全宗卷规范xx课案.ppt

全宗卷规范及相关模板 2014年4月 一、范围 本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。 本标准适用于各级各类档案馆和档案室。 二、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 9705—88 文书档案案卷格式 GB/T 12967—92 全宗单 GB/T 12968—92 档案交接文据格式 DA/T 14—94 全宗指南编制规范 DA/T 18—1999 档案著录规则 DA/T 1—2000 档案工作基本术语 DA/T 22—2000 归档文件整理规则 三、术语和定义 全宗卷： 定义：由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 内涵：全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的。是管理档案的档案。 通过全宗卷可以了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况，可以了解该全宗管理过程的情况。它对于澄清事实、明确责任，保持档案管理的连续性具有不可替代的作用。 四、全宗卷编制原则 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。 简单地说，就是以全宗为单位进行编制，收集材料要齐全、完整，整理要科学、规范。 五、全宗卷的内容构成 1、 全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 2、 档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。 3、 档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。 4、 档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。 5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破 损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。 6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。 7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。 8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。 六、全宗卷的整理 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷。 文件材料的排序。以件为单位，按照全宗介绍类、档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、新技术应用类的顺序进行排列。 文件材料的编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号-件号两部分组成。 编制文件材料目录。其格式如下页： 文件材料装盒。 全宗卷文件目录 七、全宗卷的管理 保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一起保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。 档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。 附件：全宗卷部分基本项 全宗指南(全宗介绍) 组织机构沿革 大事记 档案整理工作方案(三定方案) 档案安全检查记录 档案工作管理制度 全宗指南(全宗介绍) 概念：全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案的情况。 由组织机构沿革、全宗内档案情况简介和全宗内档案内容与成份介绍三部分组成。 组织机构沿革:由全宗构成者名称、成立时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人、内部机构设置及各历史阶段演变情况等内容组成。 全宗内档案情况简介:(a)档案的数量及保管期限；(b)档案的完整程度；(c)档案的利用价值及鉴定情况；(d)检索工具的配置情况；(e)档案