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任务三　 会议的成本与效率 知 识 拓 展 无需开会的“五个如果” 必须开会的“五个如果” 任务三　 会议的成本与效率 知 识 拓 展 1．在必要时才召开的会议 2．事先已经好好筹划过的会议 3．拟定、分发了议程表的会议 4．守时的会议 5．一切按部就班的会议 6．最有相关经验或才干的人参加的会议 7．有决策或有结果的会议 8．记录所有决定、建议及有负责人的会议 任务三　 会议的成本与效率 知 识 拓 展 序号 会议类别 建议频率 注意事项 1 固定的部门会议 至少每月一次 不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。 2 全体会议 至少两月一次 利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重负担。 3 处理突发事件的会议 随时 切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。 4 一对一会议 按需要 可以按需要天天发生，但是最好不要超过1小时。 表 1-3-1 　　　　 会议的频率安排及注意事项 任务三　 会议的成本与效率 知 识 拓 展 　　会议的通病就是效率不高。造成会议低效率的原因涉及方方面面，主要包括会议时间、地点、参会人员、主持人、会议目的以及会议准备工作等方面，具体表现与预防性管理措施详见教材第24页表1-3-2 任务三　 会议的成本与效率 知 识 拓 展 1.所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 2.超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 3.所有与会者都要准备在会上发言。 4.准时开始，准时结束。 5.各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 6.所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。 7.意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 8.会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 9.所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 10.必要时请第三方监控，以保证会议质量。 任务三　 会议的成本与效率 知 识 拓 展 谢 谢 观 看 会议管理实务 教育部高职高专 文秘类专业教学指导委员会“十二五”规划教材 HUIYI GUANLI SHIWU 总主编 孙汝建 主编 陈建国 主审 万瑞成 项目一 会议认知 会议的含义、要素与工作流程 任务一 会议的种类与作用 任务二 会议的成本与效率 任务三 任务一 会议的含义、要素与工作流程 任 务 导 入 　　小敏毕业于某名牌大学中文系，应聘到金地公司做行政秘书。星期二上午，公司准备召开一个紧急会议。总经理让小敏迅速通知人事部、财务部、销售部、进出口部等各个部门的负责人，让他们在上午10：00准时在公司会议室开会。小敏一一通知了各部门的负责人，各部门的负责人虽然接到了通知，但个个心里纳闷：“开什么会呢，这么紧急？也不知道要准备些什么会议材料。”有的部门负责人就打电话给小敏，小敏回答说：“我也不知道啊，总经理让我这么通知的……” 任务一 会议的含义、要素与工作流程 任 务 分 析 　　大学刚毕业，应加强业务学习，尽快适应工作岗位。要完成会议组织工作，哪怕只是发出一个会议通知，首先必须了解会议的涵义，弄清楚本次会议的基本要素。会议活动的参加人员、名称、议题、时间、地点、方式与结果构成了会议活动的七个基本要素。任务中，由于缺少了会议议题这个最基本的要素，所以出现了尴尬的局面。 任务一 会议的含义、要素与工作流程 必 备 知 识 　　会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。会议有广义和狭义之分：广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式；狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议。形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。 　　这里讲的会议是指企事业单位、社会团体等有组织、有目的、 有计划、有领导地召集工作人员商议事情、沟通信息、表达意愿、 部署工作、联络感情的行为过程。 任务一 会议的含义、要素与工作流程 必 备 知 识 任务一 会议的含义、要素与工作流程 必 备 知 识 会前筹备阶段 (一) 会中服务阶段 (二) 会后落实阶段 (三) 任务一 会议的含义、要素与工作流程 任 务 实 施 1.为什么开会或开什么会？ 2.议题是什么？ 3.谁参加会议？ 4.什么时间开会？ 5.在什么地方开会？ 6.会议怎么开？ 任务一 会议的含义、要素与工作流程 知 识 拓 展