理工程师的文档能力培养 倪兴 摘要: 作为一名合格的监理工程师,良好的文字表达能力和文档管理能力是必不可少的,但对 于刚刚进入监理行业的新人来说,文档能力不足却是最常见的通病。 作者在多年软件监理团队的管理工作中,积累了一些文档能力培训方面的经验,本文就 是这些经验的分享。 正文: 文档能力可以说是监理人员最重要的一项基本技能。在信息化工程监理服务的全过程中, 涉及各种不同类型的文档,如会议纪要、项目备忘录、工作联系单、监理周报、月报等,监 理服务的质量和成效最终还是要通过监理文档来体现 (显化),因此每一个监理人员都应具备 熟练写作每一种文档的能力。另外,项目文档管理也是非常重要的,如果监理人员自己都不 能在文档编制和管理上严格要求自己,又如何去有效监督承建方的文档管理质量呢? 文档能力不是一两周的短期培训就可以快速提升的,必须循序渐进地结合多种方式 的培 养来逐步提高。 循序渐进地培养写作能力 我们把文档写作能力定义为三个层次(台阶): 1——可以根据监理文档模板 (会议纪要、备忘录、监理常用表格),独立编制 出完整并 通顺无误 的文档。这个阶段,监理人员可能还会犯一些低级 的错误,如文档属性、页眉页脚、 文档编号没有更新等等,但事不过三,要求监理人员养成严谨 的文字表达习惯。一般通过 1 个月的实际写作可以达到这个层次。 2——可独立完成复杂监理文挡 (如月报等)的编制,遣词造句流畅、简明精练(非流水 帐),文档的逻辑性强,富有层次,可独立完成阶段监理文档的汇编和装订工作。一般需要 2~ 4 个月的实践才能达到这个层次。 3——文档表达能力、文档质量、编制速度都进一步提高。如会议纪要等文档能现场编制 完成,能编制新的监理文档模板 (DOC、EXCEL),通过结合 图表使文档具有更好的易读性等等。 这个层次更多的是通过自我修炼来提高。 招聘环节注重对文档能力的考查-把好源头 希赛网信息化频道() 0731-8873047-8000,info@ 第 1 页 希赛软件工程专家网,软件过程改进/CMM/CMMI 评估平台,项目管理/软件测试资源站点 首先通过 Email 往来,考查应聘者的邮件书写是否规范、是否懂得基本的文书礼仪,再 通过简历初步判断文字功底、排版、是否注重细节,然后要求提交一份《监理行业及个人的 SWOT 分析》,考查资源收集与汇编能力、理解能力、编排能力。基本通过后,进行面试,要 求就面试的过程写一份会议纪要。 还可以 出一些允许自 由发挥的命题作文,如 《我生活过的城市》,考查应聘者的原创写作 能力。 通过招聘环节对文档能力的考查,也便于入职后对每个人有针对性地进行培训。 试用期间的强化训练 -动笔动笔再动笔 在试用期当中,我们会给每个新人安排一个固定的项目总监来负责进行全程的指导 。如 新人写好一篇会议纪要后,总监提 出修改意见(保留修改痕迹,让新人知其然,并知其所以 然 ),新人按意见修改后再次提交,刚开始时,可能需要反复多次才能合格。 以下是一个会议纪要的修改实例: 修改前 修改后 五一前期,Pj 的第一次需求评审会议已 五一之前,进行了 Pj 项目的第一次需求 结束。大家总结第一次的评审成果 ,从第一 评审。在总结经验教训 的基础上,经过一周 次评审中吸取经验教训,经过了一周的准备, 的准备,第二次正式评审将于 2005 年 5 月 16 第二次评审正式开始了。为了使第二次需求

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